Thema 6, hoofdstuk 16 en 17

Thema 6, hoofdstuk 16 en 17

Administratie

Administratie gaat over het vastleggen en verzamelen van gegevens. Elke organisatie voert een administratie. Denk aan een financiële administratie of een klantenadministratie. Dit zorgt voor overzicht.

Financiële administratie

Een belangrijk onderdeel in een organisatie is de financiële administratie. In de financiële administratie staan twee dingen. 

Het eerste is waar geld aan uitgegeven wordt.

Het tweede, waar geld mee verdiend wordt.

 Het is wettelijk verplicht om een financiële administratie bij te houden. Een aparte afdeling in het bedrijf zorgt daarvoor.

Klantenadministratie

Voor een organisatie die veel met klanten werkt, is het belangrijk om een klantenadministratie bij te houden. 

Zo kun je de klant informatie sturen. Ook kan een collega van je contact leggen met de klant als dat nodig is. Je houdt ook de ontwikkeling van een klant bij.

Telefoonnummer en e-mail adres noteren

Voorbeeld:

Mira doet haar BPV bij een kinderdagverblijf. De telefoon gaat en Mira neemt op. Een mevrouw belt, omdat ze graag een keertje langs wil komen. Ze denkt erover om haar zoontje aan te melden, maar ze wil eerst kennismaken. Mira vraagt aan de vrouw of ze naar naam en telefoonnummer mag noteren, zodat haar leidinggevende kan terugbellen.

De mevrouw zegt haar naam: Karin de Jong. Mira verstaat het niet helemaal goed en noteert Karin Jonker.

Als haar leidinggevende terugbelt vraag zij ‘Spreek ik met mevrouw Jonker?’. ‘Nee, met mevrouw De Jong’ is het antwoord. Zo’n fout komt niet klantvriendelijk over.

Archiveren

Gegevens voor langere tijd bewaren doe je door ze te archiveren. 

Archiveren is het bewaren van gegevens volgens bepaalde regels in een archief.

Het moet gemakkelijk zijn om gegevens terug te vinden. Daarom is het belangrijk dat het systeem waarin je archiveert goed op orde is.

Ordenen kun je doen in mappen of in digitale mapjes op de computer.

Zo nu en dan moet het archief opgeschoond worden. Informatie die verouderd is kan weggegooid worden.

In een archief is alle informatie netjes geordend. 

Die ordening zorgt ervoor dat iedereen de informatie terug kan vinden in het archief. 

Er zijn verschillende manieren om informatie te ordenen:

alfabetische volgorde

per rubriek (onderwerpen)

per klant

op datum

Digitaal archiveren

Digitaal archiveren betekent het bewaren van documenten op je computer. Hiervoor gebruik je ook mappen. Het handige van een computer is dat je in die mappen ook weer mappen kunt maken. Zo ontstaat er een mappenstructuur. Zorg dat je die structuur zo maakt dat je zaken makkelijk kunt terugvinden.

Keuze:

Samen de opdracht maken, in groepjes of zelfstandig?

Administratie

Thema 6, hoofdstuk 16 & 17