SE 2: Formal letter format

• Engels
• Middelbare school
• havo
• Leerjaar 4

HAVO 5 - ENGLISH

Formal Writing

Today

Class work 

Explanation writing test

Explanation formal letter writing

On your own

Practise the basics of formal letter writing

Leerdoelen

• Ik weet wat er van mij wordt verwacht bij de toets 
• Ik weet de basis outline van een formele brief

Formal letter/email outline

1. Your own address without your name, with the country

 

 Marinus Postlaan 1

 8264 PB Kampen

 Netherlands

Formal letter/email outline

2. Date of writing

 

 15 December 2020

 December 15, 2020

 December 15th, 2020

 15th December 2020

All options are correct; the first one is the easiest. Remember to write months with capital letters in English!

Formal letter/email outline

3. Subject line

  

 subject: complaint about … / application for …

Do not use capital letters, except when you use names

Formal letter/email outline

4. Salutation

 Dear Mr Jones / Mrs Jones, (if you know who you are writing to)

 Dear Sir/Madam, (if you do not know who you are writing to)

• Use capital letters
  
• Never use a first name.
  
• Do not write ‘Mister/Missus’
  
• Always end with a comma
  

Formal letter/email outline

5. Three paragraphs

   

More information later on

Formal letter/email outline

6. Final sentence

  I look forward to hearing from you soon.

This is a sentence you can almost always use.

Formal letter/email outline

7. Closure

   Yours sincerely, (when you used a name in the salutation) 

   Yours faithfully, (when you used Sir/Madam in the salutation)

Formal letter/email outline

8. Your signature and full name

 

 [signature]

 Renske van Dijk

Formal letter/email outline

9. If necessary: enclosures 

Encl.: CV 

Encl.: receipt 

Basic rules

Between each new part of your letter you leave a blank line

It is okay to start a letter with “I” in English

Letter of complaint paragraph contents

Paragraph 1: the reason for writing explained in short (I am writing this letter in relation to the complaint I have about ...) 

Paragraph 2: what you have done so far to solve the problem (I have already talked to the store that sold me the item; however, they could not help me any further. / I have already tried to solve the problem myself with the use of the user's manual.) 

Paragraph 3: your expectations; how they can contact you; your hopes (I would like for you to reimburse the repair costs on my account./ You can email me at ... or call me on ... / I hope to hear from you soon. ) 

Practise letter of complaint

Write a letter of complaint. 

Follow the instructions. 

Make sure you use the outline example as given earlier this class. 

Assignment 

Situatie 

Je hebt tijdens een bezoek aan Londen een mini-notebook gekocht op 23 juli 2023. Reden: veel goedkoper dan in Nederland. 

Klacht: accu zou volgens de handleiding 6,5 uur moeten werken, maar jouw accu is na 2 uur leeg. Je bent ermee naar een computerzaak geweest; conclusie accu stuk. Bovendien: je hebt in de handleiding gelezen dat er bij de prijs een leren tasje inbegrepen is; zat niet in de doos. 
Je besluit een klachtenbrief te schrijven naar:

Morgan Computer, 64 Oxford Street, London WC1A 1AX 

Assignment 

Opdracht

Schrijf een klachtenbrief en verwerk de volgende gegevens:

• Vertel wat je wanneer en waar hebt gekocht. (noem winkel, type, prijs)
• Zeg dat je erg teleurgesteld bent: beschrijf klacht
• Noem conclusie plaatselijke computerzaak. Als het nodig is, kunnen ze contact opnemen met deze winkel.
• Zeg dat je in Nederland woont en dus niet even langs kan komen
• Vraag om nieuwe accu en tasje. Andere mogelijkheden: 1. bedrag van tasje en accu op jouw rekening storten. Geef rekeningnummer. 2. Je stuurt notebook op en je krijgt aankoopbedrag + portokosten terug.
• Zeg dat je een kopie van de kassabaan hebt bijgesloten.
• Nog vragen? Ze kunnen je e-mailen op: 
• Spreek hoop uit dat klacht wordt opgelost. 

What to do? 

Write your letter

Hand in your work: in person or via email: [e-mail] 

Homework for next class if not finished

End of the class

Today we practised writing a letter of complaint in preparation for the test in week 3 

Next class: review letter of complaint 

Homework: finish letter of complaint