Intro 24boost Organiseren bijeenkomsten

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 2

Organiseren bijeenkomsten/ evenementen

MA1

mei/ juni 2020

Inleiding

• Komt veel bij kijken
• Kost tijd
• Je moet rekening houden met calamiteiten
• Zorg dat je goed geïnformeerd bent

Leerdoelen (1/3)

• Je weet waar je rekening mee moet houden bij het kiezen van een locatie voor een bijeenkomst.
• Je hebt kennis van offertes en budgettering.
• Je zoekt een locatie, rekening houdend met het budget, het aantal genodigden, de grootte van de locatie, de faciliteiten en de reistijd naar de locatie.
• Je reserveert de locatie en faciliteiten op tijd en geeft daarbij alle gegevens, wensen en eisen nauwkeurig door.
• Je lost problemen met de locatie en voorzieningen op samen met de beheerder van de locatie.
  

Leerdoelen (2/3)

• Je kent de principes van een planning, draaiboek en checklist.
• Je hebt kennis van de verschillende soorten bijeenkomsten en de organisatie daarvan.
• Je overlegt met je leidinggevende over het doel, de doelgroep, de onderwerpen, de sprekers, de datum en het budget van de bijeenkomst.
• Je ontwikkelt een draaiboek, planning of checklist die aansluit op de te organiseren bijeenkomst.
• Je hebt kennis van de promotiemogelijkheden rondom de bijeenkomst.

Leerdoelen (3/3)

• Je kent de procedure rondom het versturen van een uitnodiging.
• Je nodigt de sprekers en genodigden uit voor de bijeenkomst en voorziet ze van de benodigde informatie.
• Je maakt (gerichte) promotie voor de bijeenkomst via verschillende kanalen.
• Je hebt kennis van technieken voor het evalueren van een bijeenkomst.
• Je evalueert de bijeenkomst en komt tot verbeterpunten voor een volgende keer.

Doelgroep en doel bepalen

• Wat is de doelgroep? Kenmerken. Internen, externen, oud, jong, kennisniveau, weerstanden?
• Wat is het doel van de bijeenkomst? Presentatie nieuw product, bespreking belangrijke fusie, klantbezoek, personeelsfeest of -uitje?

Datum en tijdstip

• Bij veel deelnemers verder vooruit plannen. Houd rekening met feestdagen, vakanties etc.
• Tijdstip? Hangt af van locatie en verwachte files. En ook van type bijeenkomst.
• Welke dag? Vooral dinsdag en donderdag geschikt, of vrijdag als ook partner welkom is, of zaterdag/zondag als ook partners én kinderen welkom zijn.

Gasten(lijst) (1/2)

• Je hebt je doelgroep bepaald. Intern of extern
• Hoeveel en welke gasten nodig je uit. Overleg met leidinggevende en /of collega's
• Stel eerst een conceptlijst op. Maak gebruik van bestaande adressenbestanden en vul deze aan. Gebruik Excel. Hier kunt je goed in filteren en je kunt een mailing maken door samen te voegen. Maak een nette en consequente indeling.

(Gasten)lijst (2/2)

• Noteer (bedrijfs)namen, e-mailadressen, (zorg dat je weet aan wie je de uitnodiging moet richten). Wie komt voor welk onderdeel?
• Verwerk opmerkingen (dieetwensen, bijzonderheden)
• Een definitieve lijst (zonder contactgegevens!) kun je eventueel aan de deelnemers sturen of overhandigen
• Er zijn ook handige apps hiervoor verkrijgbaar

Interne of externe locatie

• Interne ruimte. Moet ruim genoeg zijn, goede opstelling, voldoende tafels en stoelen. Check of benodigde (audiovisuele) hulpmiddelen aanwezig zijn. Zorg voor koffie en thee
• Externe ruimte. Geen geschikte ruimte binnen het bedrijf, bijeenkomst inclusief diner, overnachtingsmogelijkheden, centrale locatie.

Zoeken en boeken locatie

• Zorg dat je alle benodigde informatie hebt (5 W's, budget(!), wensen m.b.t. catering)
• Gebruik zoekmachines: www.vergaderlocaties.nl, www.locaties.nl, www.meetings.nl
• Bezoek de locatie als het kan.
• Beslis, boek en zorg dat je de reservering bevestigd krijgt.

Uitnodiging (1/3)

• Zorg dat je deze tijdig verstuurt.
• Schrijf een wervende en enthousiasmerende tekst met de juiste aanspreektoon.
• Uitnodigingstraject bij grote bijeenkomsten: 12 - 7 weken van tevoren een vooraankondiging versturen, 5 weken van tevoren de uitnodiging en 2 weken van tevoren een bevestiging of reminder

Uitnodiging (2/3)

• Zorg dat de uitnodiging ook echt uitnodigt om te komen. Prikkelend. Persoonlijk. Geef de relevantie aan.
• Zorg dat de uitnodiging geen vragen oproept. Geef duidelijk aan hoe ze zich moeten aanmelden. Maak dit zo makkelijk mogelijk. En stuur een bevestiging.
• Kies het juiste medium. Papier? Kies juiste vorm en drukkwaliteit. Website? Social media?

Uitnodiging (3/3)

• Probeer no show te beperken! Houd het 'paadje warm'. Verstuur kort van tevoren een sms-berichtje of een 'grapje'. Stuur vooraf een deelnemerslijst. Laat accountmanager vooraf contact opnemen.

Catering

• Goede catering is heel belangrijk!
• Moet afgestemd zijn op het doel van de bijeenkomst.
• Houd rekening met je gasten. Dieetwensen. Religieuze aspecten.
• Kofiie/thee. Lunch(buffet). Bittergarnituur en hapjes. Aperitief. Diner.
• Zorg dat je alles heel goed afstemt en bevestigt.

Checklist en draaiboek

• Belangrijk om geen zaken te vergeten en houvast voor jezelf.
• Gebruik een logisch indeling (voorafgaand aan het evenement, op de dag zelf en na afloop van het evenement)
• Via Google kun je veel informatie vinden.
• Een draaiboek is gedetailleerder dan een checklist
• Maak een Excel-indeling met kolommen 'Wanneer', 'Wat' en 'Wie'.

Budget

• Zorg dat je goed duidelijk hebt wat de bedoeling is en wat het budget is.
• Start met het maken van een begroting. Wat gaat het totale project kosten? Wat zijn variabele en wat zijn vaste kosten?
• Overleg met je leidinggevende/de opdrachtgever.
• Maak een voor- en nacalculatie.
• Denk aan de 'gevaarlijke posten' die je makkelijk vergeet.

Overige zaken

• Geef je een relatiegeschenk of een goodie bag mee?
• Hoe ontvang je de deelnemers op de dag zelf? Naambadges. Programmaboekjes. Doe je dit zelf of besteed je dit uit?
• PR en communicatie. Persbericht. Promotie via social media. Live stream.
• Houd rekening met calamiteiten. Zorg dat je hulp achter de hand hebt. Technische problemen.

En na afloop...

• Heb jij nog je nawerk. Opruimen. Administratieve afhandeling (facturen). Plaatsen bericht op website, social media of anders.
• Evalueer je zowel intern als extern. Ook met collega's, sprekers en met de locatie
• Pas je je checklist of draaiboek aan.