Speaking / writing helpdesk / telephone

• Engels
• MBO
• Studiejaar 2

Speaking / writing

Telephone calls

Baliegesprekken

Today

Speaking: 

- Telephone calls

- Small break

- Baliegesprekken

Goals

You know the structure of a helpdesk and telephone conversation and what to expect.

Telephone calls

Telephone calls examples

5+5 minutes

There's always a situation:

- Je leidinggevende heeft je gevraagd om zijn/haar afspraak te verzetten met een Engelse klant. Je doet dit via de telefoon.

Telephone calls examples

There are always requirements:

-Je opent het gesprek gepast.

-Je geeft aan waarom en voor wie je belt.

-Maak excuses en stel een nieuwe afspraak voor.

(Er zijn vaak meer eisen waar het gesprek aan moet voldoen)

Telephone calls examples

There's always a situation:

- Een klant belt naar jouw bedrijf. De klant zou vorige week informatie over een geplande vergadering toegestuurd krijgen maar heeft dit nog niet ontvangen. 

Telephone calls examples

There are always requirements:

-Je opent het gesprek gepast.

-Maak excuses en stel voor om de informatie meteen te sturen.

-Je vraagt naar het e-mailadres en andere gegevens van de klant.

(Er zijn vaak meer eisen waar het gesprek aan moet voldoen)

What are the rules
during a telephone call?

Rules

When answering the phone:

- Say your company's name, your department and you own name.

- Ask what the caller's name is (if they haven't told you already) and ask how you can help.

Rules

When you're calling:

- Say your company's name, your department and you own name.

- Inform them of the reason you're calling. 

Telephone call exercise

React to the following situations in English.

I will ask some of you to read your answers aloud (to practice your speaking ;) )

Er zijn geen eisen bij deze situaties. Dit is gewoon om te oefenen.

A client calls your company (you can make up the name) and you answer the phone:

The client: ''Hello, I had an appointment with Ms. Harmon (your boss) at 12:00 but I would like to reschedule.''

The client: ''Would it be possible to move the appointment to tomorrow at 2 o'clock in the afternoon?''

The client: ''Wonderful. I have another question. How long would it take to get to your office from the airport?''

Telephone call exercise

- The exam conversations will be a bit longer (3-5 min)

- You will have to ask or answer more questions.

- Be sure to follow the requirements.

The client: ''Thank you very much for your help.''
End the phone call in a polite way:

Baliegesprekken

Baliegesprekken

Not that different:

- You greet the visitor.

- You ask them how you can help.

- You respond to the questions and needs of the client.

- You end the conversation in a polite manner.

Baliegesprekken

(3-5 min)

There's always a situation:

- Een Engelse bezoeker komt voor een afspraak die door omstandigheden niet door kan gaan. Je staat de bezoeker te woord en helpt een nieuwe afspraak te maken.

Baliegesprekken

There are always requirements:

 

- Je begroet de bezoeker en vraagt hoe je kan helpen.

- Je informeert de bezoeker dat de afspraak niet door kan 

- Etc.

Baliegesprek exercise

React to the following situations in English.

I will ask some of you to read your answers aloud (to practice your speaking ;) )

Er zijn geen eisen bij deze situaties. Dit is gewoon om te oefenen.

A visitor walks to the counter. You greet / welcome them:

Visitor: ''Hello, I have an appointment with Ms. Harmon at 2. Could you tell me where to go?''

Visitor: ''Hello, I have an appointment with Ms. Harmon at 2.'' You check the agenda and respond:

Visitor: ''Could you tell me how to get to her office?''

Visitor: ''Thank you.''
You end the conversation in a polite way:

Practice situations 

Teams > bestanden > Speaking > Telefoon/baliegesprekken

These are exam examples so you can get a better picture.

That's all for now

Enjoy the holiday!