Voorraadbeheer

• Bedrijfseconomie
• MBO
• Studiejaar 1

Voorraadbeheer

Wat versta je onder Voorraad?

Voorraad

Een voorraad bestaat uit goederen die beschikbaar zijn voor productie, verkoop of levering. Deze goederen hebben allemaal een waarde en moeten terugkomen in je boekhouding en op je balans verwerkt worden. Ook goederen die al in gebruik zijn voor productie vallen onder je voorraad

Voorraad begrippen

IJzeren voorraad: 

de minimale voorraad die van een artikel aanwezig moet zijn.

Technische voorraad: 

ook wel fysieke voorraad genoemd. De werkelijke voorraad die van een artikel aanwezig is.

Economische voorraad: 

voorraad waarover men prijsrisico loopt.

Soorten voorraad

Voorraad goederen producten voor verkoop/service

Voorraad eigen goederen/producten om service te kunnen leveren

Waarom hebben we voorraad?

Waarom voorraad

• Gast/Klant niet teleurstellen
  
• Grote verpakkingseenheden
  
• Afzet onduidelijk
  
• Leveringstermijnen
  
• Rekening houden met problemen
  

Hoeveel voorraad

• De voorraad dient zo laag mogelijk te zijn in verband met kosten​ (kosten voor aankoop, opslag en renteverlies)​
• ​Er dient een goede servicegraad te zijn ​(de mate waarin aan de vraag naar een product wordt voldaan) 

Randvoorwaarden hoeveelheid voorraad

• Houdbaarheid​
  
• Bestelgrootte​
  
• Opslagruimte​
  
• Levertijd​
  
• Kwaliteit ​
  
• Prijs ​
  
• Omloopsnelheid 

Voorraadbeheersing

Het hele proces dient continue bewaakt te worden door:​

​

• Gericht inkopen en bestellen​
  
• Periodieke controles​
  
• Vaststellen en bijstellen van de product vraag

Kosten van voorraad

Kosten van de voorraad

• Kosten van rente
  
• Kosten van ruimte
  
• Kosten van risico 

Kosten voor het aanleggen van de voorraad

• Administratiekosten
  
• Kosten van communicatie
  
• Kosten van vervoer
  

Overige kosten voorraad

Rentekosten: 

de rente inkomsten die de ondernemer misloopt, omdat het geld in de voorraad is vastgelegd en niet meer op de bedrijfsrekening staat.

Ruimtekosten: 

verwarming, verlichting, luchtbehandeling, afschrijving, magazijnpersoneel en verzekering

Risico: 

kosten van breuk en bederf

Opslagduur en omzetsnelheid

Opslagduur: 

geeft aan hoe lang de gemiddelde voorraad in het magazijn opgeslagen was.

Omzetsnelheid: 

geeft aan hoe vaak de gemiddelde voorraad in een bepaalde periode wordt verkocht.

Voorraadsysteem

1. Periodiek voorraad systeem: 

methoden die werken met een periodiek voorraad systeem houden rekening met de verkoopgegevens in real-time. De voorraad wordt dan regelmatig gecontroleerd. Bij veel bedrijven resulteert dit in jaarlijkse voorraad controles en tellingen die manueel uitgevoerd worden

Voorraadsysteem

2. Continue voorraad systeem: 

methoden die werken met een continue voorraad systeem houden rekening met real-time handelingen in de voorraad. Hierbij moet er gebruik gemaakt worden van WMS software. De software volgt elke handeling in het magazijn en past de beschikbare voorraad meteen aan. Hierdoor is het niet langer nodig om grote tellingen uit te voeren. Een occasionele steekproef ter controle is voldoende.

Fifo - Lifo

Fifo = 

First in First out

Lifo =

Last in First out 

Fifo 

FiFo is een vrij eenvoudige methode om voorraden te schikken. Het volgt het principe van eerst in, eerst uit. Goederen die eerst in het magazijn binnenkomen, en dus het langste in het magazijn staan, zullen ook als eerste het magazijn verlaten.

Fifo 

Wanneer FiFo:

• Bij producten met een houdbaarheidsdatum (eten/drinken, medicijnen) 
• Bij producten die onderhevig zijn aan verandering, bijvoorbeeld bedrijven in   de elektronica of cosmetische bedrijven

Lifo 

Bij de LiFo methode worden producten die het recentste geproduceerd of geleverd zijn, als eerste uitgeleverd. De LiFo methode wordt voornamelijk gebruikt door bedrijven die homogene goederen opslaan zoals zand, steen, bakstenen, plastic… Daarbij worden de nieuwe landingen vooraan aangevuld en als eerste gepickt.

Lifo 

Wanneer LiFo:

• Bij goederen die niet bederven
• Bij goederen die niet in waarde dalen

Qua opslag in magazijn simpeler, je hoeft ze niet achter in de rij te plaatsen

Opdracht

Je hebt een hotel met 20 kamers dat overnachting met ontbijt biedt.

Schrijf zo veel mogelijk dingen op waarvan je een voorraad moet hebben, dus zowel voor kamers (overnachtingen) als restaurant (ontbijt)

Opdracht

Je hebt een hotel met 20 kamers dat overnachting met ontbijt biedt.

Schrijf zo veel mogelijk dingen op waarvan je een voorraad moet hebben, dus zowel voor kamers (overnachtingen) als restaurant (ontbijt)

Voorraad Hotel-Restaurant

Inkopen en bestellen

​

Termen Inkopen en bestellen

​Wat is een Centraal magazijn?​

• Groot magazijn waarin alle goederen binnenkomen en van waaruit distributie naar de rest van de organisatie plaatsvindt. ​

Wat is de definitie van de term New Buy?​

• Een aankoop die je voor de eerste keer doet, een leverancier waarmee je voor de eerste keer zaken doet.​
  

​

Termen Inkopen en bestellen

​Waar staan de letters TGT in TGT-Datum voor? ​

• Dit staat voor de te gebruiken tot-datum. Je kunt het product tot deze datum gebruiken.​
  

​

Waar staan de letters THT in THT-datum voor?​

• Dit staat voor de ten minste houdbaar tot-datum. Je kunt het product tot deze datum (en maximaal drie dagen daarna) bewaren.

Verschil tussen inkopen en bestellen​

Inkopen vraagt veel aandacht :

​

• ​Selectieprocedure​
• Prijsafspraken​
  
• Kwaliteitsbepaling​
  
• Inkoopvoorwaarden 

Verschil tussen inkopen en bestellen​

Bestellingen zijn herhalingsaankopen bij steeds hetzelfde bedrijf​    (rebuy, repeat buying, operationele inkoop)​

Je moet op de hoogte zijn van de afspraken met de verschillende leveranciers​

Keuze Leverancier

Bij het bestellen speelt de leverancier van de ondernemer een grote rol vanwege:

• De kwaliteit van de geleverde artikelen
  
• Het prijspeil van de geleverde artikelen
  
• De snelheid waarmee geleverd kan worden
  
• De flexibiliteit waarmee geleverd kan worden
  
• De manier waarop besteld kan worden
  

Vastleggen van een bestelling

Bestellijst invullen

• Bepalen van de verwachte afzet
  
• Bepalen van de technische eindvoorraad van de vorige periode
  
• Bepalen van de minimale voorraad
  
• Bepalen van de ordergrootte
  
• Bestelling doen
  

De te verwachten afzet

Rekening houden met bijvoorbeeld:

• Omzetgegevens van de vorige periode
  
• De gemaakte reserveringen
  
• Hoeveel gasten/klanten er gemiddeld zonder reservering komen
  
• Evenementen
  
• Bijzondere omstandigheden
  

Wat is een Besteleenheid

Het aantal pax dat je in een keer dient te bestellen. Soms kun je van iets slechts 1 artikel kopen, maar vaak dien je meer artikelen tegelijkertijd af te nemen

Besteleenheid

Bij het invullen van de bestellijst zal de ondernemer rekening moeten houden met de besteleenheden.

Voorbeeld:

De ondernemer heeft 21 lamsbiefstukjes nodig.

Op de bestellijst staat dat deze biefstukjes in dozen van 10 stuks geleverd worden. De ondernemer moet dan 3 dozen bestellen.

Controle bestelling na ontvangst

Wanneer de bestelling geleverd wordt ontvangt de ondernemer een pakbon. Hierop staat wat er volgens de leverancier geleverd is.

Het is belangrijk om de pakbon goed met de bestellijst te controleren:

• Kloppen de geleverde aantallen?
  
• Zijn de juiste artikelen geleverd?
  
• Zijn de artikelen van het juiste merk?
  
• Zijn de artikelen van de juiste kwaliteit?
  

Per bedrijf zijn er afspraken over wat je moet doen als de pakbon niet overeenkomt met de bestellijst.

Foute levering

• Als de pakbon is gecontroleerd met de bestellijst, moet ook gecontroleerd worden of alles van de pakbon ook werkelijk is geleverd.
  
• Soms is de pakbon al getekend als je merkt dat een artikel niet is geleverd. Dit moet je goed noteren, omdat de leverancier de factuur maakt op basis van de getekende pakbon!
  
• Per bedrijf zijn er afspraken over wat je moet doen als de pakbon niet overeenkomt met het aantal geleverde producten:
  
• Worden niet geleverde producten nageleverd of gecrediteerd?
  
• Worden niet bestelde producten gehouden of mee teruggegeven?
  

Derving

​

​

Verlies van voorraad door diefstal, veroudering of beschadiging