TZ Comm&Beg H1.3 Communicatie in het team

• Verzorging
• MBO
• Studiejaar 1

Communicatie en begeleiding

Module 1 Communicatie in de zorg

Deel 3 Communicatie in het team

Wat is een team?

Een team is een groep mensen die bij elkaar is gebracht om een bepaald doel te bereiken. Deze mensen zijn het globaal eens met elkaar over hoe dat doel bereikt wordt.

* wordt gevormd door anderen (organisatie, leidinggevende) 

* selectie obv diploma, kwaliteiten en kennis.

* directe communicatie om het doel te bereiken

* er is een bepaalde structuur en afspraken

 

Rollen in een team

Een rol is een verzameling taken die een teamlid op zich neemt. 

Formele rol:  Voor een groot deel vastgelegd in de functieomschrijving. Bij de rol horen bepaalde taken die je moet uitvoeren. 

Informele rol: collegialiteit, uitje organiseren, initiatief nemen, etc. Vaak karaktereigenschappen.

Juist die niet altijd direct zichtbare kwaliteiten maken of breken een team en bepalen ook in grote mate hoe iemand zijn functie of zijn officiële rol invult.

Een goed functionerend team

Je wilt elkaars kwaliteiten optimaal benutten en ieder teamlid inzetten op een manier die bij hem past zodat hij de beste zorg verleent. 

Maar hoe herken je nu de kwaliteiten van je collega? Sommige kwaliteiten zijn niet erg goed zichtbaar. 

Teamrollen van Belbin

Elk teamlid gedraagt zich op een bepaalde vaste manier = een rol

Er zijn 9 rollen.

Heb je al die negen rollen in je team, dan heb je een zeer sterk en goed functionerend team. Heb je bijvoorbeeld maar één of twee rollen in je team, dan is je team zwak en mist het bepaalde vaardigheden. 

OPDRACHT

Maak op 

https://www.123test.nl/groepsrollentest/ 

de test om te kijken welke rol jij in je team hebt volgens Belbin. 

Bedrijfsman

Sterke kanten: Taakgericht, praktisch, ziet snel wat mogelijk is en wat niet. Heeft vaak veel vakkennis en werkt hard.

Valkuilen: Denkt niet altijd over alles na, gaat meteen doen. Staat niet altijd open voor vernieuwingen.

Werkt het prettigst in een omgeving waar duidelijke afspraken en protocollen zijn. Houdt van regelmaat.

Brononderzoeker

Sterke kanten: Vrolijk, kan goed netwerken, is nieuwsgierig en communicatief sterk.

Valkuilen: Maakt niets af en is snel afgeleid. Kan nonchalant overkomen.

Werkt het prettigst in een omgeving waar veel drukte en afwisseling is, waar veel mensen zijn en waar ruimte is om nieuwe dingen uit te proberen.

Plant

Sterke kanten: Denkt met veel fantasie en originaliteit, is introvert en werkt goed alleen. Komt vaak met nieuwe zienswijzen.

Valkuilen: Blijft lang denken, gaat niet doen. Soms zijn zijn gedachten en ideeën onrealistisch.

Werkt het prettigst in een omgeving waar hij de ruimte en de rust krijgt om na te denken en waar een beroep wordt gedaan op zijn intelligentie.

Monitor

Sterke kanten: Denkt door en is analytisch, stelt logische vragen en vormt een vaak correct oordeel over zaken.

Valkuilen: Kan koel en afstandelijk zijn en blijft soms te lang argumenteren en denken.

Werkt het prettigst in een omgeving waar hij de tijd krijgt om zaken goed te doorgronden en waar overzicht is.

Vormer

Sterke kanten: Moedig, heeft een sterke wil, komt zelfverzekerd en beslist over. Is gedreven en gaat ervoor.

Valkuilen: Walst over anderen heen en heeft weinig geduld met collega's die niet zo gedreven zijn als hij.

Werkt het prettigst in een omgeving waar resultaten behaald moeten worden en waar hij de strijd kan aangaan met anderen.

Voorzitter

Sterke kanten: Kan goed leidinggeven aan het team, staat open voor meerdere meningen, stuurt en is positief en ruimdenkend.

Valkuilen: Delegeert wel heel gemakkelijk en kan zijn invloed gebruiken om andere teamleden te manipuleren.

Werkt het prettigst in een omgeving waar veel gezamenlijk wordt gedaan en waar procedures zijn.

Zorgdrager

Sterke kanten: Voelt goed aan wat goed of fout kan gaan, let op de details, bewaakt de kwaliteit en de deadline.

Valkuilen: Ziet altijd overal problemen, ontmoedigt met al zijn zorgen anderen. Heeft moeite werk uit handen te geven.

Werkt het prettigst in een omgeving waar kwaliteit belangrijk is en waar hij met details aan de slag mag.

Groepswerker

Sterke kanten: Sociaal, bewaakt de goede sfeer in het team, is diplomatiek en tactisch, is ook meegaand en brengt humor in het team.

Valkuilen: Kan slecht tegen spanningen, loopt weg van conflicten in plaats van ze uit te praten.

Werkt het prettigst in een omgeving die gezellig is, waar veel ruimte is voor persoonlijke relaties en waar teamleden zich verbonden voelen met elkaar.

Specialist

Sterke kanten: Weet veel van weinig, is een vakman en specialist.

Valkuilen: Geen teamspeler, werkt het liefst alleen, is vaak defensief en houdt niet van creatieve uitspattingen.

Werkt het prettigst in een omgeving waar hij alleen kan werken en waar hij alle ruimte heeft om zijn specialistische kennis in te zetten.

Jij en de teamrollen

* Ken je eigen kwaliteiten en weet wat je bij te dragen hebt in een team. Dit maakt je sterker in sollicitatiegesprekken, maar je kunt ook doelgericht bepaalde taken binnen een team uitvoeren omdat je daar goed in bent.

* Herken de kwaliteiten en de valkuilen van je collega's. Het bevordert de samenwerking en de communicatie als je weet in te spelen op de kwaliteiten van je collega's. 

Communicatie aanpassen

Je benadert je collega op een manier die bij die collega past. Zo communiceren jullie samen doelgericht en effectief over het werk. 

Overigens betekent je aanpassen niet dat je zelf moet veranderen. Ook jij mag jezelf zijn, met jouw eigen rol en communicatiestijl. Maar je komt de ander tegemoet. 

Kwaliteiten

Een kwaliteit is iets waar je goed in bent of een eigenschap die er op positieve wijze uitspringt. Bv: afspraken nakomen; belangstellend; creatief;

eerlijk; kritisch; nieuwsgierig; gevoelig; positief; zorgzaam; etc.

Zichtbare en onzichtbare kwaliteiten

Zichtbare en onzichtbare kwaliteiten

Manifeste kwaliteiten zijn die kwaliteiten die bij jou bekend zijn en die een ander ook kent en ziet.

Een half latente kwaliteit is bij jouzelf wel bekend, maar een ander ziet deze kwaliteit niet.

Blinde vlek: de ander ziet een kwaliteit in jou die bij jouzelf niet bekend is.

Kwaliteiten niet aanwezig: bepaalde kwaliteiten heb je niet of ze zijn wel sluimerend aanwezig, maar je doet er niets mee en ze zijn daarom ook niet zichtbaar voor anderen.

Allergieën

Het is heel normaal dat als je in een team werkt, je met bepaalde collega's beter kunt samenwerken dan met anderen. Het is ook normaal dat je soms echt moeite kunt hebben met bepaalde collega's. Maar zoals we eerder gezien hebben, moet je in een team echt samen communiceren en samenwerken. Je hebt je collega's niet voor het uitzoeken. 

Kernkwadrant van Ofman

Van de ander kun je leren

Een allergie bij de ander wordt vaak veroorzaakt door een doorgeschoten kwaliteit. Wat vooral opvalt is dat als je een allergie voor een ander hebt, dit vaak te maken heeft met een kwaliteit in de ander die je zelf niet hebt. 

Als je allergisch bent voor iemand, is het goed om eens na te denken hoe dat nou komt. Laat deze persoon een doorgeschoten kwaliteit zien? Zo ja, wat is die kwaliteit? En wat betekent deze kwaliteit voor jou? Zou jij die kwaliteit niet willen hebben?

OPDRACHT

Neem een persoon in gedachte die in jouw allergie zit.

Schrijf op:

- waarom zit diegene in jouw allergie?

- welke kwaliteit staat daar tegenover?

- in hoeverre heb jij die kwaliteit?

De ander beïnvloeden

Soms is het lastig om jouw kwaliteiten in een team te laten zien. Dan voel je je ondergesneeuwd door anderen. Je voelt je niet gehoord. Dit kan heel frustrerend zijn. Dan is het net alsof jouw kennis er niet toe doet. 

Je kunt invloed hebben op het gedrag van de ander, als je je eigen gedrag aanpast. Dat verandert soms ook het gedrag van de ander. 

CASUS

Mark wil rapporteren structureel onderdeel te maken van de dagindeling zodat het niet meer vergeten wordt.

Reacties:

Thea: 'O, daar heb je Mark weer, hoor. Hij denkt ook weer eens een goed idee te hebben. Nou, ik heb hier echt geen zin in.'

Fred: 'Ik vind het idee helemaal niets. Ik heb een beter idee en ik vind dat we daarvoor moeten gaan.'

Delano: 'Ik pas me aan, hoor. Wat jij wil, Mark. Ik werk het graag met je uit.'

Roos van Leary 

De Roos van Leary

De Roos van Leary geeft je inzicht in hoe je invloed kunt uitoefenen binnen je team zonder dat je daardoor buiten het team valt of niet geaccepteerd wordt.

Kwadranten

Leidend (boven/samen): De collega die dit gedrag laat zien, is overheersend, leidend, maar hij wil wel graag samenwerken. Hij heeft ideeën die hij graag met anderen uitwerkt.

Volgend (onder/samen): De collega die dit gedrag laat zien, is afwachtend en wacht op een leider die hem meeneemt. Hij werkt graag samen. Hij werkt dan ideeën van anderen uit.

Verdedigend (onder/tegen): De collega die dit gedrag laat zien, werkt niet graag samen. Hij strijdt bovendien vaak met collega's over bepaalde standpunten, maar draagt geen nieuwe ideeën aan.

Aanvallend (tegen/boven): De collega die dit gedrag laat zien is dominant, heeft zijn eigen sterke ideeën en gaat daarover de strijd aan. Hij werkt niet graag samen.

Uitgangspunten

Gedrag dat in deze cirkel verticaal (van boven naar beneden) tegenover elkaar staat, versterkt elkaar.

Gedrag dat in deze cirkel horizontaal (naast elkaar van links naar rechts) tegenover elkaar staat, werkt opbouwend.

Collega's met gedrag dat in hetzelfde kwadrant zit, houden elkaars gedrag in stand of dit nu negatief of positief is.

Casus

Mark laat leidend (boven/samen) gedrag zien: hij heeft een idee dat hij graag met anderen wil bespreken.

Thea vertoont verdedigend (onder/tegen) gedrag: ze gaat meteen in de verdediging, maar komt niet met alternatieven en wil niet meewerken.

Fred vertoont aanvallend (boven/tegen) gedrag. Hij vindt dat hij een beter idee heeft en dat moet ingevoerd worden ongeacht wat anderen denken.

Delano ten slotte vertoont volgend (onder/samen) gedrag. Hij gaat mee met Mark en doet wat hij wil.

CASUS

Hoe kan Mark volgens de Roos van Leary nu het beste reageren?

THEA

• Thea: 'O, daar heb je Mark weer, hoor. Hij denkt ook weer eens een goed idee te hebben. Nou, ik heb hier echt geen zin in.'
• Mark: 'Nee, dat kan ik me ook wel voorstellen, Thea. We hebben al veel nieuws geprobeerd de afgelopen tijd.'
• Thea: 'Ja, dat klopt. Ik ben er klaar mee.'
• Mark: 'Ja, dat begrijp ik ook wel. Het is vermoeiend allemaal. Daar heb ik ook wel last van, maar ik wil wel graag dat er goed gerapporteerd wordt. Dat vind ik belangrijk.'
• Thea: 'Ja, ik ook wel.'

FRED

• Fred: 'Ik vind het idee helemaal niets. Ik heb een beter idee en ik vind dat we daarvoor moeten gaan.'
  
• Mark: Ik ben heel benieuwd naar jouw idee. Zullen we dat ook bespreken en dan bekijken of we tot een gezamenlijk plan kunnen komen?'
  
• Fred: 'Eh… ja, dat is goed.'

DELANO

• Delano: 'Ik pas me aan, hoor. Wat jij wil, Mark. Ik werk het graag met je uit.'
  
• Mark: 'Dat vind ik fijn. Heb je al wat ideeën over de uitwerking van dit plan?'
  
• Delano: 'Ehh.'
  
• Mark: …. (laat stilte vallen)
  
• Delano: 'Nou, we zouden bijvoorbeeld met elkaar kunnen afspreken om 11 uur bij elkaar te komen voor de rapportage over de ochtend.'
  
• Mark: 'Goed idee!'

Assertief reageren

Sub-assertieve communicatie

• houdt zich stil, geeft niet zijn eigen mening;
  
• wacht eerst af wat anderen vinden;
  
• zegt ja in plaats van nee, of geeft snel toe;
  
• durft geen kritiek te geven;
  
• gaat onenigheid en conflicten uit de weg;
  
• vindt het moeilijk om complimenten te ontvangen.

Gevolgen: ontevredenheid, te veel werken en eigen grenzen overschrijden. 

Agressieve communicatie

• probeert anderen te overheersen;
  
• negeert anderen;
  
• luistert slecht of helemaal niet;
  
• lijkt erg overtuigd en zeker van zichzelf, maar is nogal eens onzeker;
  
• heeft overdreven veel kritiek op anderen;
  
• verheft in discussies en gesprekken de stem, laat zich beschuldigend uit of begint te schreeuwen.

Gevolgen: collega's gaan je uit de weg, je komt alleen te staan

Assertieve communicatie

• vindt de eigen mening net zo belangrijk als die van anderen;
• stelt zich onafhankelijk op en durft nee te zeggen;
• durft initiatieven te nemen;
• durft eigen gedachten en emoties te uiten en is duidelijk over eigen wensen en verwachtingen;
• geeft zichzelf en anderen de ruimte om voor zichzelf op te komen;
• vindt conflicten niet leuk of plezierig, maar gaat ze niet per se uit de weg;
• zal bij onenigheid of mislukking niet zoeken naar de schuldige, maar naar een oplossing.

Assertieve communicatie

Gevolgen: anderen precies weten wat ze aan deze collega hebben. Ze weten dat de collega aan zal geven als er wat is en ze weten ook dat zij iets aan kunnen geven. Deze collega zal moeite doen om jou te begrijpen en zal helpen zoeken naar een oplossing die bij beide partijen past.

Assertief reageren

• laat duidelijk en rustig horen wat je wilt;
  
• gebruik de ik-vorm, haal er geen anderen bij;
  
• geef aan waarom je iets wilt, geef suggesties voor een oplossing 
• maak er geen lang verhaal van; geen excuses of uitleg nodig
• zeg geen 'ja' als je 'nee' bedoelt;
• gebruik geen smoesjes;
• laat rustig en duidelijk horen dat je iets niet wilt;
• zorg dat verbaal en non-verbale in overeenstemming 

De samenwerking verbeteren

• Feedback geven
• Complimenten geven
• Reflecteren
• Intervisie
  
• Proactief handelen