Vergaderen hoe doe je dat

• Welzijn
• MBO
• Studiejaar 2

                                Participatie : vergaderen 

les 2

taken van een voorzitter

taken van een notulist

Noem de belangrijke taken op van een voorzitter?

Wat zijn de belangrijkste taken van een notulist

voorzitter

notulist

agenderen 

verslag maken

tijd bewaken

besluiten nemen

contact met notulist

besluiten goed notuleren

vergaderen in de gaten houden

noteer datum, tijd, locatie van een vergadering op de agenda

neem agenda over in je notulen

vraag om verduidelijking

les 3 Op welke punten ga jij je voorbereiden als notulist

Een notulist zorgt dat de notulen tijdig wordt verstuurd.

1. Zorg dat je ruimschoots op tijd bent voor de vergadering, want je taak begint al voordat de vergadering begint.

2. Noteer de datum en het tijdstip van de vergadering en de namen van de aan- en afwezigen.

3. Volg het gesprek zo geconcentreerd mogelijk

4. Je moet zelf meepraten met het bespreken van de zaken aangezien je ook een Deelnemer van het project bent.

5. Noteer belangrijke zaken en alle afspraken die gemaakt worden.

6. Geef in de notulen aan wie, wat, wanneer en hoe zijn taak moet uitvoeren.

7. Vraag om verduidelijking van wat er gezegd is.

8. Vraag bij twijfel of iets genotuleerd moet worden.

9. Werk de notulen (na de vergadering) op een verzorgde manier uit.

10. Zorg ervoor dat de Deelnemers van het project de notulen zo snel mogelijk in hun bezit hebben.

fase 2: Tijdens vergadering

1. Zorg dat je bij aanvang alle documenten bij de hand hebt, ook diegene die pas tijdens de vergadering worden verdeeld.

2. Neem indien mogelijk naast de voorzitter plaats. 

3. Maak jezelf bekend als notulist (of zorg ervoor dat de voorzitter dit doet).

4. Noteer wie er allemaal aanwezig is.

5. Maak voldoende notities van alle besproken agendapunten.

6. Noteer per agendapunt het doel van het punt, de beschikbare informatie, een beknopte weergave van de bespreking en de eventuele conclusie.

7. Ga na of alle agendapunten behandeld worden.

8. Vraag opheldering bij onduidelijkheden.

9. Noteer alle afspraken en de datum van de volgende vergadering.

fase 1 : Voorbereiding

1. Ga na wat er van jou verwacht wordt. Overleg met de voorzitter welke verslagvorm.

2. Verzamel de gegevens van de vergadering. Denk hierbij aan de uitnodiging (plaats, datum, tijd, soort vergadering), vergaderdoel en de notulen van de vorige vergadering.

3. Weet wie er aan de vergadering deelneemt: voorzitter, namen en hoedanigheden van de deelnemers.

4. Heb je de agenda en alle aanvullende documenten ontvangen? Bestudeer ze ook grondig voor de vergadering. Zo weet je meteen waarover het gaat.

5. Bespreek indien nodig de onduidelijkheden met de voorzitter of met je manager.

6. Maak eveneens afspraken over hoe je aangeeft dat er iets onduidelijk is. Dit kan bv. door aan de voorzitter te vragen bepaalde punten nog even kort samen te vatten.

7. Zorg dat je het nodige materiaal ter beschikking hebt. Denk maar aan pennen, papier, laptop, …

fase 3: Na de vergadering

Na de vergadering

1. Wacht niet te lang om je notulen uit te werken. Hoe langer je wacht, hoe minder duidelijk je je de vergadering zal herinneren.

2. Neem de tijd om je notulen tot een verslag te herwerken. Haast en spoed …

3. Zijn er nog onduidelijkheden? Bespreek ze met je manager of met de voorzitter van de vergadering.

4. Lees jouw verslag voldoende na. Niets is zo onprofessioneel als schrijf- of stijlfouten in een verslag.

5. Heb je het perfecte verslag klaar? Verspreiden dan maar! Alle deelnemers dienen een kopie te krijgen. Vergeet diegenen niet die zich hebben verontschuldigd.

6. Vergeet het verslag niet te klasseren en te raadplegen voor een volgende vergadering. Het is daarbij essentieel voor de voorbereiding!

op welke punten ga jezelf voorbereiden als je gaat voorzitten

Een voorzitter : maakt een agenda  en stuurt deze tijdig naar de leden van de vergadering.

1. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering.

2. Denk aan het reguleren van het gesprek

3. het inleiden van nieuwe agenda punten

4. maar vooral ook het op een goede manier afronden van de agendapunten van de vergadering.

5. Tijd in de gaten houden

6. Contact houden met de notulist