Les 2

• Pedagogisch werk
• MBO
• Studiejaar 1

Plannen en organiseren

Evenementen organisatie

Hoofstuk 2 

Kruiswoordpuzzel

Interne evenementen

•Er zijn 2 soorten evenementen

•Interne (netwerkgroepen)

•Bijvoorbeeld: personeel, familie en aandeelhouders

•Externe (netwerkgroepen)

•Bijvoorbeeld: klanten, leveranciers en publieksgroepen

•(intern) Evenement: “Een bijzondere bijeenkomst van mensen uit netwerkgroepen met als doel het verstevigen van de relatie”

•Ieder evenement heeft dezelfde algemene eisen

•Doel, Thema, organisatie en plan(matig)

Verschillende vormen interne evenementen:

•Personeelsactiviteit

•Productpresentatie

•Vergadering

•Congres

•Teambuilding

•Seminar

•Bedrijfsuitje

•Kick-off meeting

Verschillende vormen

Opdracht uitleg:

Personeelsactiviteit: 

“Een intern evenement waarin een bijzondere sociale activiteit voor het personeel centraal staat”

Zoals: jubileum, afscheid, bedrijfsfeest, opening of een sportdag

De activiteit moet gepland zijn, mensen moeten zich kunnen aanmelden, het moet een goede inhoud hebben, voorzien van een draaiboek, doe het goed of doe het niet (financiën) en vernieuw in je organisatie

Vergadering: 

“Een formeel en systematisch overleg tussen werknemers en leiding gericht op onderwerpen die samenhangen met de werkzaamheden”

Formeel 

Volgens procedures, zakelijk

Systematisch 

Regelmatig gepland en structuur

Overleg

 Interactief, geen eenzijdige spreker

Werkzaamheden

Werk gerelateerd, werkbevordering

Product presentatie: 

“Het presenteren van het meest actuele productaanbod met bijbehorende doelgroepen- en voorwaarden aan de (verkoop)medewerkers”

•Presenteren

•Actueel > up2date

•Productaanbod > Zowel nieuw als oud (vergelijken)

•Doelgroepen > Voor welke doelgroep bestemd

•Voorwaarden > geef de mogelijke valkuilen aan

•Medewerkers > presenteer aan al het personeel

Congres: 

“Regelmatige bijeenkomst van een groep mensen om een onderwerp te bespreken. Enkele dagen durend, met verschillende sessies, aandacht vergrotend voor onderwerp of vakgebied”

• Zowel nationaal als internationaal

• Meerdere dagen (dus overnachtingen regelen)

• Gericht op voorlichting (informeren, enthousiasmeren en amuseren)

Personeels-activiteit

Vergadering

Product-presentatie

Congres

Bijeenkomst van een groep mensen om een onderwerp te bespreken, enkele dagen durend!

Intern evenement waarin sociale activiteit centraal staat

Formeel overleg tussen werknemers en leiding 

Demonstreren van aanbod gericht op doelgroepen- en voorwaarden aan de medewerkers

Vergelijkbaar met een congres, maar kleinere opzet, gericht op kennis opdoen

Aftrap/onthulling campagne, actie of activiteit

Motiveren en enthousiasmeren van medewerkers

Belonen van medewerkers 

Seminar

Kick-off
Meeting

Team
Building

Bedrijfsuitje

Wat moet er als eerst gebeuren bij een evenement ?

Locatie  

> Een evenement start met het kiezen van een thema

> Dit in combinatie met de locatie geeft sfeer

> Grote uitdaging - Origineel en verrassend
    Alles is mogelijk! 

Maar op welke manier? 

Locatie:

Eigen bedrijf:
- Veel mogelijk (grote kantine, sporthal, ontvangstruimte, vergaderzaal)
- Financieel aantrekkelijk

Extern bedrijf
- Bijzondere locaties
  (Kasteel, sportcentrum, attractiepark, industrieterrein, theater, schip etc.
- Financiën zijn geen probleem, ga voor origineel

Tijdelijke locatie
- Aankleding volledig naar wens opdrachtgever
- Veel opbouw tijd, vergunningen enz.  

Thema Middeleeuws

Aankleding locatie:

Aankleding en uitstraling bieden kansen

Hartelijk en sfeervol ontvangst wordt als gastvrij ervaren

Aankleden kan zeer divers: 

> Bloemen en planten 

> Decorstukken en rekwisieten

> Interieurspecialisten 

> Verhuurbedrijven van decoratiemateriaal 

> Extra sfeer licht 

Verlichting:

Wat voor soort catering kennen we ?

Catering:

> Catering is geïntegreerd binnen evenementen

> Ondersteunende factor voor succes

> Altijd afgestemd op de wensen van de verwachte doelgroep
> Doel is extra inkomsten genereren

> Hygiënisch verantwoorde producten adhv HACCP* systeem

HACCP 
HAZARD ANALYSIS CRITICAL CONTROL POINT 

Soorten catering:

1. Catering op eigen locatie
2. Catering van buiten op een willekeurige locatie
3. Publiekscatering
4. VIP Catering
5. Cast- en Crew catering

Vul de juiste catering in: 

Skybox AJAX

Staatsbanket

Koninklijke gasten

Attractiepark

Gouden PIJL

Hello Festival

5 sterren restaurant 

 

VIP Catering

Cast en Crew

catering

lunchpakket

Restaurant in Kasteel

Itaaliaanse 

IJs mobiel

Catering op eigen locatie

Attractiepark, Themarestaurant, Kastelen

Catering van buiten op een willekeurige locatie

Hotdog kraam, Italiaanse IJs mobiel

Publiekscatering

Gouden Pijl, Hello Festival

VIP catering

Skybox bij Ajax, Staatsbanket Koninklijke gasten

Cast- en Crew catering

Lunch bij Zwarte Cross

Antwoorden:

Personele inzet: 

Goede presentatie en professionele uitstraling bieden kansen voor extra omzet.

Evenement manager is hier verantwoordelijk voor en is dus gedurende het evenement breed inzetbaar.

1.Voorbereidend

•Controle apparatuur en ruimte, inrichting buffetten, opdekken

2.Uitvoerend

•Ontvangst, controle serveren, aanvullen, advies gasten

3.Afrondend

•Afscheid nemen, afronding garderobe, afbouw en opruimen

Etiquette: 

Begroeting en converseren, kleding en make up, gedrag aan tafel, uitnodigingen, geschenken kiezen en geven, hoffelijkheid en behulpzaamheid.

Als evenement manager dien je dit te bewaken. Maak bewust je keuzes! 

Lees en leef je in, in je gast!

Deze video is niet meer beschikbaar

Welke video was dit?

HACCP:

Hazard Analyses Critical Control Points

Of wel, kritische controle punten om gevaren op het gebied van voedselveiligheid te vermijden.

Bedreigingen komen voor tijdens de bereiding, behandeling, verpakking of het vervoer van levens middelen.

Gevaren zijn (Hazard Analyses):

1.Microbiologisch, bacteriën, virussen, schimmels en gisten

2.Chemisch, bestrijdingsmiddelen en reinigingsmiddelen

3.Fysisch, steentjes, hout, glas enzovoort

HACCP: