Les 3, Notuleren

• Facilitair Leidinggevende
• MBO
• Studiejaar 2

Welkom

Bijeenkomsten organiseren

• Uitnodigingsbrief
• Agenda
• Notuleren

Wat gaan we vandaag doen?

- Theorie uitnodigingsbrief + agenda

- Inleiding notuleren

Leerdoelen

Aan het einde van de les kun je:

- Een uitnodigingsbrief maken 

- Een vergaderagenda maken 

- Een deel van een vergadering notuleren 

Hoe heet deze opstelling?

Hoe heet deze opstelling?

Hoe heet deze opstelling?

Hoe heet deze opstelling?

Uitnodiging
vergadering

Uitnodiging

In de uitnodiging  moet staan:  Uitnodiging voor de deelnemers

- Alle deelnemers 

- Datum 

 - De locatie van de vergadering  

-  Tijdstip 

- Eventuele voorzieningen 

- De agenda

Uitnodigingsbrief

• Datum 
• Begin- en eindtijd
• Aanleiding/onderwerp van de vergadering
• Plaats (inclusief adres, telefoonnummer en vergaderruimte)
• (Conference call: inbelnummer en pincode)
• Bijlagen: 

                - agenda

                - vergaderstukken

                - routebeschrijving

Verstuur de agenda altijd ruim van te voren! (4 of 5 dagen van te voren) --> post of mail?

Agenda

Onderdelen van een vergadering:

1. Opening: de voorzitter heet iedereen welkom.
   
2. Bespreking en goedkeuring notulen vorige keer. 
3. Ingekomen stukken en mededelingen. Is er iemand afwezig? 
4. De punten die besproken moeten worden --> uitwerken
5. Rondvraag. 
6. Sluiting.

Inleiding notuleren (maak aantekeningen!)

Notuleren

1. Hoe moeten de notulen eruit zien? Beknopt verslag met acties en besluiten of uitgebreid verslag inclusief citaten?
2. Pak de agenda erbij
3. Ga je schrijven of typen?
4. Onderscheid hoofdzaken en bijzaken
5. Stel vragen aan de voorzitter als iets niet helemaal duidelijk is.
6. Lees je notulen goed na

Oefenen met notuleren

Je gaat een kort stukje uit een vergadering notuleren

1. Er volgt een filmpje van een overleg over rookpauzes.
2. Je gaat proberen dit onderdeel zo goed mogelijk te notuleren.
3. We bekijken samen wie de belangrijkste punten zo goed mogelijk heeft samengevat.

Eerste keer oefenen met notuleren

Waarom is agendaoverleg tussen voorzitter en notulist belangrijk

1. De notulist weet dan hoe lang de vergadering gaat duren
2. De notulist weet wie er deelnemen aan de vergadering
3. De notulist weet hoeveel koffie ze moet bestellen
4. De notulist weet dan de de inhoud van de vergadering

Wat is geen rol van de voorzitter in de vergadering?

1. Leiden van de vergadering
2. Het maken van het verslag
3. Orde bewaren tijdens de discussie
4. Het besprokene kort samenvatten

Afsluiting

Je kunt nu:

- Een uitnodigingsbrief maken √

- Een vergaderagenda maken √

- Een deel van een vergadering notuleren √

Ik vond deze les..

😒🙁😐🙂😃