Vergaderen

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Vergaderen

'Cursus' vergaderen 

• vergaderendoelen
• besluitvorming
• rolverdeling 
• leren notuleren
• vergadersjabloon maken
• in groepjes vergaderen
• evalueren vergadering

Wat weet jij
over vergaderen

Vergaderen

Vergaderen is het bijeenbrengen van mensen om samen van gedachten te wisselen over bepaalde onderwerpen om gestelde of te verwachten problemen te bespreken en ze proberen op te lossen.

Welke vergaderdoelen ken je?

Vergaderdoelen

Probleemoplossend

• de leden van de vergadering worden met een probleem geconfronteerd;
• voor- en nadelen van mogelijke maatregelen komen aan bod, men probeert een oplossing te vinden.

Vergaderdoelen

Informatieoverdracht

• het gaat erom om informatie mee te delen.
• de deelnemers kunnen vragen stellen, maar het is niet de bedoeling dat er een discussie ontstaat.

Vergaderdoelen

Meningvormend

• centraal in de meningsvormende vergadering staat een plan, nota of voorstel, waarna standpuntbepaling plaatsvindt.

Vergaderdoelen

Besluitvormend

• de leden keuren, vaak na stemming, besluiten goed of af.

Besluitvorming

• Doel: besluit nemen
  
• Zijn er alternatieven?
  
• Hoe gaan we stemmen?
  
• Welk percentage is nodig?
  
• Hoe stemmen?
  

Agenda

• Opening
• Verslag of actiebesluitenlijst vorig werkoverleg
• Mededelingen en ingekomen/uitgaande stukken
• Inhoudelijke agendapunten:
  

        a. ………
        b. ………
        c. ………

• Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.);
  
• Rondvraag

Rollen

Voorzitter

Tijdsbewaker

Notulist

Deelnemers

Voorzitter

Notulist

Doel

Agenda opstellen

Spreektijd verdelen

Tijd bewaken

Tijd bewaken

Samenvatten

Verslag maken

Opstellen notulen

Versturen notulen

Verslaglegging

Voorzitter

- behandelt de onderwerpen volgens de agenda

- zorgt dat iedereen aan het woord komt

- zorgt ervoor dat men elkaar laat uitspreken

- zorgt ervoor dat er niet te ver van het onderwerp afgeweken wordt

- vat de belangrijkste dingen samen

Tijdsbewaker

- houdt de tijd tijdens de vergadering in de gaten

- wordt er te lang over één onderwerp gesproken, dan grijpt de tijdsbewaker in

Notulist

- maakt aantekeningen
- werkt deze aantekeningen uit in een verslag
- vraagt na als dingen niet volledig duidelijk zijn
- ondersteunt eventueel de voorzitter bij het bewaken van de discussie

Deelnemers

- nemen actief deel
- geven kort hun inbreng (informatie, mening)
- ondersteunen de andere groepsleden bij hun taken

Feedback

Reageren op een ander - eens/oneens/aanvulling/verbeterpunt

Hoe?

• eerst: benoemen wat je goed vindt (compliment);
• daarna: vertellen wat de ander kan verbeteren of wat jij anders zou willen.

Onderwerp stormschade (Lw)

• Nieuw dak voor keet nodig.
• Geen geld genoeg.
• Je gaat manier bedenken om hiervoor geld binnen te krijgen.
• Noteer op briefjes hoe je dit kunt doen.
• Kies één mogelijkheid/activiteit uit.

Onderwerp stormschade (Lw)

• Activiteit gekozen, maar hoe pak je het aan?
• Brainstorm opnieuw.
• Hoe ga je de activiteit vormgeven om zoveel mogelijk geld op te halen?
• Denk aan: social media, krant, regionale omroep, ...
• Denk ook aan taakverdeling.

Let op

• Zorg dat je verstaanbaar bent.
  
• Luister naar je gesprekspartners en laat ze uitpraten.
  
• Probeer op een goede manier aan het woord te komen.
  
• Vraag door als je niet begrijpt wat een ander zegt.
  
• Ga doelgericht in gesprek: vertel je gesprekspartners wat jij belangrijk vindt en overtuig ze met argumenten.

Groepsindeling

We maken groepen van 5 - 6 studenten

De opdracht:

1. Verdeel de rollen (voorzitter, notulist, tijdbewaker, deelnemer) 
   
2. Maak een vergaderagenda.
3. Neem allemaal een standpunt in, verzamel informatie.
4. Voer het overleg uit. 
5. Controleer samen de notulen. Hier in staat wie wat heeft ingebracht en welk besluit er genomen is. 

De opdracht deel 1: voorbereiding

1. Verdeel de rollen (Voorzitter, notulist, tijdbewaker, deelnemers) 
   
2. Maak een vergaderagenda en bepaal tijdsduur per agendapunt
3. Neem allemaal een standpunt in, verzamel zelf de informatie die je nodig hebt om jouw standpunt te verdedigen/ 

       voor- en nadelen van het voorstel.

Opdracht deel 2: uitvoering

1. De voorzitter opent de vergadering, neemt agenda door.
2. Voer het overleg uit. 
3. De notulist maakt aantekeningen.
4. De tijdbewaker houdt de tijd in de gaten (totaal maximaal 15 minuten)
5. Voorzitter sluit de vergadering
6. Controleer samen de notulen. Hier in staat wie wat

        heeft ingebracht en welk besluit er genomen is. 

Opdracht deel 3: Nabespreken

• Hoe verliep het overleg?
• Zijn jullie tot een besluit gekomen?
• Is iedereen (voldoende) aan het woord geweest?
• Hoe heeft iedereen zijn rol ervaren?
• Wat ging goed? Wat kan beter?