Planning en voorraad / vergadertechnieken

• Verpleging en verzorging
• MBO
• Studiejaar 2

                                Vergadertechnieken

Teamrol; Weet je wat jij bent?

Doel van een vergadering

Een vergadering is een gestructureerd groepsgesprek waarbij deelnemers aan de hand van een agenda onderwerpen van gemeenschappelijk belang bespreken.

Verschillende soorten vergaderingen

1. Informatieve vergadering.

- het overdragen of verkrijgen van informatie van de ene persoon naar de andere.
- Het kennis nemen van deze informatie staat centraal. 

- Naar aanleiding hiervan kan de deelnemer zich een beeld en eigen oordeel vormen over het onderwerp.

2. Probleemoplossende vergadering.

Deze vergadering staat in het teken van een bepaald probleem waarover gezamenlijk gesproken moet worden om te komen tot een oplossing.

3.Besluitvormende vergadering.

 Er moet een beslissing genomen worden over een bepaald onderwerp. Hierover wordt met de deelnemers gediscussieerd, waarna men tot een gezamenlijk besluit komt.

Besluitvormend

• Doel besluit nemen
  
• Zijn er alternatieven?
  
• Hoe gaan we stemmen?
  
• Welk percentage is nodig?
  
• Hoe stemmen?
  

Eenmansbesluit	Hierbij wordt het besluit genomen door één persoon, bijv de voorzitter of deskundige
Meerderheidsbesluit/ democratisch besluit	Meeste uitgebrachte stemmen wordt het.
Besluit met recht van Veto	Eén of meerdere deelnemers kunnen veto recht hebben. Voorstel wordt dan niet aangenomen ondanks meerderheid het ermee eens is.
Delegatie	Meerdere personen uit de groep krijgen de bevoegdheid om een beslissing tenemen namens de groep op basis van hun deskundigheid.
Unaniem	Is één deelnemer tegen dan wordt het voorstel afgewezen.

Besluitvorming

Laten	Het toeval bepaalt welk besluit er wordt genomen. Er worden bijv briefjes gemaakt. het briefje dat wordt getrokken bepaalt het besluit. Laten is een snelle en neutrale manier om tot een besluit te komen.
Compromis	Een tussenoplossing. Bij een compromis geven alle deelnemers een beetje toe. Op die manier is het voorstel voor iedereen acceptabel.
Consensus	Er wordt alleen een besluit genomen als iedereen daarachter kan staan. In de praktijk komt dit erop neer dat deelnemers net zo lang met elkaar overleggen, totdat iedereen het eens is.

Besluitvorming

fase 1 : Voorbereiding

1. Ga na wat er van jou verwacht wordt. Overleg met de voorzitter welke verslagvorm.

2. Verzamel de gegevens van de vergadering. Denk hierbij aan de uitnodiging (plaats, datum, tijd, soort vergadering), vergaderdoel en de notulen van de vorige vergadering.

3. Weet wie er aan de vergadering deelneemt: voorzitter, namen en hoedanigheden van de deelnemers.

4. Heb je de agenda en alle aanvullende documenten ontvangen? Bestudeer ze ook grondig voor de vergadering. Zo weet je meteen waarover het gaat.

5. Bespreek indien nodig de onduidelijkheden met de voorzitter of met je manager.

6. Maak eveneens afspraken over hoe je aangeeft dat er iets onduidelijk is. Dit kan bv. door aan de voorzitter te vragen bepaalde punten nog even kort samen te vatten.

7. Zorg dat je het nodige materiaal ter beschikking hebt. Denk maar aan pennen, papier, laptop, …

fase 2: Tijdens vergadering

1. Zorg dat je bij aanvang alle documenten bij de hand hebt, ook diegene die pas tijdens de vergadering worden verdeeld.

2. Neem indien mogelijk naast de voorzitter plaats. 

3. Maak jezelf bekend als notulist (of zorg ervoor dat de voorzitter dit doet).

4. Noteer wie er allemaal aanwezig is.

5. Maak voldoende notities van alle besproken agendapunten.

6. Noteer per agendapunt het doel van het punt, de beschikbare informatie, een beknopte weergave van de bespreking en de eventuele conclusie.

7. Ga na of alle agendapunten behandeld worden.

8. Vraag opheldering bij onduidelijkheden.

9. Noteer alle afspraken en de datum van de volgende vergadering.

fase 3: Na de vergadering

Na de vergadering

1. Wacht niet te lang om je notulen uit te werken. Hoe langer je wacht, hoe minder duidelijk je je de vergadering zal herinneren.

2. Neem de tijd om je notulen tot een verslag te herwerken. Haast en spoed …

3. Zijn er nog onduidelijkheden? Bespreek ze met je manager of met de voorzitter van de vergadering.

4. Lees jouw verslag voldoende na. Niets is zo onprofessioneel als schrijf- of stijlfouten in een verslag.

5. Heb je het perfecte verslag klaar? Verspreiden dan maar! Alle deelnemers dienen een kopie te krijgen. Vergeet diegenen niet die zich hebben verontschuldigd.

6. Vergeet het verslag niet te klasseren en te raadplegen voor een volgende vergadering. Het is daarbij essentieel voor de voorbereiding!

Voorbereiden vergadering

- Voorzitter

- Agenda

- Bijbehorende stukken

- Notulist

- Vergaderruimte

Vragen naar wat deze rollen en termen betekenen?

Iedereen ermee bekent.

Een voorzitter : maakt een agenda  en stuurt deze tijdig naar de leden van de vergadering.

1. Een voorzitter geeft goed leiding aan de vergadering.

2. Denk aan het reguleren van het gesprek

3. het inleiden van nieuwe agenda punten

4. maar vooral ook het op een goede manier afronden 

van de agendapunten van de vergadering.

5. Tijd in de gaten houden

6. Contact houden met de notulist

De voorzitter 

De voorzitter is verantwoordelijk voor:

• de vergaderlocatie 
• het verzamelen van agendapunten 
• het opstellen van de agenda 
• het versturen van de agenda (en vorige notulen)
• het regiseren van de vergadering 

Taken voorzitter bij besluiten

- Duidelijk en maar voor één uitleg vatbaar

- Zwart op wit vastgelegd

- Genomen op grond van tevoren vastgestelde criteria (besluitvormingsmethode).

- Voor alle deelnemers bindend

•  Opening en  Mededelingen
•  Notulen 
•  Agendapunten
• rondvraag , Actiepunten, Sluiting 

Agenda

Opening;

Verslag of actiebesluitenlijst vorig werkoverleg;

Mededelingen en ingekomen/uitgegane stukken;

Inhoudelijke agendapunten:

a. ………

b. ………

c. ………

Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k.);

Rondvraag

Een notulist zorgt dat de notulen tijdig wordt verstuurd.

1. Zorg dat je ruimschoots op tijd bent voor de vergadering, want je taak begint al voordat de vergadering begint.

2. Noteer de datum en het tijdstip van de vergadering en de namen van de aan- en afwezigen.

3. Volg het gesprek zo geconcentreerd mogelijk

4. Je moet zelf meepraten met het bespreken van de zaken aangezien je ook een Deelnemer van het project bent.

5. Noteer belangrijke zaken en alle afspraken die gemaakt worden.

6. Geef in de notulen aan wie, wat, wanneer en hoe zijn taak moet uitvoeren.

7. Vraag om verduidelijking van wat er gezegd is.

8. Vraag bij twijfel of iets genotuleerd moet worden.

9. Werk de notulen (na de vergadering) op een verzorgde manier uit.

10. Zorg ervoor dat de Deelnemers van het project de notulen zo snel mogelijk in hun bezit hebben.

De notulist 

De notulist is verantwoordelijk voor: 

• het noteren van de aanwezige en afwezige personen
• neemt tijdens de vergadering na elk afgerond onderdeel het woord om aan te geven op welke wijze hij/zij dit zal samenvatten in de notulen;
  
• noteert in kernwoorden een leesbaar verslag met een duidelijk onderscheid in hoofd- en bijzaken en acties (actielijst)
• verstuurd de notulen naar aanwezig en afwezige personen 

 notulen

• Aanwezigheid en datum 
• Verslag van de vergadering 
• Actielijst met afspraken  

De timekeeper

De timkeeper is verantwoordelijk voor: 

• het tijdig starten en eindigen van de vergadering
• het aangeven wanneer er nog een X aantal minuten beschikbaar is voor het onderwerp wat momenteel besproken wordt 
• het aangeven wanneer de tijd dat voor één onderwerp staat verlopen is 

De deelnemer

De deelnemer is verantwoordelijk voor:

• een goede voorbereiding (oude notulen gelezen & agenda gelezen)
• actieve deelname 

Efficiënt & effectief vergaderen

1. Doel van de vergadering is helder 
   
2. Gestructureerde agenda met tijdsindicatie (laat agenda punten tijdig inzenden zodat de agenda een aantal dagen voor de vergadering gedeeld kan worden)
3. Duidelijke rolverdeling (voorzitter, notulist, timekeeper & deelnemer)
4. Laat elkaar uitspreken 
5. Start op tijd en eindig op tijd!

Bespreken met het team

• Werkoverleg/ teamoverleg
•  Intervisie
• Zorgvrager bespreking
• Overdracht
• Dienstevaluatie
• Multidisciplinaire overleg

Werkoverleg

• Vergadering
  
• Werkzaamheden bespreken of afstemmen
  
• Regelmaat
  
• Mensen die samenwerken
  
• Voorzitter
  
• Besluitenlijst of notulen
  
• Agenda.
  

Consult

• Maak de situatie duidelijk waarin de vraag is ontstaan;
  
• Verzamel alle benodigde gegevens om vragen van de adviesgever te beantwoorden;
  
• Bedenk wie het best advies kan geven bij deze vraag;
  
• Omschrijf de vraag helder

Intervisie

Bij intervisie wordt in groepsverband gekeken naar een specifiek probleem of specifieke vraag die bij iemand leeft.

Expertise, kennis en inzicht met elkaar delen.

MDO

Een MDO heeft tot doel:

• de behandeldoelen, zorgdoelen en bijbehorende acties periodiek te toetsen en bij te stellen;

• het uitwisselen van informatie over de zorgvrager en met de zorgvrager;

• het vaststellen van het medisch beleid en de behandeldoelen en zorgdoelen met de patiënt en betrokken disciplines

Opdracht in een viertal;

Beschrijf van 2 overleggen in jouw vak

- Wat is het doel van het overleg

- Welke onderwerpen worden er besproken

- Wie overlegt met wie?

- Hoe vaak vindt het per jaar plaats?

- Is er sprake van verslaglegging? Door wie?

- Hoe worden besluiten genomen?

Welke conclusies trekken jullie? Is de overlegstructuur overzichtelijk en logisch of stellen jullie problemen vast? 

Wat is jouw Belbinrol

https://www.123test.com/nl/groepsrollentest/#its123-testAnchor

Nemen van besluiten: hoe?

Waardoor lopen afspraken niet goed?