Les 3 De agenda

• Module notuleren
• MBO
• Studiejaar 1

Les 3 De agenda

Wat gaan we doen

(week 16) Les 1. Notuleren

(week 17 Les 2. De actie en besluitenlijst

(week 20) Les 3. De agenda

(week 21) Les 4. Nakijken

(week 22) Les 5. Oefenen Notulen maken

(week 23) Les 6. Tips

(week 24) Les 7: Notulen maken

(week 25) Bufferweek Notulen maken (toets)

Voorbereiding

Als je je goed voorbereidt dan weet je, voordat de vergadering begint waarom 't punt op de agenda staat en wat ‘t resultaat wordt

Als je weet wát het resultaat gaat worden heb je meestal wel een beeld 1)Hoe de bespreking gaat verlopen en 2)welke onderwerpen aan de orde gaan komen.

Je kan dan gerichter gaan luisteren

Agenda

1. Opening

2. Notulen goedkeuren

3. Ingekomen stukken en mededelingen

4. agendapunt 1

5. agendapunt 2

6.. agendapunt 3

7. agendapunt 4

8. WVVTK en Rondvraag

9. Sluiting (+ nieuwe datum)

Wat is wvttk? 

Verschil met rondvraag?

Wvttk is de afkorting van: Wat verder ter tafel komt. Bekijk het agendapunt Wvttk als een soort vangnet. De vergaderagenda is soms al langer voor de vergadering gemaakt. Ontstaan in de tussenliggende tijd nog belangrijke kwesties, dan kunnen deze nu tóch worden besproken onder het agendapunt Wvttk.

www.stichtingpraktijkleren.nl

Uitnodiging

Bij officiële vergadering twee keer uitnodiging: een om de datum vast te leggen en een rappél (herinnering met agenda en stukken)

Convocatie soms in de krant, bijvoorbeeld voor aandeelhouders van een NV (dan zijn niet alle namen en adressen bekend)

Bij niet officiële vergadering: enthousiasmeren

 hoe doe je dat?

Notuleren:

Notuleren: aantekeningen maken van hetgeen wordt gezegd tijdens een vergadering

Notuleren is luisteren

Aantekeningen maken van DIE info die voor ‘t verslag relevant is

Verslag is werkdocument

Luisteren

Luisteren is gemakkelijk bij de vaste agendapunten

Bij wisselende agendapunten zijn de doelen en de structuur anders

Rode draad - luisteren

Actief luisteren: welke onderwerpen? Vergaderstructuur?

Voor elk vergaderdoel geldt dat de vergadering een aantal stappen doorloopt om dat doel te bereiken. Dat heet de structuur.

Beginstuk: waarom staat het punt op de agenda en wat moet het resultaat zijn?

Middenstuk: bespreking van het onderwerp

Eindstuk: afronding: acties, afspraken en/of besluiten

Signaalwoorden

Oefening!!

Let maar eens op: ‘voorstel’ of “want vinden jullie ervan als….. ” “Mij lijkt het een goed idee als we…..”

Woorden die een afronding aanduiden:

Actie, afspraak, besluit

Zullen we het voortaan maar zo doen

Oké, dan besluiten we om………

Signaalwoorden 2

Getallen duiden een opsomming aan: drie mogelijkheden dan kun je dit agendapunt structureren in je notulen

Woorden als: voordelen, nadelen en consequenties: zo kan je ordenen

Handelende werkwoorden: “voorbereiden, contact opnemen, nagaan”: signaal dat iemand actie moet gaan nemen. Dus let op: wanneer en wie!

Aantekeningen

Afkortingen, trefwoorden en symbolen

Afkortingen die je vaak gebruikt kan je in de laptop opslaan in de autocorrectie. Als je VZ intypt maakt de laptop er voorzitter van.

Symbool: * is een actie en + voor afspraak

Als je op de laptop notuleert vergeet niet OP TE SLAAN

Sneltoetsen maken

Kernwoorden verslag

Overzichtelijk

Volledig

Beknopt

Objectief

Exact

Correct

Versturen, agenda en stukken

Per email agenda & stukken

Soms stukken per post

Tijdig versturen

Bestuderen stukken: hoeveel tijd is er nodig?

Steenbergen 3

www.stichtingpraktijkleren.nl