Les 4 Bronoorzaak bepalen met 5xWaarom

• Voeding
• MBO
• Studiejaar 3

De KAIZEN-stappen

Planning

Week 1 - Introductie en uitleg verbeteropdracht selecteren

Week 2 - Uitleg en oefenen doel opstellen en projectbrief invullen

Week 3 - Uitleg en oefenen met probleem analyseren

Week 4 - Uitleg oplossingen bedenken en selecteren

Week 5 - Uitleg actieplan maken en opstellen

Week 6 - Uitleg en oefenen effecten meten

Week 7 - Bijsturen, borgen en overdragen, oefentoets

Week 8 - Toets

Bronoorzaken bepalen

0

5X-Waarom

1. Oorzaak probleem ontdekken
2. Stel de goede waarom vraag
3. Wees kritisch op het juiste antwoord
4. Stop op tijd

Oplossing: zorgen dat na elke training de ruimte nog minimaal een half uur geboekt is! 

1) Stel de goede waarom vraag

Het kan best lastig zijn om de goede waarom vraag te stellen. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen ‘waarom doet een medewerker niet haar best?’ en ‘waarom doet een medewerker niet haar best om alle velden van het formulier in te vullen?’. Probeer de vraag dan ook zo concreet mogelijk te verwoorden.

2) Wees kritisch op de antwoorden

Ik heb wel eens sessies gehad waarbij mensen uit komen op het beleid van de huidige minister. Really? Is dat echt de oorzaak van je probleem? Waarschijnlijk niet. Wees daarom kritisch op de antwoorden die gegeven worden, en ga niet te snel verder.

3) Stop op tijd met waarom? vragen

Soms kun je wel eindeloos waarom? blijven doorvragen, maar schiet het zijn doel een beetje voorbij. Stop bij het antwoord waarvan je denkt dat als je dat oplost, je probleem voorbij is.

0

Waarom slijt het stenen monument?

Het antwoord: Omdat het elke twee weken intensief wordt schoongemaakt met een hogedrukspuit.

Waarom is het nodig om het monument zo intensief schoon te maken?

Het antwoord: Omdat het elke twee weken helemaal onder de vogelpoep zit.

Waarom zijn er eigenlijk zoveel vogels rondom het monument?

Het antwoord: Omdat er voedsel is in overvloed (het barstte in het monument van de spinnen).

Waarom zijn er zoveel spinnen in het monument?

Het antwoord: Omdat ze zich tegoed doen aan de vele insecten die er rondvliegen.

Waarom vliegen er zoveel insecten rond het monument?

Het antwoord: De insecten komen af op de lampen die elke avond aangaan om het monument te verlichten.

Deze analyse leidde tot een adembenemend eenvoudige oplossing: het moment waarop de lampen werden aangezet werd uitgesteld tot één uur na zonsondergang. Deze simpele actie zorgde dat het aantal insecten op deze plek met maar liefst 90% afnam. Het spinnenfeestmaal was verdwenen. Met de spinnen verdwenen vervolgens ook de gulzige vogels en hun viezigheid. Het gebouw hoefde voortaan lang niet zo vaak meer schoongemaakt te worden.

Het voorbeeld van het slijtende Jefferson Memorial illustreert perfect hoe vijf eenvoudige waarom-vragen genoeg kunnen zijn om tot de kern van een probleem te komen.

Stel je eens voor wat er zou zijn gebeurd als de mensen in het voorbeeld hun probleemanalyse hadden overgeslagen. Dan zouden ze hoogstwaarschijnlijk op zoek zijn gegaan naar alternatieve (en waarschijnlijk duurdere) manieren om het gebouw schoon te maken, zonder dat de oorzaak van het probleem zou worden aangepakt.

Tegelijkertijd maakt het voorbeeld goed duidelijk hoe verleidelijk het is om te vroeg te stoppen met het stellen van waarom-vragen. Als je te vroeg stopt met doorvragen is de kans groot dat je nog steeds een (iets dieper liggend) symptoom aan het bestrijden bent van het daadwerkelijke probleem.

5x Waarom

De methodiek “Five Times Why?”, oftewel “5x Waarom“, is een zeer eenvoudige, doch effectieve tool om de werkelijke oorzaak van een probleem te identificeren. De methodiek start met de probleemstelling waarna men vijfmaal de vraag “Waarom?” stelt. De methodiek stopt zodra de kernoorzaak is bereikt. De kernoorzaak staat in sommige gevallen in relatie tot reeds eerder gesignaleerde aspecten. Onderstaand figuur weergeeft een voorbeeld van de methodiek.

Problemen komen binnen iedere organisatie voor, variërend van kleine dagelijkse issues tot problemen welke aan de basis staan van grote (verbeter-)projecten. Effectief oplossing bieden aan deze problemen vergt een specifieke mate van structuur en beheersing. Wat is de daadwerkelijke oorzaak van het probleem?

Veel organisaties trachten problemen effectief op te lossen zonder dat men de daadwerkelijke oorzaak, welke aan de basis van het probleem staat, identificeert. Registratie van de bron van het probleem is onder andere noodzakelijk om te voorkomen dat het probleem terugkeert. Dergelijke (cyclische) patronen zijn herkenbaar wanneer problemen op onsystematische wijze worden aangepakt.

Waarom was de koffie te slap?

Leeg format 5 Why koffie te slap

Ff oefenen

1. Leg alle kaartjes in de juiste volgorde van probleem naar bronoorzaak
2. Samen controleren met
   5x DAARDOOR