Intro OA

• Dienstverlening en Producten
• Middelbare school
• vmbo k, g
• Leerjaar 3,4

Afspraken

Als je een activiteit organiseert doe je dit nooit alleen, maar met andere mensen. Daarnaast doen er allerlei mensen mee aan de activiteit. Al die mensen bij elkaar vormen je contacten.

Omgaan met contacten:

1. je bent vriendelijk en beleefd

2.je komt je afspraken na -> je doet wat je zegt 

Afspraken vastleggen:

1. per tekstbericht: handig en snel; je houdt het bericht kort met de belangrijkste zaken 

2.per email: meer ruimte om te schrijven; beperk je tot een duidelijke boodschap per email

3. telefonisch: je spreekt rustig en vriendelijk, houd de boodschap kort

Samenvatting SMART

Afspraken worden vaak te vaag en te vrijblijvend gemaakt. Om duidelijk te zijn moet je zoveel mogelijk SMART doelen stellen. 

SMART staat voor:

Omschrijving van een doel in 5 heldere en concrete kenmerken:

Specifiek - Meetbaar - Acceptabel - Realistisch - Tijd

Soorten vragen

open vragen         : beginnen met wie, wat, waar enz/veel informatie

gesloten vragen : beginnen met een werkwoord/ met ja of nee op                                                              antwoorden

directe vragen     : je vraag is gericht op je doel/ je vraagt wat je wilt weten

indirecte vragen : je gaat niet recht op het doel af/je neemt een omweg

hoofdvragen         : belangrijkste vragen

bijvragen                :  vragen die je stelt om meer duidelijkheid te krijgen

                                      

Interview

Als je een activiteit organiseert begin je vaak met een interview. Dit is een vraaggesprek om informatie of een mening te krijgen.

persoonlijk interview:

• met de persoon zelf; vaak bij het bedrijf
• je krijgt veel informatie 

telefonisch interview:

• korter dan persoonlijk interview
• kost minder tijd
  

Lichaamstaal

• gebaren, houdingen en gezichtsuitdrukkingen die een boodschap doorgeven
  
• de taal van je lichaam
• non-verbaal; je houding, je gebaren enz.
  

Lichaamstaal

spiegelen: je neemt dezelfde houding aan als je gesprekspartner (meestal onbewust); je wil de ander laten zien je hetzelfde denkt of 

dezelfde interesse hebt

samenvatten: als je samenvat zeg je wat de ander heeft gezegd in eigen woorden; de ander kan zo horen of je het hebt begrepen

• je luistert goed wat de ander zegt
• je kijkt de ander aan en je zegt wat je hebt begrepen
• je vraagt of het klopt wat je samengevat hebt
• als  de ander 'ja' zegt dan is het goed, bij een 'nee' moet je gaan herhalen
  

Brainstormen

Voor het bedenken van nieuwe ideeën kun je brainstormen. Dit betekent dat je samen hardop nadenkt. Iedereen zet een idee op papier en vervolgens worden alle ideeën verzameld.

Creatieve manier om op ideeën te komen. Door de vele ideeën ontstaan er vanzelf ook weer nieuwe.

Regels:

• hoe meer ideeën hoe beter
• iedereen is gelijk en alle ideeën zijn evenveel waard
• je mag ideeën van anderen gebruiken en daarover verder praten
  

Opdrachtomschrijving

Nadat je een gesprek hebt gevoerd met je opdrachtgever en je eerste plan hebt besproken maar je een opdrachtomschrijving. Dit is een beschrijving waarin je alles benoemt wat er afgesproken is en hoe je de opdracht aanpakt. Dit zijn de vaste onderdelen:

1. voorkant (mooie voorkant met naam opdrachtgever)
2. inleiding (wat ga je beschrijven, wie ben je en wat ga je doen)
3. beschrijving van de activiteit (waar, wanneer en wat)
4. uitvoering (hoe ga je de activiteit uitvoeren en met wie)
5. tijdsplanning (smart, hoeveel tijd ga je eraan besteden en wanneer?)
6. betrokken personen (uit welke personen bestaat jouw groep, wie is de opdrachtgever)
7. kosten (hoeveel geld kost elk onderdeel)
   

Onderzoek doen

Wanneer je een activiteit organiseert is het handig om eerst te onderzoeken wat jouw opdrachtgever precies wil. Je kijkt naar de wensen en verwachtingen. Dit kun je het beste in de volgende stappen doen:

1. je verkent wat er speelt en waar je nieuwsgierig naar bent: om wat voor activiteit gaat het precies
2. je bepaalt wat je doel is
   
3. je bedenkt onderzoeksvragen
4. je verzint een plan van aanpak
5. je doet het onderzoek
6. je verzamelt alle gegevens
7. je maakt een analyse van alle gegevens
8. je presenteert de uitkomsten
   

Budget

Als je een activiteit gaat organiseren heeft de opdrachtgever een bepaald bedrag beschikbaar, dit heet een budget.

• Een budget is een bedrag dat je gebruikt voor al je uitgaven
• Om te weten of je voldoende budget hebt maak je een kostenoverzicht van alle verwachte opbrengsten en uitgaven
• Jouw activiteit brengt geld op maar kost ook geld
• Het zou mooi zijn als de opbrengsten hoger zijn dan de kosten
  

Presenteren

• Ga stevig staan: met je lichaam vertel je de helft van je verhaal; je lichaamshouding is de manier waarop je staat, praat en beweegt. 
• Zet je voeten op schouderbreedte
• Gebruik je handen om je verhaal te ondersteunen
  
• Niet friemelen
• Sta niet met je handen over elkaar
• Je handen niet in je zakken stoppen
  

Deze video is niet meer beschikbaar

Welke video was dit?

Overtuigen

Als je mensen wilt overtuigen moet je eerst uitleg geven. Er zijn 3 basisregels voor het uitleggen:

1. pas je aan aan het niveau van de mensen aan wie je uitleg geeft

2.bereid je goed voor en zoek zoveel mogelijk informatie over het onderwerp

3.durf uit te leggen

Let op:

1. praat niet te snel

2. kies woorden die je kent en goed kunt uitspreken

3. zorg voor een logische opbouw van je verhaal

4. zorg voor afwisseling

5. spreek verstaanbaar en mompel niet

 

Draaiboek

Stap-voor-stapoverzicht van alle dingen die je moet doen en hoe je alles moet organiseren. Het is een groot schema dat je helpt bij het organiseren. Met een goed draaiboek zul je niet snel iets vergeten. Iedereen kan zien wat zijn of haar taak is.

-welke activiteit gaat er plaatsvinden

-met welk doel wordt deze activiteit georganiseerd

-wanneer gaat het gebeuren

-voor welke doelgroep

-wie neemt de leiding 

-hoeveel geld is er nodig

-welke medewerker voert welke taak uit in de voorbereiding

-wat is er aan materialen en apparatuur nodig en wie zorgt ervoor dat deze spullen er zijn

-welke personen voeren de activiteit uit

-wie ruimen er op

-wie bedankt de medewerkers/vrijwilligers

Plan van aanpak

Plan waarin globaal staat beschreven wat je gaat doen en in welke volgorde je het gaat doen. Het plan van aanpak is onderdeel van het draaiboek.

In het plan van aanpak staat bijvoorbeeld:

- het doel van de activiteit; waarom wordt het georganiseerd

- de doelgroep van de activiteit; voor wie is het bedoeld

- wat houdt de activiteit in

- wanneer vindt de activiteit plaats

- zijn er vergunningen nodig

- hoe zorg je voor de promotie

Knock-outschema

Organisatievorm waarbij er steeds spelers afvallen. Je wilt snel tot een finaleronde komen.

Doordraaischema

Schema met wedstrijdvolgordes. Als je met meerdere teams op meerdere velden speelt. Alle teams draaien door en komen elkaar allemaal tegen.

Pouleschema

Organisatieschema waarin elk team 2x tegen elk ander team speelt. Als je teams echt tegen elkaar wilt laten strijden en zeker wilt weten wie de beste is kies je voor wedstrijden in een pouleschema.

Rooster

Schema waarin is vastgelegd welke taken en gebeurtenissen op welke momenten moeten plaatsvinden. 

Een rooster kan ook gebruikt worden om personen in te delen. 

Denk ook aan je schoolrooster.