SE-7 Les 1

• Secretariaat
• Vocational Education

AGENDABEHEER

Planning

Les 1 en 2: Hfdst 3 Agendabeheer

Les 3 t/m 5: Workshop

Les 6: Casus over Agendabeheer

Les 7: Examen Agendabeheer 

Doelstellingen

• Soorten agenda;

• op welke manieren je een agenda bij kunt houden;

• hoe je afspraken kunt registreren;

• welke andere taken hierbij horen.

 

Inleiding

Regel en noteer de afspraken van en voor de leidinggevende van zowel interne en externe werkrelaties.

• synchroniseer agenda
• stem agenda onderling af
• bewaak afpsraken en verzet ze indien nodig

Taak van de secretariaat medewerker

De leidinggevende op vaste tijden herinneren aan dingen die moeten gebeuren of afspraken die nagekomen moeten worden

TO-DO list

Het beheren van de agenda 

Afspraken plannen

Waar moet je allemaal op letten als je afspraken en agenda's beheert?

• Communicatie
• Rekening houden met deadlines (ook in agenda plaatsen)
• Duidelijk ovezicht ( noteer gelijk de gemaakte afspraken)
• Duidelijk beeld wie wanneer ingepland kan en wil worden

Wat is een agenda beheren en wat doe je dan precies? 

Je bent bezig met het beheren van je agenda als je:

•Afspraken vastlegt

•Afspraken bewaakt

•Afspraken verplaatst

•Activiteiten voorbereid voor een afspraak

Digitale  agenda's 

Handig om te gebruiken zijn de digitale agenda's

- Uitnodigen ( meerdere personen)

- data keuze 

1.  https://datumprikker.nl/

2. https://www.afspreken.nl/

3. http://doodle.com/nl/.

Wat kan je bijhouden/noteren in een agenda? 

•Afspraken                                            •Verjaardagen

•Huiswerk                                              •Adressen

•Toetsen                                                •Telefoonnummers

•Cijfers                                                   •Vergaderingen inplannen

Etc.

Complex agendabeheer?

Complex agenda beheer is het beheren van meerdere agenda's tegelijkertijd. 

Bijvoorbeeld: jij beheert naast je eigen agenda, ook de agenda's van een aantal collega's/leidinggevende(n). 

Machtigen 

Het is pas mogelijk om een agenda van een ander aan te vullen/aan te passen als die persoon jou hiertoe machtigt. 

Machtigen = toestemming geven/rechten ontlenen

Dus, stel jouw leidinggevende wil dat jij zijn afspraken noteert en beheert, dan moet hij jou eerst machtigen voor toegang tot zijn agenda. 

Wat is belangrijk bij agendabeheer?

• Tijdig en regelmatig overleggen met je leidinggevende over de agenda
• Tijdig plannen en regelen van afspraken
• Snel en nauwkeurig kunnen werken
• Je houden aan bedrijfsprocedures 

Bedrijfsprocedures: geldende afspraken binnen een bedrijf

Soorten agenda's

Papieren agenda

Whiteboard/ planbord

Digitale agenda

Papieren agenda

Wordt minder gebruikt

Bijv: schoolagenda, bureau agenda, 

planner, bullet journal en takenlijst.

medeweker receptie houdt bij een kantooragenda

Whiteboard/ planbord

noteer de afspraken voor de hele week,

hele maand of voor een langere periode.

Werken met verschillende kleuren:

• afspraken van meerdere mensen
• verschillende soorten afspraken

Digitale agenda

Bijvoorbeeld: Microsoft Outlook, Google Agenda en apps op smartphone.

Taken agendabeheer

• Tijdig en regelmatig overleggen met je leidinggevende over de agenda.

• Tijdig plannen en regelen van afspraken.

• Snel en nauwkeurig kunnen werken.

• Je houden aan de bedrijfsprocedures.

• Je houden aan de afspraken in de planning en prioriteitenstelling

Tips voor agendabeheer 

• Noteer vast voor het gehele jaar alle feest - en vrije dagen. 

• Noteer vast alle vaststaande jaarlijks evenementen (bv. beurs).

• Blok momenten in de agenda waarop geen afspraken gepland worden.

• Afspraken niet te strak plannen (houd rekening met uitloop)

Tips voor agendabeheer 

• Bij afspraken buiten de deur --> houd rekening met reistijd.

• Noteer contactgegevens van de persoon waarmee de afspraak is. 

• Plan een (vast) wekelijks moment in (samen met diegene waarvoor je de agende bijhoudt) om de huidige agenda te bespreken --> nog up to date?
  

Wat is het voordeel van werken met kleur categorieën met agendabeheer?

1. Het brengt kleur in je leven.
2. Het maakt je agenda overzichtelijker.
3. Het maakt voor je baas duidelijker wat je doet.
4. Het maakt een afspraak inplannen makkelijker.

Wat zou complex agendabeheer kunnen betekenen?

1. Heel veel afspraken beheren.
2. Meerdere agenda's beheren.
3. Afspraken over een lange tijd beheren.
4. Zowel werk als privé afspraken beheren.

Dit is een elektronisch bestand om afspraken in te noteren.

1. Datumplanner
2. Digitale agenda
3. Agendabeheer
4. Niks

Wat hoort niet bij secretarieel?

1. agendabeheer
2. reclame maken
3. telefoneren
4. plannen

Wat is géén taak van een office/management assistant m.b.t. agendabeheer?

1. Privé-agenda van leidinggevende beheren
2. Tijdig plannen en regelen van afspraken
3. Zich aan de afspraken en prioriteiten in de planning houden
4. Opstellen van de agenda voor vergaderingen.

Outlook

Wat is outlook?

Hoe werkt outlook?

Hoe plan je een afspraak in outlook?

Welke opties zijn handig?