Vergaderen hoe doe je dat

• Participatie
• MBO
• Studiejaar 2

   vergaderen 

Zoek op!

Wat zijn de taken van een voorzitter? 

Brainstorm met je team en zoek online naar de taken

les 2

taken van een voorzitter

Een voorzitter : maakt een agenda  en stuurt deze tijdig naar de leden van de vergadering.

1. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering.

2. Denk aan het reguleren van het gesprek

3. het inleiden van nieuwe agenda punten

4. maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.

5. Tijd in de gaten houden

6. Contact houden met de notulist

Zoek op!

Wat zijn de taken van een notulist? 

Brainstorm met je team en zoek online naar de taken

taken van een notulist

notulen

Notulen is een officieel verslag van een vergadering

Notulist maakt aantekeningen/steekwoorden die hij later uitwerkt tot een complete tekst en aan de deelnemers en voorzitter stuurt

de kop van de notulen

naam van de vergadering

plaats en datum

begin en eindtijd

namen van aanwezigen

namen van de afwezigen

notulist

de tekst van de notulen

Geef duidelijk de agendapunten aan met nummer en naam

Besluiten en acties laat je opvallen, denk aan een actielijst

Wat zijn de belangrijkste taken van een notulist

Een notulist zorgt dat de notulen tijdig wordt verstuurd.

1. Zorg dat je ruimschoots op tijd bent voor de vergadering, want je taak begint al voordat de vergadering begint.

2. Noteer de datum en het tijdstip van de vergadering en de namen van de aan- en afwezigen.

3. Volg het gesprek zo geconcentreerd mogelijk

4. Je moet zelf meepraten met het bespreken van de zaken aangezien je ook een Deelnemer van het project bent.

5. Noteer belangrijke zaken en alle afspraken die gemaakt worden.

6. Geef in de notulen aan wie, wat, wanneer en hoe zijn taak moet uitvoeren.

7. Vraag om verduidelijking van wat er gezegd is.

8. Vraag bij twijfel of iets genotuleerd moet worden.

9. Werk de notulen (na de vergadering) op een verzorgde manier uit.

10. Zorg ervoor dat de Deelnemers van het project de notulen zo snel mogelijk in hun bezit hebben.

Fases in een vergadering

Er zijn verschillende fases in de vergadering. De volgende slides zie je wat er belangrijk is per fase. 

fase 1 : Voorbereiding

1. Ga na wat er van jou verwacht wordt. Overleg met de voorzitter welke verslagvorm.

2. Verzamel de gegevens van de vergadering. Denk hierbij aan de uitnodiging (plaats, datum, tijd, soort vergadering), vergaderdoel en de notulen van de vorige vergadering.

3. Weet wie er aan de vergadering deelneemt: voorzitter, namen en hoedanigheden van de deelnemers.

4. Heb je de agenda en alle aanvullende documenten ontvangen? Bestudeer ze ook grondig voor de vergadering. Zo weet je meteen waarover het gaat.

5. Bespreek indien nodig de onduidelijkheden met de voorzitter of met je manager.

6. Maak eveneens afspraken over hoe je aangeeft dat er iets onduidelijk is. Dit kan bv. door aan de voorzitter te vragen bepaalde punten nog even kort samen te vatten.

7. Zorg dat je het nodige materiaal ter beschikking hebt. Denk maar aan pennen, papier, laptop, …

fase 2: Tijdens vergadering

1. Zorg dat je bij aanvang alle documenten bij de hand hebt, ook diegene die pas tijdens de vergadering worden verdeeld.

2. Neem indien mogelijk naast de voorzitter plaats. 

3. Maak jezelf bekend als notulist (of zorg ervoor dat de voorzitter dit doet).

4. Noteer wie er allemaal aanwezig is.

5. Maak voldoende notities van alle besproken agendapunten.

6. Noteer per agendapunt het doel van het punt, de beschikbare informatie, een beknopte weergave van de bespreking en de eventuele conclusie.

7. Ga na of alle agendapunten behandeld worden.

8. Vraag opheldering bij onduidelijkheden.

9. Noteer alle afspraken en de datum van de volgende vergadering.

fase 3: Na de vergadering

Na de vergadering

1. Wacht niet te lang om je notulen uit te werken. Hoe langer je wacht, hoe minder duidelijk je je de vergadering zal herinneren.

2. Neem de tijd om je notulen tot een verslag te herwerken. Haast en spoed …

3. Zijn er nog onduidelijkheden? Bespreek ze met je manager of met de voorzitter van de vergadering.

4. Lees jouw verslag voldoende na. Niets is zo onprofessioneel als schrijf- of stijlfouten in een verslag.

5. Heb je het perfecte verslag klaar? Verspreiden dan maar! Alle deelnemers dienen een kopie te krijgen. Vergeet diegenen niet die zich hebben verontschuldigd.

6. Vergeet het verslag niet te klasseren en te raadplegen voor een volgende vergadering. Het is daarbij essentieel voor de voorbereiding!

Antwoorden op de vragen:
Zijn alle belangrijke punten aan orde gekomen?
Zijn alle fases goed doorlopen?
Was er een notulist?
Was de voorzitter duidelijk? Nam hij de leiding?

opdracht:

 De volgende les gaan jullie beginnen met de eerste vergadering voor het organiseren van de Bingo op locatie. Bespreek en werk de onderstaande punten uit met je groepje.

- stel een agenda op voor de vergadering die voldoet aan de vooraf gestelde criteria. 

- stuur de agenda vroegtijdig aan de deelnemers van het overleg gestuurd zodat zij op tijd op de hoogte zijn van het verloop van de vergadering.

- bepaal de voorzitter van de vergadering, deze leidt de vergadering binnen de vastgestelde tijd. 

- bepaal de notulist van de vergadering, deze maakt notulen met apart de actiepunten van de vergadering. In de notulen worden apart de actiepunten vermeld. 

-  In teams lever je in: de agenda met de rolverdeling.