Formal E-Mail

• Engels
• MBO
• Studiejaar 3

Welcome

Formal writing lesson

How are you doing today?

😒🙁😐🙂😃

How to write a formal e-mail

Lesson aims: at the end of class

1. You know the 4 things to pay attention to when writing a formal e-mail.

2.  You are able to correctly compose a (formal) e-mail.

2. You are able to correctly open and sign off a formal e-mail.

3. You are able to express yourself more politely in writing by using "would like" and "could" .

Formal

informal

In een formele e-mail is het prima om afkortingen te gebruiken (bijv. I'm , I'll, can't..)

1. juist
2. onjuist

4 dingen om op te letten bij een formele mail

1. Géén verkorte vormen: schrijf alles uit.

What is a correct way to start a formal e-mail (you do not know who will receive the email)?

1. Dear Mister/M'am,
2. Dear Sir/Madam,
3. Dear sir, madam,
4. Dear Mr /Mrs

Formal

Dear Sir/Madam, 

Dear Ms. Cooper,

Dear Mr. Smith,

Informal

Hi Josie,

Hello Adele,

Hi there Delilah,

Dear John,

How do you sign off?

Formal

When you do not now the recipient (ontvanger):

Yours faithfully

When you do know them:

Yours sincerely,

Can always be used

Kind regards, 

Never: greetings!

....

Informal

Love,

Bye,

See you soon, 

Never: greetings!

4 aandachtspunten

1. Schrijf alles voluit: géén verkorte vormen.

2. Let op een correcte aanhef en afsluiting.

De 3 delen waaruit teksten zijn opgebouwd?

Text

A formal e-mail contains:

Dear ....

Introduction ( reason for writing)

body (content/inhoud)

conclusion 

signing off

4 aandachtspunten 

1. Geen verkorte vormen: schrijf alles uit.

2. Let op een correcte aanhef en afsluiting.

3. Verdeel je tekst duidelijk in een inleiding, middenstuk en slot.

Dear Mr Smith

I have read the ad in the paper. I want to be a part of your sales team. Can you send me more details?

Thanks,

Harry de Vries

Be polite

Dear Mr Smith,

I am writing with regard to your ad. I would very much like to join your sales team. Could you please provide me with more information?

I hope to hear from you soon.

Yours sincerely,

H. de Vries

So:

Can you send me a picture? 

I want to go to France.

Do you want some coffee?

4 aandachtspunten 

1. Geen verkorte vormen: schrijf alles voluit.

2. Zorg voor een correcte aanhef en afsluiting.

3. Verdeel de tekst in een duidelijke inleiding, middenstuk en slot.

4. Wees beleefd!

If you start an e-mail with Dear Sir/Madam, how do you end?

1. Greetings
2. Yours faithfully
3. Yours sincerely
4. Best wishes

The sentence: I'm sorry, but I won't be able to attend the meeting. is best used

1. In the introduction of a formal mail
2. in the body of a formal mail
3. in the conclusion of a formal mail
4. not at all

polite form of
I want to come visit you tomorrow.

De 4 aandachtspunten van de formele email

Let the writing fun begin!
You will receive an assignment through the mail.
Now how do you feel?

😒🙁😐🙂😃