Week 1

• Business Service
• MBO
• Studiejaar 1

Thema 

Ik als de Business Assistant

Business Service 

Week 1

Les 1

Planning

• Wat is een Business Assistant?
• Wat zijn de taken van een Business Assistant
• Werkproces Facilitair
• Facilitaire werkzaamheden
• De bewijzen voor facilitair 

Lesdoelen

• Aan het einde van de les kun je de rol van een Business Assistant uitleggen.
• Aan het einde van de les weet je  verantwoordelijkheden en taken van een Business Assistant te benoemen.
• Aan het einde van de les zal je het begrip "facilitair" begrijpen en kunnen uitleggen hoe facilitaire processen bijdragen aan de algemene bedrijfsvoering.
• Aan het einde van de les zal je in staat zijn om diverse facilitaire werkzaamheden te benoemen en begrijpen hoe deze bijdragen aan de werkomgeving.

Wat is een Business Assistant?

Je werkt in een ondersteunende, dienstverlenende en servicegerichte omgeving bij een bedrijf. Hier voer je veel verschillende werkzaamheden uit. Je ontvangt bezoekers en klanten, geeft informatie en beantwoordt vragen. Dit kan face-to-face, telefonisch, maar ook online

Taken van een Business Assistant

- Bezoekers ontvangst en (telefoon)gesprekken

- Brieven/mail verwerken en goederen in ontvangst nemen

- Agenda en een reserveringssysteem beheren

- Administratieve gegevens invoeren en archiveren

- Digitaal formulieren invullen en verder afhandelen 

Waar kan je werken? 

1. Bedrijven en Ondernemingen
2. Non-proforganisaties.
   
3. Overheidsinstanties
4. Adviesbureaus
5. Gezondheidszorg
6. Onderwijsinstellingen
7. Juridische Kantoren
8. Technologiebedrijven

Profieldeel W1: Facilitair

Wat houdt Facilitair in?

Facilitair zorgt voor:

• Soepel verloop binnen werkomgeving
• ARBO-regels
• Welzijn werknemers

Voorbeelden

• Klaarzetten van vergader- en eventruimten
• Zorgen voor catering tijdens
  
• Vergaderingen en events
• Uitvoeren van eenvoudige onderhouds- en herstelwerkzaamheden
• Melden van storingen en onderhoud
• Collega’s helpen met ICT-oplossingen
• Helpen met interne verhuizingen
• Hulp bieden bij onveilige situaties
• Ondersteuning bieden bij onderhoud en schoonmaak

Hoe gaat facilitair te werk?

Meldingen:

• Grote bedrijven sturen meldingen via hun eigen software/online 
• Kleine/middelgrote bedrijven gebruiken een meldings-/telefoonnotitieformulier

Voorbeeld meldingsformulier

De bewijzen voor Facilitair P1-W1

Vergaderen

Vergadering = een bijeenkomst van mensen in de organisatie en/of met mensen van buiten de organisatie.

Agenda = de lijst van bespreekpunten tijdens de vergadering. De agenda wordt van te voren naar de deelnemers gestuurd.

Het plannen van een vergadering

Agendapunten vaststellen houd rekening mee met:

- Het doel 

- Verwachting richting deelnemers

- Lengte van bespreking

- Bijbehorende stukken

Deelnemers vergadering:

- Je hebt een voorzitter nodig

- Een notulist

- Overige deelnemers (bijvoorbeeld per afdeling):

Het plannen van een vergadering

De agendapunten staan vast en wat daarna?

1. Afspraken maken met de organisator (wie de vergadering aanvraagt)

2. Uitnodiging en bijbehorende stukken naar deelnemers sturen;

3. Vergaderruimte vastleggen; (Facilitair)

4. Bestelling doen bij catering; (Facilitair)

5. Soms contactpersoon zijn voor externe gasten.

Meldingen komen aan bij facilitair

1. Je kijkt naar welke vergaderruimte er die tijdstip beschikbaar is.

2. Je kijkt of de aantal deelnemers passen in de vergaderzaal.

3. Je controleert op de schoonmaak, is de vergaderzaal schoon?

4. Je controleer voor de juist geur.

5. Je controleert voor de juiste kamertempratuur 20 a 21 graden.

6. Je controleert voor de juiste luchtvochtigheid van 40-70 graden. 

Opdracht: De juiste vergaderzaal

Opdracht A: Je wordt door gebruikers gebeld om een zaal voor hen te reserveren. Maar welke zaal is nu het meest geschikt? Je wilt natuurlijk niet een vergaderzaal die geschikt is voor 25 personen vullen met maar 4 personen.

Lees de bijlage: zaalverhuur en maak de opdracht.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Opdracht: B. E-mail versturen

Geef een passende reactie op de volgende email. Gebruik sjabloon email. 

Ik heb deze les iets nieuws geleerd.

Helemaal mee eens

Mee eens

Niet mee eens en niet mee oneens

Niet mee eens

Helemaal niet mee eens