Business Writing: emails

• Engels
• MBO
• Studiejaar 1

Writing for Business

Today's objective: how to write a formal and informal email

Use the right register

You need to think about who you’re writing to. Maybe it’s a friend, someone you don’t know that well, or a complete stranger. Establishing your audience will help you decide if you need to use a formal, neutral or informal register.

As a general rule, only write an informal email when you know the reader well, such as a friend or classmate. 

Keep it organised

English works well with short, simple sentences. It’s also a good idea to break your email into paragraphs. And if it’s really complex, don’t be afraid to use bullet points. Although there is some variation between an informal and formal email, one thing is clear – a good one always follows the same six-step structure:

Subject line

People are busy, and your email is one of many in their inbox. That means you want to keep the subject line meaningful and concise so they don’t hit the delete button before they’ve even opened it. Think about one clear sentence that conveys the main idea of your email.

Some examples:

• Copy of your ID
• Order No. 785431
• Your registration
• Invoice No. TH308221

Greeting

Greetings are important in any email. In formal emails always use "Dear ..."

We normally use a comma after the opening phrase, and then begin a new line after the person we’re writing to. Take a look at these different ways to begin your email:

Informal                                               Formal / Neutral

Hi Carlos,                                             Dear Luka,

Hello,                                                     Dear Mr/Ms/Mrs/Miss Chan,

                                                                 Dear Recruiting Director,

Opening

Often after the greeting we write an opening line. This is normally a polite gesture to establish a good relationship with the reader. It could be to wish someone well, introduce who you are, or state why you’re writing. Here are some examples:

 

Informal                                                                      Formal / Neutral

How are you?                                                            I am writing to tell you…

How are things going in London?                  This is Tim from Accounting.

                                                                                        

Main body

The main body of your email should also have a clear and specific purpose. This could be anything from suggesting a birthday present for a friend or giving feedback on an event you attended. Here’s some useful language you could use:

  

Informal                                                                                                          Formal / Neutral

Guess what!                                                                                                  I’m pleased to tell you that…

Can you tell me…?                                                                                      I’m writing to ask you about…

 Thanks for your help!                                                                              Many thanks for your help.

Brilliant! I can’t wait!                                                                                 I was so happy to receive your news …

Why don’t you … ?                                                                                      Have you considered … ?

Why don’t we … ?                                                                                        My suggestion would be to …

Sorry!                                                                                                               Please accept my apologies.

Closing

Before signing off at the end of your email, it’s a good idea to finish with a closing statement. In a formal email this might be requesting some form of action. In an informal email it might be just to send some good wishes. 

                                                                         

Informal                                                                                Formal / Neutral

I can’t wait to see you!                                                    Hope to hear from you soon.

                                                                                                   I look forward to meeting you.

                                                                                                   Thank you in advance..

Signing off

,

Saying goodbye is the last thing you do at the end of an email, so you want to get it right.  Again, you must use a comma after the closing phrase and capitalise the first letter. These are some of the most common ways to end an email.

 Informal                                                                                Formal / Neutral

Take care!                                                                              Kind regards,      

Lots of love,                                                                          All the best

Cheers,                                                                                   Best wishes,

                                              

Assignment 1

Je hebt vanmorgen aan de balie met mevrouw Bourundia gesproken. Mevrouw Bourundia komt uit Algerije en is met haar gezin in Nederland komen wonen omdat ze hier een goede baan heeft gekregen bij de Radboud Universiteit. Zij had vanochtend een vraag over inschrijving in de gemeente. Je hebt haar de procedure verteld wat ze moet doen. Je hebt haar beloofd alles nog eens op een rijtje te zetten voor haar in een e-mail. Uiteraard doe je dat in het Engels omdat zij de Nederlandse taal nog niet machtig is.

Uitwerking:

Verwijs naar het gesprek dat je vanmorgen hebt gehad. Geef aan dat zij zich binnen vijf dagen na de verhuizing (adreswijziging) moeten inschrijven bij de nieuwe gemeente. Je hebt mevrouw Bourundia vanochtend doorverwezen naar de betreffende afdeling. Geef in het kort de procedure nog eens aan en geef aan dat ze een geldig legitimatiebewijs meeneemt en een kopie bewijs van haar adres hier (koopcontract of huurcontract)

Sluit op correcte wijze je mail af. 

Assignment 2

Henry Porter laat zich in een rechtszaak bijstaan door Advocatenkantoor Holt. Henry is al lange tijd klant bij het advocatenkantoor. Het intakegesprek met betrekking tot de rechtszaak heeft plaatsgevonden en het dossier is opgemaakt. Er ontbrak echter nog een kopie van een geldig identiteitsbewijs. Het kantoor heeft hem gebeld met het verzoek nog een kopie van zijn ID bewijs aan te leveren.  Na dit telefoongesprek met dhr Porter stuur je hem een e-mail zodat je er zeker van bent dat je de kopie snel in je bezit hebt en het dossier compleet is voor aanvang van de rechtszaak. 

 

Zorg ervoor dat je in de e-mail de volgende zaken vermeldt: 

 

• Verwijs naar het telefoongesprek van die ochtend 
• Geef aan dat je op zeer korte termijn een kopie nodig hebt van een geldig ID en vermeld de reden waarom: 

             > de oude is verlopen   

             > de rechtbank aanvaardt een rijbewijs niet als een geldig identiteitsbewijs  

• Sluit de mail naar behoren af en vergeet niet te vermelden dat hij de kopie paspoort ter attentie van jou moet sturen.  

Assignment 3

 Je hebt vanmorgen, telefonisch, met een nieuwe cliënt van jullie gesproken om een intakegesprek te plannen met hem. Met alle nieuwe cliënten wordt een intakegesprek gevoerd om een aantal persoonlijke zaken te inventariseren.  Je schrijft dhr Albright, zoals vanmorgen afgesproken, een e-mail om alles nog eens op een rijtje te zetten voor hem. 

 

 

• Verwijs naar het telefoongesprek dat je met dhr Albright hebt gehad die ochtend.  
  
• Benoem nog eens dat de intake bedoeld is om de relevante persoonlijke gegevens van dhr Albright te bespreken. 
  
• Bevestig dat de intake plaats zal vinden op donderdag 11 juni om 2 uur ´s middags. 
  
• Geef aan dat hij niet moet vergeten een geldig identiteitsbewijs mee te nemen, bij voorkeur een paspoort. 
  
• Sluit op juiste wijze af. 
  

  

Assignment 4

Zojuist heb je een gesprek gevoerd met dhr J. Norton. Hij had een vraag over de aangifte van zijn tweeling die binnenkort geboren zal worden. Tijdens het gesprek heb je hem uitgelegd wat hij hiervoor moet doen. Je hebt beloofd alles nog eens op een rijtje te zetten in een mail zodat hij dat na kan lezen. Zoals je weet verblijft dhr Norton nog maar kort in Nederland en is de taal dus nog niet machtig. De mail schrijf je derhalve ook in het Engels.  

  

Zorg ervoor dat je in de e-mail de volgende zaken vermeldt: 

 

• Verwijs naar het gesprek van die ochtend 
  
• Leg nogmaals, puntsgewijs, uit wat dhr Norton moet doen 
  
• Vergeet niet nog eens duidelijk te maken wat de Nederlandse gewoonten zijn na de geboorte van een kind. 
  
• Sluit de mail naar behoren af