H5 | Plannen en organiseren

• Economie & Ondernemen
• Middelbare school
• vmbo k
• Leerjaar 4

H5 Plannen en organiseren

Secretarieel

Wat ga je leren?

• Een (elektronische) agenda gebruiken
• Afspraken in een agenda plannen, verplaatsen en annuleren
• Bijeenkomsten organiseren
• Plannen
• Taken verdelen
• Planning bewaken

Agenda gebruiken

In je agenda noteer je:

• Afspraken
• Jaarplanning
• Huiswerk
• Toetsen
• Sport

Afspraken plannen, verplaatsen en annuleren

Om een agenda goed te gebruiken, moet je afspraken plannen.

Voor het plannen van een afspraak moet je een aantal zaken weten:

• Wanneer is de afspraak?
• Hoe laat is de afspraak?
• Hoelang duurt de afspraak?
• Wie moeten er aanwezig zijn?
• Wat zijn de contactgegevens van de deelnemers?
• Waar is de afspraak?
• Wat is de reistijd?
• Wat moet er voorbereid worden?

Je gebruikt een agenda om afspraken en werkzaamheden op te schrijven. In een elektronische agenda kun je heel makkelijk afspraken plannen, verplaatsen en annuleren. 

5.2 Organiseren

Wat komt er kijken bij het organiseren van een bijeenkomst?

• Deelnemerslijst opstellen
• Datum prikken
• Uitnodigingen versturen
• Planning maken van de voorbereidingen
• Afspraken vastleggen
• Ruimte(s) en apparatuur regelen
• Tijdens de bijeenkomst --> notulen maken
• Na de bijeenkomst --> notulen uitwerken en versturen

Een van de taken van het secretariaat is het organiseren van bijeenkomsten, zoals vergaderingen. Je plant een datum, nodigt deelnemers uit, maakt een planning, legt afspraken vast en regelt een ruimte en apparatuur.

5.3 Plannen en taken verdelen

Om efficiënter te werken, maak je vaak een planning. Dat gebeurt meestal met een planningsformulier. Daarin verdeel je de opdracht in stappen. Per stap geef je aan:

• Wat er moet gebeuren
• Wie dat doet/ doen (taakverdeling)
• Wanneer dat klaar moet zijn
• Waarmee je dat doet

perspectief.eduhint.nl