Les 2 Financieel Thema - archiveren

• Thema Financieel
• MBO
• Studiejaar 1,2

Les 2 Financieel

Archiveren

Wat gaan we doen?

week 2: archiveren

week 3: begroten

2 weken vakantie 

week 4: coderen

week 5: projectadministratie

week 6: financiele administratie

week 7: kleine budgetten

week 8:  inhalen

week 9: escaperoom Pets Place

Archiveren

is het duurzaam toegankelijk maken en houden van informatie. Zodat deze nu en in de toekomst bruikbaar is. Voor iedereen die het recht heeft om de informatie in te zien. Niet alle informatie wordt blijvend bewaard.

Wat betekent consequent?

consequent zijn

dat je rechtlijnig vasthoudt aan iets dat je eerder gedaan hebt of besloten hebt (niet afwijken).

Opdracht

1. Ga op achternaam staan: van A tot Z

2. Ga op voornaam staan: van Z tot A

3. Ga op schoenmaat staan: van groot naar klein

4. Ga op lengte staan: lang naar kort

ORDENEN VAN DOCUMENTEN 

Documenten worden op verschillende manieren geordend.

Alfabetisch

Alfabetisch lexicografisch

Numeriek

Alfanumeriek

Chronologisch 

Alfabetisch 

Sorteren op de eerste letter van het alfabet. A, B, C enzovoort.

Oplopend: is van A tot Z (Arend, Bernard, Corry)

Aflopend: is van Z naar A (Corry, Bernard, Arend) 

Alfabetisch lexicografisch  

Wanneer bij het sorteren niet alleen naar de eerste, maar ook naar de volgende letters gekeken wordt om te sorteren, dan wordt dit alfabetisch lexicografisch sorteren genoemd. Daar hebben we 13 afspraken over gemaakt

 

1.

Er is geen verschil in hoofdletters en kleine letters. 

2. 

Namen van personen rangschik je allereerst op achternaam (dus niet op voorletter, voornaam of tussenvoegsel).

Martine van Berkum (Berkum, Martine, van)

R. van Dijk (Dijk, R., van)

Gerlien van ’t Hof (Hof, Gerlien, van ‘t)  

3. 

Een korte naam gaat voor een langere naam met dezelfde beginletters.

H. Vis (Vis, H.)

A. Visch (Visch, A.)  

4. 

Zijn de eerste letters van de achternamen gelijk, kijk dan naar de tweede letter. Daarna naar de derde, vierde letter enz., tot je een afwijkende letter vindt (zie alfabetisch lexicografisch).

K. Jans (Jans, K.)

A. Janse (Janse, A.)

U. Jansen (Jansen, U.)

D. Janssen (Janssen, D.)

D. Janszen (Janszen, D.) 

5. 

Zijn de achternamen hetzelfde? Kijk dan naar de voorletters (voornamen).

C. Molen (Molen, C.)

J. Molen (Molen, J.)

K. Molen (Molen, K.)

Z. Molen (Molen, Z.)  

6. 

Zijn de achternamen en de voorletters (voornamen) hetzelfde, kijk dan naar de tussenvoegsels. A. Top (Top, A.)

A. van Top (Top, A., van)

A. van den Top (Top, A., van den) 

7. 

Bij een dubbele achternaam wordt gesorteerd op de eerste achternaam. W. van der Wilden – Aalbers wordt gerangschikt onder de letter W. 

8.

Staan er punten, haakjes, accenttekens, afkappingstekens (‘) in de naam? Dan moet je hiermee geen rekening houden.

O’Brien wordt Obrien

O’Connell wordt Oconnell 

9.

Voor voorvoegsels met afkappingstekens (l’, d’, s’, t’, of ‘t) gelden andere regels. Deze tekens lezen we bij het alfabetiseren niet aan de achternaam vast.

M. d’Hond wordt gerangschikt onder Hond

L. ’t Hart onder Hart 

10.

Voor de Engelse namen met Mac en Fits geldt, omdat ze verschillend geschreven kunnen worden: staat Mac of Fitz los van de naam, dan lezen alsof dit aan de naam is vast geschreven. Mac Cloud wordt MacCloud

Fitz Gerald wordt FitzGerald 

11.

Is Mac afgekort tot M’ of Mc dan lezen alsof dit deel voluit geschreven is.

mcDonald wordt Macdonald. 

12.

 De ‘ij’ wordt (op basis van de eerste letter i) geplaatst tussen de letters ‘h’ en ‘j’.

13.

De ‘y’ wordt geplaatst tussen de letters ‘x’ en ‘z’.

Sorteerregels voor bedrijfsnamen 

In bedrijfsnamen zie je vaak persoonsnamen, maar ook specifiek zakelijke eigennamen. (Dat is een door het bedrijf gekozen naam.)

1. Komt in een bedrijfsnaam een persoonsnaam of een zakelijke eigennaam voor, dan sorteer je op deze naam. (Voor een persoonsnaam gelden de Algemene sorteerregels persoonsnamen).

2. Komt in een bedrijfsnaam meer dan 1 persoonsnaam of zakelijke eigennaam voor, dan sorteer je op de eerste persoonsnaam of eigennaam.  

3. Sorteer niet op: lidwoorden (de, het, een) voorzetsels (van, op, in) juridische vorm van het bedrijf (BV, NV, Stichting enz.) soort bedrijf (Autohandel, Bank, Groothandel, Kapsalon enz.). Je kijkt hier wel naar als de persoonsnamen en eigennamen hetzelfde zijn!

4. Als een bedrijf voor zichzelf vaak een afkorting gebruikt, sorteer dan op deze afkorting.

H&M (Hennes en Maurits)

NS (Nederlandse Spoorwegen)

5. Staat er geen persoonsnaam of zakelijke eigennaam, dan sorteer je op het kenmerkende deel van de naam. Dat is dat deel waarmee het bedrijf zichzelf het duidelijkst omschrijft. Dit Is soms heel moeilijk te vinden! Pas daarom eerst regel drie toe, streep weg wat je niet nodig hebt.

6. Getallen en afkortingen lezen alsof ze voluit geschreven zijn.

50+ wordt vijftigplus

C&A wordt C en A.

 

Numeriek

Numeriek rangschikken is rangschikken op cijfers. Dit kan zowel oplopend (van laag naar hoog) als aflopend (van hoog naar laag) zijn.

1

2

3

4

1008

994

734

254

103 

Bij data werkt het als volgt.

Eerst sorteer je de jaren in de goede volgorde (van laag naar hoog). Vervolgens sorteer je de maanden in de goede volgorde (van laag naar hoog).

Tot slot sorteer je de dagen (van laag naar hoog).

10 maart 2016

8 juni 2017

12 september 2017

13 september 2017 

Alfanumeriek 

Alfanumeriek rangschikken is rangschikken met letters en cijfers. Als je gaat rangschikken, kijk je eerst naar de letters en daarna naar de nummers. Leg dus eerst de letters op de juiste volgorde en vervolgens leg je het per letter op nummervolgorde. Het sorteren kan zowel oplopend (van laag naar hoog) als aflopend (van hoog naar laag) zijn.

A14

A18

B01

B13

S11

S17

S32

Z98

Z66

X42

X04

Q99

Q35

M99 

Chronologisch 

Chronologisch rangschikken is rangschikken op tijd, uren, dagen, weken, maanden,

seizoenen enz. Je legt eerst de uren op volgorde en kijkt bij dezelfde uren vervolgens naar de minuten.

12.45 uur

13.27 uur

13.33 uur

19.22 uur