1. Laat de telefoon maximaal drie keer overgaan.
2. Begroet de klant met: Goedemorgen of goedemiddag, ‘bedrijfsnaam’ , u spreekt met: ‘voor en achternaam’. Luister goed naar wat de klant je vertelt of vraagt.
3. Maak notities van het gesprek. (Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer van de klant, datum en tijd noteren) Stel vragen als je iets niet begrijpt.
4. Herhaal aan het einde van het gesprek de afspraken die je gemaakt hebt.
5. Sluit het gesprek af met: nog een prettige dag, goedendag of dag mevrouw/meneer.
6. Verbreek de verbinding pas nadat de klant dat heeft gedaan.
7. Noteer de afspraak in de agenda