Projectdocumenten - Projectplan

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Het Projectplan

Elk project heeft een projectplan en wordt in de tweede fase (definitiefase) geschreven. Een projectplan is een document dat het hele project meegaat en kan nog altijd veranderen. Het projectplan bestaat meestal uit 4/5 hoofdstukken. De startnotitie maakt deel uit van het projectplan. 

Het projectplan schrijf je meestal voor:

* Opdrachtgever

* De leden van je projectteam

* Partijen rondom het project (de omgeving)

* Jezelf

Welke hoofdstukken komen meestal terug in het projectplan

1. Algemeen - Startnotitie - Resultaat - Doelen
2. Fasering - Plan van aanpak - Evenement ontwerp - Organisatie - Begroting
3. Startnotitie - Beslisdocument - Fasering - Organisatie
4. Algemeen - Projectorganisatie - Resultaat - Fasering - Beheersing van het project

Globale opzet Projectplan

1) Algemeen --> projectnaam + project nummer

2) Projectorganisatie --> opdrachtgever, projectleider, projectteam, (in-externe) adviseurs

3) Resultaat (startnotitie) --> resultaat, afbakening, probleem, aanleiding, doel, haalbaarheid, risico's, neveneffecten, randvoorwaarden

4) Fasering --> initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase, nazorgfase

5) Beheersing --> tijd, geld, kwaliteit, organisatie (verwijzing naar h2), informatie, veiligheid

Wie zijn in-of externe adviseurs
voor het autowasstraat project?

Wat zijn de randvoorwaarden
voor het autowasstraat project?

Welke projectdocumenten zijn er nog meer (naast de startnotitie en projectplan)?

Fasering

De wetten van projectmatig werken

1) Eerst denken, dan doen

2) Werken van grof naar fijn

* Initiatieffase --> start met een probleem of idee --> beslismoment + document: Startnotitie

* Definitiefase --> projectteam wordt gevormd, grove fasering en planning, inventarisatie, risicoanalyse en haalbaarheidstudie --> beslismoment + document: Projectplan

* Ontwerpfase --> Hoe gaan we het doen, evenementontwerp --> beslismoment + document: Evenementontwerp

* Voorbereidingsfase --> uitwerking, acties --> beslismoment + document: Activiteitenplan + Plan van aanpak

* Realisatiefase --> uitvoering

* Nazorgfase --> afwikkeling, evaluatie, effectmeting

opstellen van een projectplan

welk onderdeel is niet belangrijk in de initiatiefase

1. bepalen van de haalbaarheid van het project
2. een goedgekeurd projectvoorstel
3. opstellen van het projectplan
4. onderzoeken van de projectaanleiding

waar staan de letters van SWOT voor?

3.2 de beheersingsfactoren

factoren voor beheersing

1. kwaliteit

2. organisatie

3. faciliteiten

4. tijd

5. informatie

6. geld

Kwaliteit

voorafgaand eisen formuleren

voortdurend streven naar verbetering

Organisatie

taken en verantwoordelijkheden vastleggen

afstemming tussen projectteam en opdrachtgever

heldere organisatie levert bijdrage

Faciliteiten

locatie, ruimte, specifieke voorzieningen: rolstoel

geluidsapparatuur, licht, catering, bewaking, schoonmaak en afvaltransport

benodigde verzekeringen en vergunningen

financiële middelen en menskracht

Tijd

doorlooptijd= de tijd waarbinnen het project moet worden afgerond

belangrijk! maak een planning

balkenschema

Informatie

het opstellen van een matrix

- op welke manier informatie

- afspraken over belangrijke documenten, waar staan die

- afspraken over versiebeheer, wanneer verschillende leden aan het zelfde  document werken

Geld

doorslaggevende rol

een schatting maken van kosten bij aanvang

begroting opstellen 

belangrijk! projectleider kijkt voortdurend hoe het er voor staat-> financieel

3.3 Een voorbeeld van een projectplan

De acht stappen voor het vormgeven van een project

.

Analyse: Relevante organisaties, overige betrokkenen en achterstanden gebied

Doelgroep: Welke jongeren wil je bereiken, wie wil je nog meer bereiken

Doelen: Welke maatschappelijke effecten wil je bijdragen?  

Activiteiten: Wat gaan we doen? Welke doelen moeten er bereikt worden 

Organisatie: Hoe gaan we het doen? Hoe betrekken we de doelgroep? 

Randvoorwaarden: Wat hebben we nodig?

Evaluatie: Hoe kunnen de resultaten aangetoond worden?

Verankering: Hoe verankeren we de resultaten 

De 6 fasen van een groot evenement

Initiatiefase (idee)

Definitiefase (wat)

Ontwerpfase (hoe)

Voorbereidingsfase (hoe te maken)

Realisatiefase (maken)

Nazorgfase (in stand houden)

Initiatiefase (idee)

• Aanleiding formuleren of vaststellen
• Aanstellen projectleider
• Projectgroep samenstellen
• Doelgroep
• Globaal beeld vormen

Definitiefase

• Concreet formuleren resultaat
• Opstellen PvA
• Globale planning werkzaamheden
• Vaststellen randvoorwaarden

Ontwerpfase

• Regelen contracten en vergunningen
• Opstellen begroting
• Vaststellen PR
• Werving en selectie vrijwilligers
• Bepalen en uitwerken evaluatiemethoden
• Gedetailleerde planning werkzaamheden

De voorbereidingsfase

• Opstellen dagdraaiboek: plattegrond, EHBO, schema etc.
• Opstellen programmaboekje

Uitvoeringsfase

• In deze fase gaat het om het coördineren en controleren van de werkzaamheden uit het draaiboek. Het uitvoeren van het evenement.

Nazorgfase

• Het evenementen word afgesloten door aandacht te schenken aan: bedanken relevante personen, PR zaken, afhandelen financiën, evaluatie en rapporten/presenteren resultaten.

Wat is de uitvoeringsfase?

1. Het uitvoeren van het dagdraaiboek
2. Het maken van het dagdraaiboek
3. Het realiseren van het voorbereidend draaiboek

Wat gebeurt er in de definitiefase?

1. Aanstellen projectleider
2. Opstellen begroting
3. Opstellen plan van aanpak
4. Vaststellen randvoorwaarden

Rondvraag

Vragen?