Periode 2 Draaiboek + fasen evenement

• Sport en organisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Sport en organisatie (S&O)

Periode 2 S&O

1. werken aan draaiboek (KT2)
2. beheer en onderhoud (KT3)

Wat is een evenement

Een eenmalige of jaarlijks terugkerende sportieve, publieke gebeurtenis met een bijzondere aanleiding en/of specifiek doel.

Dit kunnen klein of grootschalige evenementen zijn.

Kleinschalige 

evenementen

Grootschalige

Evemenenten

Er zijn veel medewerkers, zowel professionele krachten als vrijwilligers

Richt zich op grote aantallen deelnemers, toeschouwers en bezoekers.

Het kent een organisatiecomité en meerdere commissies

Men begroot vooraf de haalbaarheid

Men verwerft financiën bij overheid en/of sponsoren, fondsen en deelnemers; bezoekers en toeschouwers dragen eveneens financieel bij 

Het duurt een of twee dagdelen

Het heeft eigen medewerkers, zowel professionals als vrijwilligers

Men haalt financiën uit het activiteitenbudget en vraagt eventueel een bijdrage van de deelnemers. Subsidie en sponsors niet of beperkt van belang

Het gaat vooral om de hoofdactiviteit

Het heeft eigen medewerkers, zowel professionals als vrijwilligers

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Nazorg 

Initiatieffase

• Aanleiding formuleren
• Projectgroep samenstellen
• Doelgroep en doel vaststellen
• Globaal beeld van het evenement vormen, vaststellen van de randvoorwaarden
• Voorbereidend draaiboek opstellen

Initiatieffase

• Aanleiding formuleren; wat is de reden dat je het evenement organiseert, waarom?
• Projectgroep samenstellen; wie organiseert het, welke kwaliteiten en valkuilen hebben deze personen? 

Volgende sheets; doelgroep, globaal beeld evenement, voorbereidend draaiboek. 

Vragen?

(Sport)evenementen organiseren

Terugkoppeling vorige week

fase 1: initiatieffase

• aanleiding formuleren
• projectgroep samenstellen
• doel en doelgroep vaststellen
• globaal beeld vormen
• voorbereidend draaiboek opstellen

Voorbeelden kleinschalig evenement

Voorbeelden grootschalig evenement

Wat is een aanleiding voor een evenement?

Fase 1

Fase 2

Fase 3

Fase 4

Voorbereidingsfase

Nazorg 

Initiatieffase 

Uitvoeringsfase

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Nazorg 

Voorbereidingsfase

In de initiatieffase heb je een voorbereidend draaiboek opgesteld. Alle werkzaamheden heb je hierin opgenomen en het is duidelijk wie wat wanneer doet.

  

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;

• Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek
• Opstellen dagdraaiboek
• Plannen en uitwerken van de onderdelen van het dagdraaiboek

Uitvoering voorbereidend draaiboek

Het is belangrijk dat één persoon van de projectgroep controleert of de medewerkers hun werkzaamheden op tijd uitvoeren en of iedereen zich aan de afspraken houdt.

Loopt alles goed > geen problemen!

Niet op tijd af > bespreken! Voortgang controleren voor deadline is van belang.

Opstellen dagdraaiboek

Maak gebruik van de kwaliteiten van de medewerkers.

Het dagdraaiboek bevat in chronologische volgorde alle werkzaamheden die op de dag zelf gedaan moeten worden. Ook nu geef je weer aan wie wat moet gebeuren op welk moment. (eventueel kolom; controle/opmerkingen)

Na de opdracht vorm je meteen al een idee. Als alles duidelijk is (activiteiten, organisatievorm) dan heb je de meeste contouren van je dagdraaiboek. De overige werkzaamheden worden dan opgenomen.

Planning + uitwerking onderdelen dagdraaiboek 

Uitwerking van ... weggezet in tijd: 

• Het programma (wie » welke activiteiten, opening, slot, activiteiten » programmaboekje) 
• Deelnemers (wie » ontvangst en begeleiding van deelnemers)
• Organisatie (wie » uitdelen programmaboekje, ophalen uitslagen, secretariaat)
• Accommodatie/materialen (wie » accommodatie, materialen, kleedkamers, catering)
• Medewerkers/vrijwilligers ( wie » ontvangst, informeren, begeleiden )
• EHBO ( wie » verantwoordelijk EHBO, ontvangen, bedanken )

Voorbeeld programma schema

Ingevuld schema

Voorbeeld programmaboekje 

toevoegen: speelschema's, spelregels,  plattegrond, ... 

Vragen?

(Sport)evenementen organiseren

Terugkoppeling voorbereidingsfase

De belangrijkste werkzaamheden tijdens de voorbereidingsfase zijn;

• Uitvoeren werkzaamheden voorbereidend draaiboek
• Opstellen dagdraaiboek
• Plannen en uitwerken van de onderdelen van het dagdraaiboek

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Nazorg 

Wat is de rol van de coördinator
tijdens de uitvoering van een evenement?

Uitvoeringsfase 

• Coördineren en controleren van de werkzaamheden van het dagdraaiboek.
  - opening evenement (kan evt. door medewerkers/ vrijwilligers)  
  - aansturen van medewerkers en vrijwilligers
  - controleren van de voortgang 
  - controleren van medewerkers en vrijwilligers (coachen/aanspreken) 
  - afsluiting evenement (kan evt. door medewerkers/ vrijwilligers) 
• Uitvoeren van eventuele aanpassingen 

Planning per medewerker

Vrijwilligersprotocol

(Sport)evenementen organiseren

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Nazorg 

Nazorg

• Evaluatie van het evenement
• Bedanken (personen, instanties) 
• Na publiciteit verzorgen  
• Afhandelen financiën 

Evaluatie van het evenement

• Product evaluatie
• Procesevaluatie per fase

• Bepaling v.d. onderwerpen
• Bepaling v.d. betrokkenen
• Wijze van evalueren
• Evaluatieverslag

Product en procesevaluatie

• Product  > je kijkt naar het eindresultaat (doelstelling)
• Proces > evalueer je de voorbereiding en het verloop. 

Onderwerpen evaluatie

• Vooraf lijst met onderwerpen opstellen samen met de projectgroep  

Wie zijn er betrokken bij de evaluatie van een evenement?

Betrokkenen bij de evaluatie

• Opdrachtgever
• deelnemers
• vrijwilligers
• personeel van accommodatie
• sponsoren
•  de buurtbewoner

Wijze van evalueren

• schriftelijk of mondeling
• open of gesloten vragen
• gebruik van internet om te evalueren 

Evaluatieverslag

• Bepaal vooraf de inhoud van dit verslag
  
• Duidelijke structuur (doelstelling, projectgroep, alle fasen, conclusie en aanbeveling) 

Bedanken

• Waarom belangrijk. 
• Meer dan normaal
• Toekomst?
• Bedankje

Verzorgen napubliciteit

• Lokale krant
• persbericht
• Social Media

Afhandelen Financiën

• Klein evenement gaat het niet om grote bedragen.
• Vooraf maak je een begroting
• Bonnetjes bewaren
• verslag inkomsten en uitgaven
• conclusie trekken en aanbeveling voor de toekomst