4TL Writing 1 : letter of complaint

• Engels
• Middelbare school
• havo
• Leerjaar 4

ENGLISH

4TL PTA Writing

What do you need?

Your Ipad/laptop

Today

Class work 

Explanation writing test

Explanation formal letter writing

On your own

Practise the basics of formal letter writing

Learning Outcome

• Ik weet wat er van mij wordt verwacht bij de toets schrijven voor het PTA
• Ik weet de basis outline van een formele brief

Explanation writing test

• Over twee weken
• Formal letter/email writing --> sollicitatiebrief
• 90 minutes
  
• You will write your letter by hand
• Use of a dictionary (Dutch-English) allowed
  

Formal letter/email outline

1. Your own address without your name, with the country

  Marinus Postlaan 1

 8264 PB Kampen

 Netherlands

(in an email, you would end with your contact details. That could be email address and phone number)

Formal letter/email outline

2. Date of writing

 

 15 December 2020

 December 15, 2020

 December 15th, 2020

 15th December 2020

All options are correct; the first one is the easiest. Remember to write months with capital letters in English!

Please do not write 15/12/2020!

Formal letter/email outline

3. Subject line

  

 subject: complaint about … / application for …

Do not use capital letters, except when you use names

There is a seperate space for this in your email. During the exam, please do add the subject as mentioned above.

Formal letter/email outline

4. Salutation

 Dear Mr Jones / Mrs Jones, (if you know who you are writing to)

 Dear Sir/Madam, (if you do not know who you are writing to)

• Use capital letters
  
• Never use a first name.
  
• Do not write ‘Mister/Missus’
  
• Always end with a comma
  

Formal letter/email outline

5. Three paragraphs

   

More information later on

Formal letter/email outline

6. Final sentence

 " I look forward to hearing from you soon. "

This is a sentence you can almost always use.

Formal letter/email outline

7. Closure

   Yours sincerely, / Yours faithfully,

sincerely als je degene bij naam kent

faithfully als je niet weet hoe de persoon aan wie je schrijft heet

Formal letter/email outline

8. Your signature and full name

  [signature]

 Renske van Dijk

In an email you would add information about yourself after your name. 
Eg. your title at work, contact details (phone/email/address).

Formal letter/email outline

9. If necessary: enclosures  (in het geval van de sollicitatiebrief dus je CV)

Encl.: CV 

Encl.: receipt 

Op de volgende pagina staat een voorbeeld van een formele brief. Neem deze over in je schrift of maak een screenshot.

https:

Basic rules

Between each new part of your letter you leave a blank line

It is okay to start a letter with “I” in English

Time to work!

Vandaag gaan we oefenen met een klachtenbrief, deze schrijf je op papier en je krijgt er feedback op van mij.

Uiteindelijk moet je een sollicitatiebrief schrijven. 

Maak notities van de volgende slides!

Letter of complaint paragraph contents

Paragraph 1: the reason for writing explained in short (I am writing this letter in relation to the complaint I have about ...) 

Paragraph 2: what you have done so far to solve the problem (I have already talked to the store that sold me the item; however, they could not help me any further. / I have already tried to solve the problem myself with the use of the user's manual.) 

Paragraph 3: your expectations; how they can contact you; your hopes (I would like for you to reimburse the repair costs on my account./ You can email me at ... or call me on ... / I hope to hear from you soon. ) 

Practise letter/email of complaint

Write a letter of complaint. 

Follow the instructions. 

Make sure you use the outline example as given in the document you saw earlier on.

Assignment 

Situatie 

Je hebt tijdens een bezoek aan Londen een mini-notebook gekocht op 23 juli 2020. Reden: veel goedkoper dan in Nederland. 

Klacht: accu zou volgens de handleiding 6,5 uur moeten werken, maar jouw accu is na 2 uur leeg. Je bent ermee naar een computerzaak geweest; conclusie accu stuk. Bovendien: je hebt in de handleiding gelezen dat er bij de prijs een leren tasje inbegrepen is; zat niet in de doos. 
Je besluit een klachtenbrief/email te schrijven naar:

Morgan Computer, 64 Oxford Street, London WC1A 1AX / [e-mail]

Assignment 

Opdracht

Schrijf een klachtenbrief/email en verwerk de volgende gegevens:

• Vertel wat je wanneer en waar hebt gekocht. (noem winkel, type, prijs)
• Zeg dat je erg teleurgesteld bent: beschrijf klacht
• Noem conclusie plaatselijke computerzaak. Als het nodig is, kunnen ze contact opnemen met deze winkel.
• Zeg dat je in Nederland woont en dus niet even langs kan komen
• Vraag om nieuwe accu en tasje. Andere mogelijkheden: 1. bedrag van tasje en accu op jouw rekening storten. Geef rekeningnummer. 2. Je stuurt notebook op en je krijgt aankoopbedrag + portokosten terug.
• Zeg dat je een kopie van de kassabaan hebt bijgesloten.
• Nog vragen? Ze kunnen je e-mailen op:  jouw emailadres
• Spreek hoop uit dat klacht wordt opgelost. 

What to do? 

Write your letter

follow the outline

make sure you use the rules (no contractions, slang) and linking words and help sentences

Hand in via email

= Homework for next class if not finished

End of the class

Today we practised writing a letter of complaint in preparation for the test in week 3 

Next class: review letter of complaint 

Homework: finish letter of complaint