Projectmanagement les 5 GOKT procesbewaking

• MBO
• Studiejaar 4

Projectmanagement les 5

Beheersaspecten en projectbewaking

Welke vragen stel je wanneer je een scooter koopt?

WAT JE JE AFVRAAGT IS O.A.

WAT KRIJG JE EN VAN WELKE KWALITEIT? JE WILT GEEN BAGGER KOPEN

WANNEER WORDT JE SCOOTER GELEVERD OF KUN JE HEM OPHALEN?

WAT GAAT HET KOSTEN?

Bij een project stel je dezelfde vragen:

* Wat is het budget/wat zijn de kosten?

* Wat is de (op)levertijd?

* Wat moet de kwaliteit zijn? EN OOK:

* Hoe regel je de organisaitie?

* Welke informatie heb je nodig?

DEZE VRAGEN STEL OM DE VOORTGANG VAN JE PROJECT TE BEWAKEN

Welke afkorting kennen we hiervoor?

het GOKIT-model

Waar staat GOKIT voor?

1. grenzen - organisatie - kwaliteit - informatie - tijd
2. grenzen - organisatie - kwantiteit - interesse - tijd
3. geld - organisatie - kwaliteit - informatie - tijd
4. geld - organisatie - kwantiteit - informatie -tijd

Wat wordt er beschreven met het GOKIT-model?

* DE BEHEERSASPECTEN VAN HET PROJECT

* DE ASPECTEN WAAR JIJ ALS MEDIAMANAGER VERANTWOORDELIJK VOOR BENT

* JE PROJECTVERANTWOORDING!

CASUS

De ANWB wil meer volgers onder jongeren krijgen. Daarom hebben ze jou als mediamanager ingeschakeld. Ze willen dat jij een campagne maakt om het aantal bezoekers op social media te vergroten. Ze denken dat ze de doelgroep op TikTok kunnen vinden. Ze hebben haast, de zomer komt eraan en dat betekent veel mensen die op scooters rijden en weer op de fiets stappen. Jij komt met een voorstel. 

OPDRACHT: BEWAKING VAN HET BUDGET

duo

5 minuten

1. Heb jij invloed op het budget van de ANWB?

2. Waar wordt het budget aan besteed?

3. Hoe bewaak jij het budget?

We bespreken de antwoorden samen. Iedereen kan de beurt krijgen.

Hulp:

1. een ander duo

2. de docent

Klaar:

Let me know!

1. opdrachtgever bepaalt het, jij kan onderhandelen.

2. mensen en middelen

3. door bij te houden welke kosten er zijn gemaakt. Dit vergelijk je met het totale budget. En door te kijken of de schatting van de kosten en baten tijdens het project nog klopt. Zijn de verschillen groot, dan kan het project aangepast of gestopt worden.

OPDRACHT: BEWAKING VAN DE ORGANISATIE

duo

7 minuten

1. Wat is het projectdoel voor de ANWB? En voor jou?

2. Welke partijen heb je nodig voor de opdracht van de ANWB?

3. Wat doe je wanneer de ANWB dingen wil wijzigen in het project?

4. Hoe leg je dit vast?

We bespreken de antwoorden samen. Iedereen kan de beurt krijgen.

Hulp:

1. een ander duo

2. de docent

Klaar:

Let me know!

de projectleider maakt de gevolgen van de wijzigingen in tijd en geld zichtbaar voor de opdrachtgever

(vaak is de wens tot wijzigen dan niet meer nodig)

besluit gaat in overleg met opdrachtgever

Je legt dit vast in documenten en in afspraken in je projectarchief.

OPDRACHT: BEWAKING VAN DE KWALITEIT

duo

5 minuten

* Welke afspraken kun je maken met de ANWB over de kwaliteit van je campagne?

* Hoe kun je de kwaliteit van jouw campagne meetbaar maken?

We bespreken de antwoorden samen. Iedereen kan de beurt krijgen.

Hulp:

1. een ander duo

2. de docent

Klaar:

Let me know!

Je kunt de technische specificaties afspreken, huisstijl volgen, een tussenproduct of dummy opleveren om te controleren of je op het goede spoor zit

je kunt het meetbaar maken door de afspraak SMART te formuleren

OPDRACHT: BEWAKING VAN DE INFORMATIE

duo

10 minuten

1. Welke partijen heb je nodig voor de opdracht van de ANWB?

1. Hoe bewaak je de informatie-uitwisseling van het project tussen jou, de ANWB en alle andere partijen?

2. Welke vormen hiervan ken je?

3. Hoe leg je dit vast?

We bespreken de antwoorden samen. Iedereen kan de beurt krijgen.

Hulp:

1. een ander duo

2. de docent

Klaar:

Let me know!

1. door het plegen van overleg tussen de betrokkenen

2. standup, dagelijks overleg, wekelijks overleg, tweewekelijks overleg, alles op basis van tijd. 

je kunt ook afspreken, mailen, dat is informeel overleg. 

je legt het vast in notulen, in een planner, in een dashboard. 

een uitwerking hiervan is een tijdsverantwoording.

Hoe bewaak je de informatie uitwisseling van een project?

OPDRACHT: BEWAAK DE PLANNING

duo

10 minuten

1. Wanneer denk je dat je jouw campagne op moet leveren aan de ANWB? 

2. Wanneer denk je dat je een plan op moet leveren aan de ANWB? 

3. Welke vragen stel je voordat je een planning maakt?

4. Wat de je als de ANWB wijzigingen in de planning heeft?

5. Wat voor soort planning is geschikt voor jouw campagne voor de ANWB?

We bespreken de antwoorden samen. Iedereen kan de beurt krijgen.

Hulp:

1. een ander duo

2. de docent

Klaar:

Let me know!

voor de zomer, vakantiegeld komt in mei, vakantie start in juli

uitvragen aan de ANWB!

plan ook uitvragen aan de ANWB!

Vragen:

welke activiteiten?

welke volgorde?

welke resources?

doorlooptijd, wanneer moet wat af?

een strokenplanning, hierin zie je de doorlooptijd en de volgorde van alle activiteiten

Voorbeeld van een strokenplanning

OPDRACHT: PROJECTVERANTWOORDING

duo

10 minuten

1. Welk project ken je of kun je vinden dat mislukt is? 

2. Waarom is dat project mislukt? 

3. Wie was er verantwoordelijk voor?

4. Hoe zorg je ervoor dat jouw project met de ANWB niet mislukt?

5. Noem een reden waardoor jouw project zou kunnen mislukken.

We bespreken de antwoorden samen. Iedereen kan de beurt krijgen.

Hulp:

1. een ander duo

2. de docent

Klaar:

Let me know!

noord zuid lijn

risico analyse 

eerst een beeld van alle risico's krijgen

oorzaken ervan onderzoeken

schatting an de kansen en de schade maken

maatregelen formuleren

oorzaken mislukken;

planning 

TE LAAT BEGINNEN

tegenwerking

teveel aan hun hoofd

te mooi willen maken

onvoldoende betrokken 

te laat geleverd 

herstellen fouten