Secretarieel blok 5 Allround secretaresse

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo lwoo
• Leerjaar 1

Blok 5 Allround secretaresse

Secretaresse

Een secretaresse is de steun en toeverlaat van de managers, maar ook van veel medewerkers in een bedrijf. Wat ze doet:

- beheren van de agenda en mailbox

- veel praktische werkzaamheden

- post behandelen

- werkt concepten van brieven uit

- zorgt voor een perfect bijgehouden archief

Je leert

Zakelijke brief maken

Archiveren

Sorteermethoden

Omgaan met vertrouwelijke gegevens

Theorie > zakelijke brief

NEN-normen: algemene regels over de indeling van brieven, opgesteld door het Nederlands Normalisatie Instituut (NNI)

 Iedere brief bestaat uit drie onderdelen

1. de kop

2. de kern

3. de afsluiting

De onderdelen moeten worden gescheiden door minstens één lege regel (witregel)

De onderdelen van je brief beginnen bij de links                                                         De tekst moet je verdelen over de pagina  (een korte brief heeft een aantal witregels bovenaan de pagina, zodat de tekst toch ongeveer in het midden uitkomt)

Lettergrootte nooit groter dan 12 punt, regelafstand nooit groter dan 1,5

Briefindeling

- briefhoofd (voorgedrukt of zelf getypte naam en adres)

- 3 witregels

- VERTROUWELIJK/PERSOONLIJK (als dit erbij staat)

- adressering (aan wie je de brief stuurt)

 - naam geadresseerde

 - t.a.v. ………

 - straat en huisnummer of Postbus ..

 - postcode (4 cijfers-1 spatie- 2 letters – 2 spaties) PLAATS

 - land (alleen buiten Nederland)

Briefindeling vervolg:

- plaats, datum (19 maart 2021)

- betreft (onderwerp)

- aanhef (Geachte heer … / mevrouw …)

- kern:

 - inleiding (waarom stuur je de brief?)

 - kern (de informatie die de lezer nodig heeft)

 - slot (Ik hoop …..)

Briefindeling vervolg:

- afsluiting (Met vriendelijke groet of Hoogachtend,)

- 5 witregels voor handtekening

- ondertekening (naam, functie)- bijlagen (als je een bijlage toevoegt, geef je dat hier aan)

Omgaan met vertrouwelijke gegevens

 Een bedrijf moet op een goede manier met vertrouwelijke informatie omgaan, daar zijn wettelijke regels voor: 

- Open geen post waar op de envelop ‘Vertrouwelijk’ staat 

- praat niet met collega’s, maar ook niet thuis over  vertrouwelijke bedrijfsgegevens

- laat geen formulieren of andere documenten met 

 vertrouwelijke gegevens rondslingeren 

- ga apart zitten als je een vertrouwelijk telefoongesprek voert

In de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) staat hoe bedrijven moeten omgaan met de persoonlijke gegevens van medewerkers

De werknemer heeft het recht om te weten wie zijn persoonsgegevens kan bekijken. We noemen dit het waarborgen van de privacy. 

Dit doe je bijvoorbeeld door:

- de archiefkasten met de gegevens op slot te doen

- de computerbestanden met personeelsdossiers te beveiligen met toegangscodes

Archiveren

Archiveren: medewerkers op het secretariaat zorgen dat documenten worden opgeborgen en ook weer teruggevonden kunnen worden

In een bedrijf worden twee soorten zaken gearchiveerd:

- correspondentie: dit zijn alle brieven en e-mails die je binnenkrijgt en verstuurt

- administratie: in de administratie staat alles wat is vastgelegd over wat er financieel in een bedrijf gebeurt (loonadministratie)

Niet alles hoeft even lang bewaard te worden: bedrijven moeten facturen, kas- en bankstukken voor de Belastingdienst zeven jaar lang bewaren; daarna mogen ze weg, de akte van de oprichting van een bedrijf blijft altijd bewaard

Waarom archiveren:

- voor bedrijven en instellingen is het verplicht om de  administratie te bewaren, Belastingdienst moet bepaalde  gegevens, zoals facturen en loonadministratie, kunnen inzien- je kunt een document gemakkelijker terugvinden- een archief neemt minder ruimte in dan los materiaal

Niet alles hoeft even lang bewaard te worden: bedrijven moeten facturen, kas- en bankstukken voor de Belastingdienst zeven jaar lang bewaren; daarna mogen ze weg, de akte van de oprichting van een bedrijf blijft altijd bewaard

Waarom archiveren:

- voor bedrijven en instellingen is het verplicht om de  administratie te bewaren, Belastingdienst moet bepaalde  gegevens, zoals facturen en loonadministratie, kunnen inzien

- je kunt een document gemakkelijker terugvinden

- een archief neemt minder ruimte in dan los materiaal

Digitaal archief:

- het archiveren van bestanden en documenten op de computer: digitale documenten (gescande papieren documenten of  elektronische documenten) in een logische mappenstructuur met logische namen

- het digitaal vastleggen van gegevens over voorraad of klanten

Papieren archief: belangrijke documenten met handtekening moet je in een papieren archief bewaren

Sorteermethoden

Je kunt op verschillende manieren sorteren:

- alfabetisch

- alfabetisch-lexicografisch: als je een rijtje namen moet sorteren die beginnen met dezelfde letter, moet je ook kijken naar de 2e  en als dat nodig is, daarna naar de 3e of volgende letter

- numeriek: als formulieren, rekeningen of kaarten genummerd  zijn, is het handig om ze te sorteren op nummer (oplopend of  aflopend)

- alfanumeriek: je sorteert op cijfers, met letters combineren kan ook (postcodes, nummerborden van auto's en factuurnummers)

Je kunt op verschillende manieren sorteren - vervolg:

- chronologisch: op datum (jaar-maand-dag)

- op kleur (kledingwinkels)

- op grootte: je zet bij elkaar wat (ongeveer) even groot is

- op vorm of soort: producten die onder dezelfde categorie vallen, worden bij elkaar gezet