In deze les zitten 32 slides, met tekstslides en 2 videos.
Lesduur is: 45 min
Onderdelen in deze les
Archiveren
Periode 3
Workshop
Slide 1 - Tekstslide
Waaraan denk je bij het woord ‘archiveren’?
Slide 2 - Tekstslide
Archiveren
Digitaal of papier?
Onderhoudt en actualiseert het digitale archief
Kerntaak en werkproces
Niet flitsend, niet leuk, saai.... maar wel heel belangrijk!
Slide 3 - Tekstslide
Leerdoelen
Je hebt kennis van de wettelijke richtlijnen voor het papieren en digitale archief (Archiefwet).
Je kent de structuur van opslag/directories in een (digitaal) archief.
Je hebt kennis van het coderen en ordenen van documenten.
Je kent de soorten archieven en weet welke stukken waar toegankelijk opgeborgen moeten worden.
Je kent de voor- en nadelen van een digitaal archief.
Je hebt kennis van (digitale) hulpmiddelen bij het archiveren.
Slide 4 - Tekstslide
Leerdoelen
Je schoont het archief op en beoordeelt welke (digitale) documenten nog een actuele rol spelen, rekening houdend met de archiefwetgeving, wettelijke regelingen, bedrijfsregelingen en persoonlijke regelingen.
Je zorgt ervoor dat documenten op de juiste plaats worden opgeslagen, voorzien van de juiste codering, ordening en bestandsnaam.
Je maakt dossiers aan voor documenten met de juiste mappenstructuur, bestandsnamen, rangschikking en coderingen, met de mogelijkheid voor het aanmaken van submappen.
Je signaleert verbeterpunten in het proces van archiveren van documenten en voert deze door.
Slide 5 - Tekstslide
Slide 6 - Video
Slide 7 - Video
Twee belangrijke dingen....
In het eerste filmpje zie je een belangrijk voordeel van een digitaal archief ten opzichte van een papieren archief. Welke?
Het gaat om afspraken. Afspraken die er al zijn of die nog gemaakt moeten worden.
Slide 8 - Tekstslide
Waarom archiveren?
Om het terug te kunnen vinden!
Definitie: "...volgens voorschriften ordelijk opslaan en rangschikken van documenten in een (digitale) bewaarplaats.
Bepaalde tijd
Geheugen van het bedrijf
Slide 9 - Tekstslide
Waarom archiveren?
Waarom? Moet van de fiscus of een andere overheidsinstantie....
Of de organisatie wil het zelf, als geheugensteuntje of om zaken te kunnen bewijzen
Raadplegen van het archief - Onderscheid in: 1) dynamisch archief 2) semistatisch archief 3) statisch archief
Slide 12 - Tekstslide
Ordenen en sorteren
Hoe doe je dat?
Op datum, volgnummer, persoons- of bedrijfsnaam, soort document, onderwerp, codering (die je zelf aanbrengt). Heel vaak is het een combinatie van voorgaande zaken.
Sorteermethoden: numeriek, chronologisch, op onderwerp, alfabetisch, alfanumeriek
Slide 13 - Tekstslide
Ordenen en sorteren
Vier ordeningselementen bij alfabetiseren van persoonsnamen!
Alfabetiseren van bedrijfsnamen.
Lees deze beide onderdelen goed door. Nodig voor de opdrachten.
Alfanumeriek
Slide 14 - Tekstslide
Coderen
Uniform systeem. Afspraken!
Sorteren. Coderen. Rangschikken.
Classificatieschema: - hoofdrubrieken - rubrieken - subrubrieken In de theorie staan voorbeelden.
Slide 15 - Tekstslide
En nu.... (en straks)
Aan de slag met de opdrachten! (Wat je nu niet af krijgt, is huiswerk voor de volgende les). Huiswerk komt in Magister. Opdrachten staan klaar in 24boost. Let niet op de deadline.... (sorry, foutje gemaakt)
We hebben nu besproken: VK 12 t/m 16 en VK 22 en 23 (online nummering).
Een volgende keer gaan we het nog hebben over bewaartermijnen en archiefvernietiging, cloudopslag, beveiliging, archief- en dossierbeheer.
Slide 16 - Tekstslide
Archiveren
24boost
SE1
22 november 2018
Slide 17 - Tekstslide
Opschonen, bewaren of vernietigen
Schoon regelmatig op. Voorkom archiefvervuiling!
Back-ups
Cloudcomputing
Vernietigen papieren archief (opdracht ..)
Bewaren: bewaartermijnen en wetgeving (zie volgende dia's)
Slide 18 - Tekstslide
Bewaartermijnen en wetgeving (1/2)
Archiefwet 1995 - Voor overheidsorganisaties verplicht vernietiging van stukken en gegevens na de bewaartermijn.
Burgerlijk Wetboek - bedrijf of zzp'er moet verplicht alle financiële administratie minimaal 7 jaar bewaren
Algemene wet inzake rijksbelastingen - bedrijf of zzp'er moet alle documenten t.a.v. rechtspositie en belastingheffingen bewaren
Slide 19 - Tekstslide
Bewaartermijnen en wetgeving (2/2)
Wet op de omzetbelasting - bedrijf of zzp'er moet alles betreffende onroerende zaken 10 jaar bewaren.
Tot 25 mei 2018 gaf de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) aan op welke wijze persoonsgegevens gebruikt, verzameld en vernietigd moeten worden. In het algemeen vernietiging uiterlijk 2 jaar na beëindiging lidmaatschap of dienstverband.
Slide 20 - Tekstslide
In plaats van de Wbp
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat in de hele Europese Unie (EU) dezelfde privacywetgeving geldt. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt niet meer. De AVG is ook wel bekend onder de Engelse naam: General Data Protection Regulation (GDPR).
Ook hierbij: wat sla je op/bewaar je? Wie moet erbij kunnen? Wie beheert het?
Vertrouwelijke informatie
Digitaal dossierbeheer
Slide 25 - Tekstslide
Uitlenen en registreren
Bij fysiek archief: vastleggen wie wanneer welk dossier, map of document heeft meegenomen. Kan op verschillende manieren.
Bij digitaal archief: wie kan waar bij? Hoe lang staat iets op een bepaalde plek? Definitieve versies of ook conceptversies (versiebeheer). Wie mag aanpassen? Bevelig definiteve versie
Slide 26 - Tekstslide
Mappenstructuur (1/2)
Goede structuur, overzicht, naamgeving en onderhoud
Mappen en submappen
Structuur moet logisch zijn en gebruikers leiden naar het bestand dat ze zoeken. Onoverzichtelijke structuur leidt tot frustratie
Zo min mogelijk lagen onder elkaar.
Als volgorde belangrijk is, gebruik dan cijfers.
Slide 27 - Tekstslide
Mappenstructuur (2/2)
Orden maximaal 10 mappen onder elkaar, behalve wanneer het een reeks betreft of een groep van 20 mensen
Naamgeving - afspraken! Hierdoor beter sorteren via Verkenner
Mappen regelmatig checken en opschonen
Slide 28 - Tekstslide
Werken met mappen en bestanden
Met behulp van Windows Verkenner
Mappen of directories
Mappen aanmaken
Bestand/file
Extensie
Bestanden maken, verwijderen, openen en zoeken
Bestanden en mappen weergeven en rangschikken
Slide 29 - Tekstslide
E-mail archiveren
E-mailbeleid (checklist!)
E-mailberichten opslaan (één of meer bijlagen opslaan, e-mailbericht mét bijlagen opslaan - outlook-berichtindeling)
Slide 30 - Tekstslide
Werken met zipbestanden
gecomprimeerd bestand, kleiner dan de losse bestanden samen - minder opslagruimte of makkelijker te versturen via e-mail
Herkenbaar aan .zip extensie en 'ritsje'
Zipbestanden uitpakken en maken
Slide 31 - Tekstslide
Bestanden beveiligen
Wachtwoord instellen om het bestand te openen of om aanpassingen in het bestand te kunnen doen.