les 1 Notuleren

• Module notuleren
• MBO
• Studiejaar 1

Les 1 Notuleren

Do's

• Op tijd komen
• Laptop mee
• Inloggen SPL
• Oortjes meenemen

Wat gaan we doen

Les 1. Notuleren

Les 2. De actie en besluitenlijst

Les 3. De agenda

Les 4. Nakijken

Les 5. Oefenen Notulen maken

Les 6. Tips

Les 7. Notulen maken
Herfstvakantie

Les 8. Bufferweek Notulen maken (toets)

Lesdoelen

• Je kunt uitleggen wat een overleg is en in welke situaties er overlegd wordt.
• Je kunt uitleggen wat notulen zijn
• Je kunt uitleggen wat het nut van notulen zijn
• Je kunt aangeven wat er in de notulen moet worden gezet
• Je gaat oefenen met notulen maken

Lesdoel van deze periode

1. Je kent de verschillende vormen van verslaglegging.

2. Je weet hoe je een verslag/besluitenlijst opbouwt.

3. Je kunt de essentie uit een document of gesprek halen.

4. Je stelt beknopte of gedetailleerde notulen of een actie- en/of besluitenlijst op na afloop van een vergadering.

5. Je schrijft een verslag in correct Nederlands.

Wat zijn notulen?

In elke organisatie wordt vergaderd. Het is belangrijk om zaken vast te leggen die worden besproken. Dit noem je notulen. Jij als Business medewerker krijgt vaak de taak om te notuleren en dat later uit te werken in een verslag; de notulen.
Een woordelijk verslag; rechtszaken en politiek

Een uitgebreid verslag; per agendapunt uitgewerkt, voor en tegenstanders 
Een beknopt verslag; per agendapunt een beknopte uitwerking
Een actiepuntenlijstje/besluitenlijst; Overzicht wie wat gaat doen

Notulen zijn de uitgewerkte aantekeningen die zijn gemaakt tijdens een vergadering.

Notuleren tijdens vergaderingen

Voordat de vergadering begint, moet je je goed voorbereiden. Je weet wat de agendapunten zijn en je hebt de bijbehorende stukken doorgenomen. Je maakt tijdens de vergadering aantekeningen op papier, tablet of laptop. Je kunt ook een audio opname maken (met toestemming van de aanwezigen). Als je iets hebt gemist, vraag de voorzitter dan om het onderwerp nog even te herhalen of samen te vatten. Na de vergadering werk je notulen z.s.m uit en zorg je dat ze naar de juiste personen worden verstuurd.

Vastleggen van het besprokene (bewijs)

Informatie voor buitenstaander/afwezige deelnemer

Geheugensteuntje (wie doet wat/wanneer)

Historisch overzicht

www.stichtingpraktijkleren.nl

Voor wie zijn de notulen?

Wie is je doelgroep? Het is goed te weten naar wie het verslag verspreid wordt, want daarmee bepaal je de toonzetting en de vorm.

Mogen er vertrouwelijke zaken in staan?

Is het een werkdocument of worden er officiële besluiten in vastgelegd?

Hoe zien de notulen er uit?

Lay-out van het bedrijf

DE KOP

de titel = groep/commissie die vergaderd heeft

datum van de vergadering

plaats van de vergadering

begin- en eindtijd

namen van de aanwezigen, voorzitter en notulist (soms via presentielijst)

namen van de afwezigen, inclusief wel/geen kennisgeving.

Zoek online notulen

Voorbeeld

De agenda

Neem de agenda op in het verslag zoals deze tijdens de vergadering 

is vastgesteld.

Houd de nummering van de agendapunten aan voor je notulen.

Agenda + Notulen

Onderscheiden van hoofd- en bijzaken

Alle belangrijke informatie noemen we hoofdzaken. De hoofdzaken komen altijd terug in het verslag. (bijvoorbeeld gaat men akkoord met een offerte: ja of nee)

Minder belangrijke informatie, zoals een voorbeeld of extra uitleg, noemen we bijzaken. (de manier waarop het bedrijf reageerde op de offerte-aanvraag)

Soms zijn de bijzaken ook belangrijk en moeten ze wel vermeld worden in de notulen.(welke discussiepunten leiden tot het besluit voor die offerte)

starten met steenbergen 1

notulen en actielijst

duur van filmpje is 5 minuten

www.stichtingpraktijkleren.nl

Lesdoelen

• Je kunt uitleggen wat een overleg is en in welke situaties er overlegd wordt.
• Je kunt uitleggen wat notulen zijn
• Je kunt uitleggen wat het nut van notulen zijn
• Je kunt aangeven wat er in de notulen moet worden gezet
• Je gaat oefenen met notulen maken