Secretarieel | Hoofdstuk 5

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo k
• Leerjaar 4

H5 Plannen en organiseren

Secretarieel

Planning

Theorie + vragen maken + weet je het nu? = 45 minuten

Praktische opdracht 1 = 30 minuten

Praktische opdracht 2 = 30 minuten

Wat ga je leren?

• Een (elektronische) agenda gebruiken
• Afspraken in een agenda plannen, verplaatsen en annuleren
• Bijeenkomsten organiseren
• Plannen
• Taken verdelen
• Planning bewaken

Agenda gebruiken

In je agenda noteer je:

• Afspraken
• Jaarplanning
• Huiswerk
• Toetsen
• Sport

Afspraken plannen, verplaatsen en annuleren

Om een agenda goed te gebruiken, moet je afspraken plannen.

Voor het plannen van een afspraak moet je een aantal zaken weten:

• Wanneer is de afspraak?
• Hoe laat is de afspraak?
• Hoelang duurt de afspraak?
• Wie moeten er aanwezig zijn?
• Wat zijn de contactgegevens van de deelnemers?
• Waar is de afspraak?
• Wat is de reistijd?
• Wat moet er voorbereid worden?

Je gebruikt een agenda om afspraken en werkzaamheden op te schrijven. In een elektronische agenda kun je heel makkelijk afspraken plannen, verplaatsen en annuleren. 

5.2 Organiseren

Wat komt er kijken bij het organiseren van een bijeenkomst?

• Deelnemerslijst opstellen
• Datum prikken
• Uitnodigingen versturen
• Planning maken van de voorbereidingen
• Afspraken vastleggen
• Ruimte(s) en apparatuur regelen
• Tijdens de bijeenkomst --> notulen maken
• Na de bijeenkomst --> notulen uitwerken en versturen

Een van de taken van het secretariaat is het organiseren van bijeenkomsten, zoals vergaderingen. Je plant een datum, nodigt deelnemers uit, maakt een planning, legt afspraken vast en regelt een ruimte en apparatuur.

5.3 Plannen en taken verdelen

Om efficiënter te werken, maak je vaak een planning. Dat gebeurt meestal met een planningsformulier. Daarin verdeel je de opdracht in stappen. Per stap geef je aan:

• Wat er moet gebeuren
• Wie dat doet/ doen (taakverdeling)
• Wanneer dat klaar moet zijn
• Waarmee je dat doet

Vragen maken

Wat? 

Uit de map vragen maken van hoofdstuk 5 'plannen en organiseren' + 'weet je het nu?' maken. Geen praktische opdrachten maken, alleen de theorie.

Hoe?

Individueel / zelfstandig in Word

Tijd?

20 minuten

Klaar?

Gezamenlijk bespreken

Praktische opdracht 1

Gisteren aan het einde van de dag is de computer van je collega gecrasht. Daarom zijn de laatste afspraken op papier geschreven. Jij voert deze in de digitale agenda in. En je houdt vandaag de agenda bij.

Praktische opdracht 1

Wat?

Geschreven agenda in Excel verwerken (digitaal). Daarna veranderingen in brengen (zie veranderingen volgende dia's)

Hoe?

Individueel / zelfstandig in Excel

Tijd?

20 minuten

Klaar?

Gezamenlijk nakijken

Veranderingen in agenda

1. Je hebt nu alles in Excel verwerkt. De volgende veranderingen vindt plaats:

Veranderingen in agenda

2. Er ligt een memo van een collega op je bureau. Mevrouw Totays heeft gebeld. En de levering is besproken.

3. Donderdag komt de loodgieter, omdat het toilet defect blijkt te zijn. Hij komt om 2 uur middag. 

Praktische opdracht 2

Wat?

Zakenreis plannen voor je baas. De opdracht kun je vinden in de map bij opdrachten 5.5 'reis plannen'.

Hoe?

Individueel / zelfstandig in Word

Tijd?

30 minuten

Klaar?

Gezamenlijk bespreken

Afsluiter Kahoot

https://create.kahoot.it/share/secretarieel-hoofdstuk-5-v2/d5773e56-ad8a-45e0-ad8e-88bfd801da15