ICT - basis - Outlook (2 lessen)

• Mediawijsheid
• MBO
• Studiejaar 1

Goedemorgen!

In deze training ga je aan de slag met volgende basisbeginselen van Outlook:
1. E-mail opstellen en verzenden

2. E-mail beheren (mappen aanmaken)

3. Agenda beheren

4. Categoriseren

5. Taken

Start Lessonup

Start Lessonup en meld je met de 4-cijfercode aan bij deze training.

Outlook

Wat is outlook?

Hoe stuur je een e-mail?

Hoe maak je mappen aan?

Waarvoor gebruik jij je mail?

1. Alleen om te mailen
2. Voor het mailen en in mijn agenda kijken.
3. Voor mailen, afspraken maken en agenda bijhouden.
4. Ik gebruik alles al binnen Outlook.

Wist je dat je je lessen en afspraken (Magister) in Outlook kan zien?

1. Ja
2. Nee
3. Wel van gehoord?!

Bij wie zoek je hulp als je het bent vergeten?

1. Bij de ICT-balie
2. Bij collega's
3. Bij een ICT-coach
4. Is mij nog niet overkomen/ Bij niemand, ik laat het zitten.

Een mail met een bijlage versturen

• Stuur een mail met een attachment/bijlage naar je docent.
  
• Aan: Merel Nijenhuis ([e-mail])
  
• (Een bestand kun je bijvoegen met het paperclipje.)
  
• Gebruik een juiste aanhef en een juiste groet
• Vul bij onderwerp in: Bijlage
  
• Druk op verzenden

Gebruik CC als je de mail ook nog naar iemand anders wil sturen

Mail beantwoorden

Als je een mail ontvangt, kun je hier op 3 manieren op reageren:

1. Beantwoorden
2. Allen beantwoorden
3. Doorsturen

Mappen aanmaken

• Klik in het linker venster op  > Postvak IN
• Klik met de rechtermuisknop op > Postvak IN
• Kies Nieuwe map...
• Geef deze map een passende naam

Let op! Je kan ook in de bovenste balk voor de knop 'Map' kiezen en vervolgens een nieuwe map aanmaken!

Mappen aanmaken

Klik hier voor meer uitleg over het aanmaken van een map in Outlook!

Mappenstructuur

Voor een goed overzicht is het van belang om je inbox leeg te maken.
Een manier om dit snel te doen, is door te werken met
gerichte mappenstructuur. Je mag zelf bedenken welke mappen handig zijn:

Een voorbeeld =

1. Belangrijk
2. Plannen
3. Opgeruimd
4. Delegeren

Plannen

Delegeren

Opgeruimd

Belangrijk

Je moet iets met deze mail doen en/of je moet de inhoud van die mail binnen een dag uitvoeren.

De uitvoering van de mail kan later.

Als
iemand anders iets met de mail moet doen met tekst of uitleg van jou

Hierin
komen mailtjes die helemaal afgehandeld zijn.

Agenda beheren

Wat is een agenda beheren en wat doe je dan precies? 

Je bent bezig met het beheren van je agenda als je:

•Afspraken vastlegt

•Afspraken bewaakt

•Afspraken verplaatst

•Activiteiten voorbereid voor een afspraak

Wat kan je bijhouden/noteren in een agenda? 

•Afspraken                                            •Verjaardagen

•Huiswerk                                              •Adressen

•Toetsen                                                •Telefoonnummers

•Cijfers                                                   •Vergaderingen inplannen

Etc.

Tips voor agendabeheer 

• Noteer vast voor het gehele jaar alle feest - en vrije dagen. 
• Houd ruimte vrij in de agenda om aan zaken te kunnen werken.
  
• Afspraken niet te strak plannen (houd rekening met uitloop)
• Bij afspraken buiten de deur --> houd rekening met reistijd
• Noteer contactgegevens van de persoon waarmee de afspraak is. 
• Plan een (vast) wekelijks moment in om je agenda bij te houden
  

Open Outlook
Klik op het 'kalenderpictogram' onder of links in beeld

Vink aan: Agenda 

Kies welke weergave jij prettig vindt. Ik gebruik 'Week'

Nieuwe afspraak maken:

- Klik afspraak

of

- Klik 'Nieuwe gebeurtenis' (nieuwste versie)

Voer onderwerp, evt locatie, datum en tijd in

Keert iets vaker terug 'Kies terugkeerpatroon'

Soms stuurt iemand je een vergaderverzoek. Deze kun je accepteren of weigeren. Ook kun je een herinnering aanzetten

Kies 'Nieuwe vergadering' wanneer je een afspraak met iemand wil plannen.

Noteer het onderwerp, de locatie, het tijdstip en voeg een mailadres toe

Categoriseren

Categoriseren

Klik op Alle categorieën om categorieën aan te maken.

Klik op Nieuw... om een nieuwe categorie aan te maken, kies een kleur.

Voorbeelden van categorieën zijn:

• School
• Werk
• Afspraken
• Belangrijk
• Vakanties
• Sport

Taken

Mail naar taak

Om taken voor jezelf bij te houden, werk je nu misschien met plakkertjes, notitieboekjes, sticky notes op je laptop of andere mogelijkheden.

De nodige mailtjes kan je als taak wegzetten en in een gestructureerde overzicht krijg je snel inzage in de (komende) taken.

Mail naar taak

Let op! Zorg ervoor dat je bij je onderwerp aangeeft hoeveel tijd je eraan zou willen spenderen. Daarnaast is het van belang dat de begin- en vervaldatum hetzelfde zijn.

Taak koppelen aan je agenda

 

• Ga naar Agenda
• Ga vervolgens naar het tabblad Beeld (bovenin)
• Klik op indeling
• Klik op Takenbalk en zet deze functie op Taken.

Rechts van je agenda zie je nu ook je takenlijstje!

Taak koppelen aan je agenda

Klik hier voor de uitleg over hoe je een taak koppelt aan je agenda en kom er ook achter hoe je een taak kan verplaatsen!

Einde training Outlook 

Dit is het einde van een training over de basisbeginselen van Outlook. Klik nog een slide verder voor handige tips om te werken met je agenda binnen Outlook.

Hopelijk heb je voldoende informatie om aan de slag te kunnen, maar pak deze training er nog eens rustig bij!

Succes!!

Denk jij dat je deze manier gaat inzetten?

1. Ja, het lijkt me erg prettig en overzichtelijk.
2. Nee, want ik vind het te ingewikkeld.
3. Op dit moment nog geen belang bij!

Outlook op de telefoon

• Installeer Outlook op je telefoon
• Start de Outlook app
• Meld je aan met je inlognaam van het schoolaccount
  
  
  
• Zoals je kunt zien, heb je hier nu dezelfde mail en mappen.