Les 6 - Draaiboek

Les 6 - Draaiboek

Wat gaan we doen

week 1: samenwerken

week 2: time management

week 3: organiseren van een evenement

week 4: opdracht

week 5: budget en begroting

week 6: draaiboek

week 7: projectorganisatie

week 8: Vergaderen 

 

Wat ga je leren vandaag?

Wat is een draaiboek?

Waar is een draaiboek voor?

Draaiboek naar de bijeenkomst toe

Social Media

Audio visuele middelen

Acht weken voor het evenement

Bepaal het doel van het evenement.

Bepaal evenement sponsors.

Kies een voorlopige datum.

Controleer de beschikbaarheid van de evenements locatie (check event

beperkingen - niet roken, capaciteit, enz.).

Identificeer de beoogde doelgroep.

Beslis over artiesten, DJ's, speakers.

Vaststelling van de initiële begroting.

Delegeren (reclame, logistiek, food, luidsprekers, decoraties, evaluaties, enz.).

Reserveer ruimte & vraag speciale voorziening aan (bijv. vroege ochtend, 's avonds laat, enz.

Denk aan extra kosten

Zes weken voor het evenement

Maak de datum, tijd en locatie van het evenement definitief.

Sluit contracten met entertainment, indien nodig.

Kennismaken met catering voor eten en drinken.

Reserveer audio / visuele apparatuur.

Bestel prijzen en souvenirs.

Maak regeling voor kaartverkoop (distributie, kosten, ontvangsten, enz.).

Reserveer beveiliging, indien nodig.

Regel vervoer (indien nodig).

Regel voor bezoekers parkeer gelegenheid (indien nodig).

Vijf weken voor het evenement

Beslis over een thema en titel van het evenement.

Ontwikkelen van een plan voor reclame en publiciteit.

Bevestig contracten met leveranciers.

Maak de begroting definitief

Vier weken voor het evenement

Proeflezen reclame-uitingen (met inbegrip van auteursrechten aangelegenheden).

Indienen verzoek voor de eerste advertenties.

Drie weken voor het evenement

Begin reclamecampagne.
Kies medium voor reclame 

Begin werken aan decoraties (het bestellen van bloemen, spandoeken, ballonnen, servetten en speciale platen, enz.).

Twee weken voor het evenement

Begin aanleveren publiciteit.

Vrijwilligers organiseren voor evenement.

Verzoeken indienen voor de laatste advertenties.

Social media

Je kan je bijeenkomst ook promoten via social media.

Dat doe je door je publiek erbij te betrekken, zodat ze ook suggesties kunnen geven.

Als je een pagina aanmaakt dan ben je beter vindbaar voor de deelnemers. Wellicht kan je ervoor zorgen dat er een website je evenement promoot (dat zorgt voor bekendheid binnen jouw doelgroep).

Vlak voor het evenement moet je nog bij zoveel mogelijk mensen de aandacht trekken. Je moet niet te veel verklappen maar af en toe wel wat nieuwsgierigheid wekken.

Informeer je publiek en zorg dat ze op de hoogte zijn. Geef ze af en toe een nieuwtje zodat de interesse blijft. 

Een week voor de gebeurtenis:

- verdeel strooibiljetten, e-mails, flyers en borden voor het evenement

- maak evaluaties van het evenement

AAN DE SLAG!

DRAAIBOEK van de dag zelf

WAT MOET WANNEER EN WAAROM EN DOOR WIE?

Draaiboek van de dag zelf

- check de faciliteit

- versieren

- horeca

- zorg voor bewegwijzering

- setup kaartverkoop of programma uitdelen

- evaluaties verzamelen
- betaal performers na hun optreden 

www.stichtingpraktijkleren.nl

Week na het evenement

Stuur bedankkaartjes

Check alle facturen

Bijeenkomst met de evenementen commissie ter evaluatie van het evenement.

Enquêtes en evaluatie

Je kunt mondeling of schriftelijk evalueren wat de deelnemers van het evenement vonden. Reik aan iedereen bijvoorbeeld een schriftelijke enquête uit die ze ter plekke kunnen invullen. Doe dit aan het begin van het evenement om de responsratio te verhogen.

Of reik een flyer uit met een QR-code erop naar een site waar ze feedback geven op het evenement. 

Maak een enquête

voor de evaluatie
WAT wil je precies weten?

Schrijf alles op wat je weet over een draaiboek