Les 3 verantwoordelijkheden deelnemers en voorbereiden vergadering

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 1

Vergaderdeelnemers en voorbereiden vergaderingen

Even terugkijken

Wat hebben we gehad?

• Vergaderdoelen
• Vergadervormen
• Besluitvorming

Aan welke regels moeten alle
vergaderdeelnemers zich houden?

Rollen en verantwoordelijkheden voorafgaand aan, tijdens en na een vergadering

Voorzitter

Notulist

Overige deelnemers

En soms een secretaris

(andere rol dan secretaresse)

Voorzitter

Voorafgaand:

Bepalen agendapunten en per punt het vergaderdoel

Tijdens:

Leiden vergadering, zorgen dat alles goed verloopt, samenvatten en tijd bewaken

Na:

Eindverantwoordelijk voor de verslaglegging

Notulist

Voorafgaand:

Maken en versturen uitnodiging/ agenda/ vergaderstukken

Vooroverleg met voorzitter

Tijdens:

Notuleren (aantekeningen maken, hoofd- en bijzaken onderscheiden) Eventueel contact met voorzitter

Na:

Uitwerken notulen en deze voorleggen aan de voorzitter

Verspreiden notulen

Overige deelnemers

Voorafgaand:

Lezen vergaderstukken en notulen

Tijdens:

Actief deelnemen

Na:

Taken vervullen en handelen naar genomen beslissingen

Secretaris

• Bijvoorbeeld bestuurs- of directiesecretaris of ambtelijk secretaris (OR) of gemeentesecretaris (deze geeft leiding aan de gemeenteambtenaren en ondersteunt het college)
• Op een hoger (HBO of WO) niveau
• Rechterhand van de voorzitter
• Grotere rol in voorbereiden vergadering

Overig

• Rouleren
• Vergaderetiquette - Gebruik smartphone en eerder genoemde gedragsregels

In de theorie andere types

Type 1: de zwijger

Type 2: de lastpost

Type 3: de betweter

Type 4: de veelprater

Type 5: de negativist

(BW 27)

Voorbereiden vergaderingen

Dit doe je als managementassistent samen met de voorzitter

Begin op tijd!

Taken

Doel van de vergadering (moet vooraf duidelijk zijn)

Vaststellen datum en tijd (lastig!)

Vergaderruimte of -locatie (intern of extern, denk aan bereikbaarheid)

Deelnemers (hoeveel en wie?)

Uitnodiging / convocatie

Agenda (vaste en variabele punten)

Vergaderstukken (verzamelen en versturen)

Vergadervoorzieningen (techniek, opstelling, koffie/thee/water)

Catering (lunch, hapje/drankje)

Onderaan VK-18:

... staat een handige checklist met daarin alle taken voor de management assistant (secretaresse)/ notulist

Vergaderingen in Outlook

Vergaderverzoeken

Eenmalige of terugkerende vergadering

Afspraken maken, wijzigen en verwijderen

Toelichting/bericht in notitieveld

Vergaderstukken bijvoegen

Vergaderruimten reserveren

Controleren - Traceerstatus

Opdrachten

Verantwoordelijkheiden deelnemers: 20 - 21 - 22 - 23

Voorbereiden vergaderingen: 25 - 26 - 27 - 28 - 29 - 30 - 31

Outlook: 43 - 44 - 45 - 46

Deze opdrachten maak je deze

week! 

Opdracht 27

Eerst een mindmap maken en daarna een planning (dus in de tijd!).

De mindmap maak je handig in Mindmeister

www.mindmeister.com