L1 Organiseren van een evenement

• Activiteiten Doelgroepen Bewegen
• MBO
• Studiejaar 1

Organiseren van een evenement

Les 1 Initiatiefase 

Vandaag

• Voorstellen
• Leerlijn
• Opdracht maken
• Vragen en afsluiting

Periode planning

les 1: Inleiding + fase 1 voor het organiseren van een evenement
les 2: Fase 2 voor het organiseren van een evenement
les 3 Fase 3 voor het organiseren van een evenement
les 4: Fase 4 voor het organiseren van een evenement
les 5:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 6:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 7:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel
les 8:  Presenteren van het evenement + uitvoeren 1 onderdeel

Wat is een evenement?

Wat is een evenement?

Een eenmalige of een jaarlijks terugkerende (knutsel/ beweeg) activiteit of een publieke gebeurtenis

Deze hebben meestal een bijzondere aanleiding en/of specifiek doel

Dit kunnen kleine of grootschalige evenementen zijn

Kleinschalige 

evenementen

Grootschalige

Evemenenten

Er zijn veel medewerkers, zowel professionele krachten als vrijwilligers

Richt zich op grote aantallen deelnemers, toeschouwers en bezoekers.

Het kent een organisatiecomité en meerdere commissies

Men begroot vooraf de haalbaarheid

Men verwerft financiën bij overheid en/of sponsoren, fondsen en deelnemers; bezoekers en toeschouwers dragen eveneens financieel bij 

Het duurt een of twee dagdelen

Het heeft eigen medewerkers, zowel professionals als vrijwilligers

Men haalt financiën uit het activiteitenbudget en vraagt eventueel een bijdrage van de deelnemers. Subsidie en sponsors niet of beperkt van belang

Het gaat vooral om de hoofdactiviteit

Het heeft eigen medewerkers, zowel professionals als vrijwilligers

Vier fasen van organiseren

Fase 1:     Initiatieffase 

Fase 2:     Voorbereidingsfase

Fase 3:     Uitvoeringsfase

Fase 4:     Evaluatiefase 

Ook wel het draaiboek

Fase 1: Initiatieffase

Is de fase waarin een draaiboek wordt opgemaakt 

Wat is een draaiboek?

Waar gebruik je het voor?

Wat is een draaiboek? 

benaming voor een communicatiemiddel, dat refereert aan een gebeurtenis, script of evenement, waarin tot in detail beschreven staat wat er gebeuren moet, 

Waar gebruik je het voor?

welke middelen daarvoor nodig zijn en wie welke taken heeft.

Waarom gebruik je een draaiboek?

bv:

- vooraf de werkzaamheden goed in beeld krijgen

- wie heb je allemaal nodig

- wat heb je allemaal nodig

- op het moment zelf de regie goed kunnen voeren, gaat alles nog volgens planning?

Vraag

Bekijk het filmpje en benoem op de de volgende slide;

Benoem wat er in een draaiboek moet staan

0

Let goed op: diverse onderdelen van het draaiboek komen aan bod in dit filmpje. 

Benoem wat er in een draaiboek moet staan?

Er zijn verschillende functies langs gekomen, verschillende onderdelen van het festival. 

Kunnen jullie benoemen wat je hebt gezien?  

Fase 1: Initiatieffase

• Aanleiding formuleren
• Projectgroep samenstellen
• Doelgroep en doel vaststellen
• Globaal beeld van het evenement vormen, vaststellen van de randvoorwaarden
• Voorbereidend draaiboek opstellen

Ook wel het draaiboek

Onderdelen draaiboek  

5 W's en 1 H methode

1. WAAROM
2. WIE
3. WAT
4. WAAR
5. WANNEER
6. Hoe

1. WAAROM? Voor welke gelegenheid bv.? Naar aanleiding van de gevonden reden(en) bepaal je wat voor een activiteit je gaat organiseren.

2. WIE? Voor wie, welke leeftijdsgroepen wil je een activiteit gaan organiseren?

3. WAT? Wat doen? Wat is het doel? Dit heeft te maken wat voor een doelgroep c.q. leeftijdsgroep je voor ogen hebt. 

4. WAAR? Als je weet wat voor een activiteit voor wie gaat organiseren moet je gaan plannen waar je deze activiteit kunt gaan houden. Houdt hierbij rekening met de doelgroep. 

5. WANNEER? Je moet hierbij rekening houden met bijv.: (School)vakanties, beschikbaarheid van de accommodatie zelf, wordt er nog meer georganiseerd op dat moment? En houd rekening met de voorbereidingstijd die je nodig hebt!

6. Hoe? Hoe en op welke manier ga jij deze activiteit organiseren? 

De eerste vijf W’s zijn snel te beantwoorden. Maar hoe je de activiteit gaat organiseren gaat niet zo snel. Daar komt veel meer bij kijken! 

6. Hoe (welke manier)

1. Planning en voorbereiding

• Overzicht van de taken --> Wat moet er gedaan worden?
• Taakverdeling --> Wie doet wat en is waar verantwoordelijk voor?

Hierbij kan je denken aan het regelen van de accommodatie, publiciteit (online en offline media), Poster, het maken van een begroting, plattegrond, activiteiten enz. Maar ook het regelen van hulp van derden hoort hierbij. 

Bestaat uit 2 onderdelen:

6. Hoe (welke manier)

2. De organisatie van de activiteit: Realisatie 

• Voor de dag zelf maak je een dag-draaiboek 
• Hierin maak je afspraken met elkaar over de activiteit 

Bijvoorbeeld: hoe laat iedereen aanwezig, plattegrond, duidelijkheid wie waarvoor verantwoordelijk is (denk aan bardienst, garderobedienst, optredens, ontvangst van sprekers en bedankjes 

Waarom

Wie

Wat 

Waar

Wanneer

Welke manier (hoe)

21 augustus 2021

Planning

Opening nieuw bedrijf

Gastenlijst 

Thema

Locatie 

Begroting

Hulp van derden

Voorbereidingstijd!

Andere activiteiten?

Hoe laat aanwezig?

Opdracht

Denk aan je eerstvolgende 'grote-verjaardag' (bv. 16e, 18e, 21e of 25e verjaardag.) 

- 

• Maak het blad wat je krijgt

Nadat de opdracht is uitgevoerd, 1 of 2 leerlingen uitvragen over wat ze hebben opgeschreven. 

Voor de volgende les 

• Lever je het blaadje in wat je gekregen hebt 

• Volgende les maak je het draaiboek voor je 

Vragen?