Hoe stuur ik een mail met bijlage?

• Verzorgende
• MBO
• Studiejaar 1-3

Hoe stuur ik een mail met bijlage?

In de vorige les heb je geleerd en geoefend hoe je een verslag maakt. 

In deze les ga je leren en oefenen hoe je het verslag toestuurt via de mail en hoe je de mail schrijft. 

Doelen van de les

1 je kunt op een juiste manier een mail opstellen, voorzien van de juiste informatie.

2 Je kunt een bijlage toevoegen aan de mail.

Voorkennis activeren

Maak een lijstje van onderdelen waar een e-mail uit moet bestaan. Hoe begin je, hoe spreek je de persoon aan, hoe sluit je af?

Uitleg 

Een email is geschikt om informatie te geven of te vragen. In een e-mail kan die informatie complexer zijn dan via de telefoon. De ontvanger kan namelijk het bericht nog eens rustig nalezen. Voor emotionele berichten is een e-mail niet geschikt. Die berichten kun je beter telefonisch of face-to-face overbrengen.

Opzet van een e-mailbericht

1. Onderwerp
2. Aanhef
3. Opening
4. Kern
5. Afsluiting
6. Groet
7. Ondertekening

Onderwerp

Vul altijd een onderwerp in in de onderwerpsregel. Zorg ervoor dat het onderwerp begrijpelijk en betekenisvol is voor de ontvanger. 

Aanhef

Begin je e-mail altijd met een aanhef. De aanhef begint met een hoofdletter en eindigt met een komma. Hoe je de aanhef formuleert, is afhankelijk van je relatie met de ontvanger. 

Formeel: Geachte mevrouw Jongsma,

Informeel: Beste Janke

Tussenin: Beste mevrouw Jongsma

Bij een naam met een voorvoegsel: Beste meneer De Jong, dus het voorvoegsel met een hoofdletter laten beginnen.

Opening

In de eerste alinea vertel je de aanleiding van de e-mail en meestal ook de kernboodschap.

Bijvoorbeeld: Bij deze stuur ik u mijn verslag toe. Het verslag dat ik heb gemaakt, bevat de uitgewerkte oefenopdrachten van werkproces 4: 'Voert zorg- en begeleidingsactiviteiten uit'. (B1-K1-W4) 

Kern

Na de opening licht je de kernboodschap toe. Je behandelt puntsgewijs alle aspecten die nodig zijn om de boodschap te begrijpen. Je geeft details of argumenten om je boodschap toe te lichten. 

Zorg ervoor dat er structuur zit in je bericht. Maak alinea's om zo de onderwerpen of de verschillende aspecten te scheiden. 

Afsluiting

In de afsluitende alinea geef je aan wat het vervolg is en laat je weten waar de ontvanger terecht kan als hij meer informatie nodig heeft. 

Bijvoorbeeld: voor vragen kunt u contact met mij opnemen via mail of telefoon.

Groet

Na de afsluiting zet je een witregel en daaronder een groet. De groet begint met een hoofdletter en eindigt met een komma. 

Bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet,

Groeten,

Groetjes, 

Ondertekening

Onderteken met je voor- en achternaam en je functie. Daaronder neem je een informatieblokje op met contactgegevens. 

Bijvoorbeeld: 

Alicia de Graaf 

Klas: KVZ-O-Aug23A

Studentnummer: 00662355

Voorbeeld ondertekening

bij een professionele mail, waarbij jij bijvoorbeeld in de functie van verzorgende-IG een mail stuurt, kun je als volgt afsluiten:

Alicia de Graaf

Verzorgende-IG op afd. de Poll

Verpleeghuis de Dilgt, Haren

Tel: [phone]

Bereikbaar op werkdagen tussen 8:00 en 17:00 uur

Aandachtspunten

- Behandel per mail maar één onderwerp;

- Houd de mail kort. Geef extra informatie in een bijlage, bijvoorbeeld een folder;

- Begin de alinea's van de kern steeds met de belangrijkste informatie. Dat kun je zo controleren: als je de eerste regels van de alinea's leest, moet je de hoofdlijn van het bericht kunnen volgen.

- Plaats in langere berichten tussenkopjes die duidelijk maken waar de alinea's over gaan;

Aandachtspunten (vervolg)

- Controleer je bericht op spelfouten, want daarmee komt je mail onverzorgd over.

- Blijf altijd netjes en beleefd. Houd er rekening mee dat de ontvanger je mail kan doorsturen naar anderen.

- Stuur niet overhaast een boze reactie per mail. Laat berichten die emoties oproepen altijd even bezinken. 

- Stuur een bericht alleen CC aan andere ontvangers als dat echt nodig is.

- Schrijf je afsluitende groet voluit. Dus niet MVG (Met vriendelijke groet).

Bekijk onderstaande video

Bijlage toevoegen

Als je een bijlage wilt toevoegen aan de mail, dan druk je op het paperclipje in de mail. Vervolgens kun je het bestand zoeken op je laptop of computer en deze toevoegen.

Zie bijvoorbeeld ook dit filmpje: 

Opdracht

Stuur je docent uiterlijk komende vrijdag een mail met de uitgewerkte oefenopdrachten van werkproces 4.

Zorg ervoor dat het mailtje voldoet aan alle genoemde punten in deze les. 

[e-mail]

Doelen behaald?

1 je kunt op een juiste manier een mail opstellen, voorzien van de juiste informatie.

2 Je kunt een bijlage toevoegen aan de mail.

Noteer welke vragen je nog hebt en neem deze mee naar de les volgende week maandag.