Les 2 KT-2

• Kantoor en Techniek-2
• Tertiary Education

Hoofdstuk 6​: Uitnodigingen​

Inhoud

• 6.1​ Uitnodigingstraject​
• 6.1.1 Werkzaamheden bij uitnodigingen​
• 6.1.2​ Antwoorden​
• 6.2​ Kleding ​

Er zijn twee soorten manieren van verbinding:​

1. Telefoon
2. Telefoneren, telecommunicatie
3. Draadverbinding​ en draadloze verbinding

Welke zijn de 4 elementen van het communcatie-proces​?

1. Leuk gesprek, klacht
2. Zender, ontvanger, medium, inhoud v/d bedschap
3. Taalgebruik
4. Neem de tijd om te luisteren.

Een klacht zonder een goede reden​ noemen we:

1. Gegronde klachten
2. Ongegronde klachten
3. Chicanes

Wat zijn de voordelen van telefoneren?

1. Geen zicht met wie je praat
2. Ruis in de communicatie
3. snelle contacten

1. Reclame
2. Recept
3. Uitnodiging
4. Handleiding

6.1​ Uitnodigingstraject​

Wanneer uitnodigingen?​

Als er iets te vieren is​:

1. Jubileum​
   
2. Secretaryday​
   
3. Eindejaarsviering​
   
4. Opening nieuw filiaal​

 ​

6.1​ Uitnodigingstraject​

Bij zakenrelaties​:

• Sluiting van een productielijn​
  
• Overlijden van een directielid​
  

De uitnodiging moet passen bij de sfeer van de bijeenkomst.

Voorbeelden uitnodiging

Voorbeelden uitnodiging

Voorbeelden uitnodiging

Waar moet je rekening houden tijdens het maken van een uitnodiging?

1. Moet aantrekkelijk zijn
2. Moet mooi en kleurig zijn
3. Moet passen bij de sfeer van de bijeenkomst
4. De drukwerkbegeleiding

6.1.1 Werkzaamheden bij uitnodigingen​

1. Het schrijven van de uitnodigingstekst​;

2. Het samenstellen van de namenlijsten​;

3. De drukwerkbegeleiding​;

4. De verzending van de uitnodigingen​;

5. De registratie van binnengekomen reacties​.

1. Het schrijven van de uitnodigingstekst​

Je moet hier letten op:​

• Het moet kort en krachtig zijn​
• Alle belangrijke informatie moet erin staan:​

Denk hierbij aan : tijd, plaats, datum, kleding, prijs, eventuele andere belangrijke info: breng een kaars mee, kleed u in het zwart etc. ​

• Toonzetting​
• Uitstraling van de uitnodiging ​
• Financiën ​
• Antwoordkaart indien nodig
  

2. Het samenstellen van de namenlijsten

Je moet hier letten op:​

• Medewerkers​
  
• Betrokkenen bij het project​
  
• Alfabetische volgorde​
  
• Met of zonder partner
  

3. De drukwerkbegeleiding

Je moet hier letten op:​

• De uitnodiging: formaat, kleur, papierkeuze & tekst ​
  
• De envelop​
  
• De antwoordkaart​
  
• De retourenvelop​
  
• Postzegels​
  

Zorg er ALTIJD voor dat je alles meerdere malen en door meerdere mensen corrigeert VOORDAT je de uitnodigingen print en verstuurt.​

4. De verzending van de uitnodigingen

Je moet hier letten op:​

• Zorg dat de uitnodigingen OP TIJD geleverd worden.​
  

• Je kunt gebruik maken van het postkantoor, van bezorgbedrijven of de eigen bode van het bedrijf.​
  

• Registreer goed wat allemaal opgestuurd is, wat ontvangen is en van wie er al bevestigingen binnen zijn (zie punt 5)​.
  

5. De registratie van binnengekomen reacties

Je moet hier letten op:​

• Een duidelijke namenlijst registratie :
  

1. ​wie zijn er uitgenodigd;​
   
2. hebben ze allemaal de uitnodiging ontvangen?​
   
3. wie hebben een antwoordkaart opgestuurd;​
   
4. moet er nog gebeld worden om te kijken of iemand het vergeten is?​
   
5. Achteraf bellen om te kijken of iemand het vergeten is.​
   

​Na bevestiging kan je alle INTERNE medewerkers een lijst sturen van het aantal en de genodigden zodat zij kunnen helpen met de voorbereiding van de activiteit.

Alle belangrijke informatie moet erin staan zoals,
tijd, plaats, datum, kleding, prijs, eventuele andere belangrijke info. Hier is er sprake van

1. De verzending van de uitnodigingen
2. De drukwerkbegeleiding
3. Het samenstellen van de namenlijsten
4. Het schrijven van de uitnodigingstekst​

Je moet hier letten op de formaat, kleur, papierkeuze & tekst. ​

1. De verzending van de uitnodigingen
2. De drukwerkbegeleiding
3. Het samenstellen van de namenlijsten
4. Het schrijven van de uitnodigingstekst​

6.1.2​ Antwoorden​

Antwoordmogelijkheden:​

• a.a.u.b. antwoord als het u blieft​
  
• a.a.h.b. antwoord als het hen blieft​
  
• w.a.g. wordt antwoord gewenst​
  
• w.g.a.v. wordt gunstig antwoord verzocht​
  
• v.g.a. verzoeke gunstig antwoord​

6.1.2​ Antwoorden​

​Verzoek om antwoord te krijgen (worden in het frans gezet en worden internationaal gebruikt):​

• R.S.V.P. répondre s’il vous plaît (antwoord als het u blieft)​
  
• R.F.S.V.P. répondre favorable s’il vous plaît (gunstig antwoord als het u blieft)​
  
• R.F.L.L.P. réponse favorable s’il leur plaît (gunstig antwoord als het hen blieft)​
  

LET OP!

Wanneer een gunstig antwoord wordt gevraagd hoeft men alleen te reageren als ze komen (dus niet als ze niet komen!).​

In alle andere gevallen MOET te allen tijde gereageerd worden (om door te geven of je gaat of niet gaat)​.

Wanneer een gunstig antwoord wordt gevraagd hoeft men te reageren als ze komen en als ze niet komen

1. Juist
2. Onjuist

6.2 Kleding

6.2 Kleding 

Kledingvereisten is een indicatie wat voor soort kleding er gedragen moet worden naar de gelegenheid.

Gelegenheidskleding:

1. Wandeltoilet

2. Avondtoilet 

Gelegenheidskleding

1. Wandeltoilet (tenue de ville / toilette de ville)

Minst formelere kleding (wel netjes maar hoeft geen compleet pak, das etc)

Tijdindicatie: in de ochtend, middag of vroege avond uren)

Gelegenheidskleding

2. Avondtoilet (tenue de soirée / toilette de soirée)

Formelere kleding (netjes: smoking en galajurk/avondjurk)

Tijdindicatie: in de avonduren

Casual:  je mag aankleden wat je zelf wil

Formal: nette gala kleding

Formelere kleding in een netjes smoking en galajurk/avondjurk is een

1. Wandeltoilet
2. Avondtoilet

Wandeltoilet

Avondtoilet

vragen

VRAGEN? 

Huiswerk

1. Wat voor uitnodiging is er hier sprake?

Huiswerk

2. Wanneer uitnodigen wij?

3. Welke werkzaamheden zijn er tijdens het schrijven van de uitnodiging?

4. Noem een paar voorbeeld van antwoordmogelijkheden.

5. Wat is het verschil tussen wandeltoilet en avondtoilet?

Vragen en antwoord

1. Wat voor uitnodiging is er hier sprake?

     Overlijden van een directielid. 

2. Wanneer uitnodigen wij?

- Als er iets te vieren is

- Bij zakenrelaties

Vragen en antwoord

3. Welke werkzaamheden zijn er tijdens het schrijven van de uitnodiging?

1. Het schrijven van de uitnodigingstekst

2. Het samenstellen van namenlijsten

3. De drukwerkbegeleiding

4. De verzending van de uitnodigingen.

5. De registratie van binnengekomen reacties

Vragen en antwoord

4. Noem een paar voorbeeld van antwoordmogelijkheden.

a.a.u.b. antwoord als het u blieft​

a.a.h.b. antwoord als het hen blieft​

w.a.g. wordt antwoord gewenst​

w.g.a.v. wordt gunstig antwoord verzocht​

v.g.a. verzoeke gunstig antwoord​

Vragen en antwoord

5. Wat is het verschil tussen wandeltoilet en avondtoilet?

1. Wandeltoilet: Minst formelere kleding (wel netjes maar hoeft geen compleet pak, das etc)

2Avondtoilet : Formelere kleding (netjes: smoking en galajurk/avondjurk)