Het schrijven van een zakelijke brief

• Nederlands
• Middelbare school
• vmbo k
• Leerjaar 3

Het schrijven van een zakelijke brief of e-mail

Lesdoelen:

- Ik ken de vaste volgorde van een zakelijke brief en e-mail

- Ik weet wanneer ik formeel of informeel taalgebruik gebruik

- Ik kan verwijswoorden gebruiken (die, dat, wat)

-Ik kan verwijswoorden gebruiken

- Ik kan een zakelijke brief of e-mail schrijven

Wanneer zou je een
zakelijke brief of e-mail
kunnen schrijven?

Regels zakelijke brief

Aan het schrijven van zo’n zakelijke brief zijn een aantal regels verbonden waar je brief aan moet voldoen.

 Zo heeft bijvoorbeeld de tekst van een zakelijke brief een vaste volgorde en  indeling. 

Van belang is dat je bepaalde gegevens heel precies noteert.

 Zo bevat een zakelijke brief het adres van de geadresseerde en de afzender, de datum en eventuele bijlagen.

 Een zakelijke brief is veel formeler geschreven dan een persoonlijke brief aan een vriend of klasgenoot. Hij moet er aantrekkelijk uitzien en uiteraard is het heel belangrijk dat hij in goed Nederlands is geschreven. 

Zakelijke brief

Onderwerp en plaats + datum mag je ook omdraaien.

Volgorde zakelijke brief

Afzender: Je vermeldt hier je eigen adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Geadresseerde:     Nu volgt de naam van degene aan wie je schrijft en zijn of haar adres (of het adres van een bedrijf of instantie).

Dagtekening:  Hier schrijf je de plaats waar en de datum waarop je de brief hebt geschreven.

Betreft:  Na het woordje ‘betreft’ plaats je een dubbele punt en daarna vermeld je het onderwerp van je brief.

Aanhef: Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanhef , zoals ‘Geachte heer/mevrouw’.

Eerste alinea

Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met ‘ik’. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft.

Rest van de tekst

Hierna volgt de rest van je tekst.

Afsluiting en ondertekening

Je sluit je brief op een gepaste manier af, bijvoorbeeld door de woorden ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’ gevolgd door een komma en je eigen naam.

Bijlage(n)

Je vermeldt hier welke bijlage(n) je eventueel toe hebt gevoegd.

Eerste alinea :  Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met ‘ik’. In deze alinea geef je aan wie je bent en waarom je de brief schrijft.

Kern:  Je geeft hier Informatie en komt to the point

                     Voor elk deelonderwerp gebruik je 1 alinea.

Slot:  Wens of verwachting uitspreken. Wat verwacht je van de lezer en binnen welk termijn?

ondertekening  Je sluit je brief op een gepaste manier af, bijvoorbeeld door de woorden ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’ gevolgd door een komma en je handtekening en je  eigen naam.

Bijlage(n)

Je vermeldt hier welke bijlage(n) je eventueel toe hebt gevoegd.

De aanhef

De aanhef van een zakelijke brief is altijd:

- Geachte heer/mevrouw,

- Beste heer/mevrouw,

* In een aanhef staat nooit een voornaam/voorletter, alleen de achternaam

* Vergeet de komma niet na de aanhef

Inhoud van de brief

Inleiding: Wie ben je en waarom schrijf je de brief?

Kern:          je geeft de lezer Informatie.

                     Voor elk deelonderwerp gebruik je 1 alinea. 

Slot:           Wens of verwachting uitspreken. Wat wil je van de lezer?

-Gebruik witregels tussen de alinea's

-Gebruik geen afkortingen.

-Gebruik nette, vriendelijke woorden. Ook als je boos bent of een klachtenbrief stuurt.

Na de aanhef komt de inleiding. 

Ondanks de komma waar de aanhef mee eindigt, begint de inleiding weer met een hoofdletter.

 In de inleiding geef je aan waarom je de brief/mail schrijft. Begin deze eerste alinea liever niet met ‘Ik’.

De Inleiding

Naar aanleiding van ons telefoongesprek op d.d....

Naar aanleiding van uw brief/mail  d.d. ...

In verband met de op handen zijnde bijeenkomst...

Op uw website las ik dat u...

Graag schrijf ik u in verband met...

Een aantal zinnen om een inleiding mee te beginnen.

• In een klachtenbrief/mail leg je uit wat de klacht precies inhoudt en wat je al gedaan hebt om het probleem op te lossen. 
• Wanneer je solliciteert, leg je uit waarom je solliciteert en waarom jij de meest geschikte kandidaat bent. 
• Wanneer je informatie vraagt of geeft, leg je in het middenstuk uit welke informatie je nodig hebt of je geeft in het middenstuk de nodige informatie.

De Kern/Het middenstuk

In de kern/het middenstuk geeft je de lezer meer informatie. Deze informatie hangt natuurlijk af van het type brief/mail.

Het slot/ de afsluiting.

In de slotalinea schrijf je wat je van de lezer verwacht. 

Je wilt een uitnodiging voor een gesprek, je hoopt dat de klacht binnen 2 weken wordt opgelost of je verwacht dat je binnen een week de gevraagde informatie ontvangt.

Ook is de slotalinea weer afhankelijk van het type brief/mail je schrijft.

Voorbeeldzinnen om mee af te kunnen sluiten

Vroeger sloot men de correspondentie af met de zin: In afwachting van uw antwoord, verblijf ik, Maar dat is echt ouderwets en wordt ook niet meer goed gerekend.

Meer van deze tijd en dus wel goed zijn zinnen als:

• Ik vertrouw erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
  
• Graag zie ik uw reactie binnen 2 weken  tegemoet.
  
• Ik hoop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
• Als u nog vragen heeft, kunt u altijd contact opnemen met …

Controleer!

Als je brief klaar is, controleer je hem op de volgende punten:

- (Werkwoord)spelling

- Alinea's

- Hoofdletters

- Heb ik alle gevraagde punten in mijn inhoud verwerkt?

Nog een paar tips voor het schrijven van een zakelijke brief of e-mail:

Houd je brief kort en wijd niet te veel uit..

Wees correct, de lezer zal veel eerder bereid zijn om je te helpen als je hem/haar correct aanspreekt. Met honing vang je meer vliegen dan met azijn.

Wees concreet en verwijs naar duidelijke gebeurtenissen waarbij je datum en plaats noemt.

Beschrijf helder wat je wilt en wat je van de geadresseerde verwacht. Realiseer dat de lezer niet in jouw hoofd kan kijken, dus dat het nodig is om duidelijk te zijn in wat je schrijft.

Lees je brief nog een keer goed door voordat je hem verstuurt. Check of je niet te veel fouten hebt gemaakt.

Het verschil tussen een zakelijke e-mail en de zakelijke brief

Er zijn een aantal verschillen tussen een zakelijke brief en een e-mail. 

Hoewel de inhoud hetzelfde is in beide gevallen, is de indeling iets anders. 

In een e-mail schrijf je de gegevens van de geadresseerde niet op. 

De ‘betreft-regel’ wordt vervangen door de ‘onderwerpregel’. 

Als je bijlagen meestuurt, plaats je boven de e-mail een regel waarin je vermeldt wat voor documenten je hebt bijgevoegd.

Zakelijke e-mail

Wat kan er beter?

Opdracht

Jullie gaan de resterende tijd van deze les werken aan de schrijfopdracht.

Schrijfopdracht 1

Uitdelen en bespreken van de schrijfopdracht: Schrijf een zakelijke e-mail aan "Lasergaming Brabant"

Uiterlijk inleveren: dinsdag 23 november

Vervolgles

10 minuten lezen

Wat is een voorbeeld van een zakelijke brief?

1. Sollicitatiebrief
2. Brief aan de buurman
3. Brief aan een penvriend
4. Klachtenbrief

Een ander woord voor zakelijke brief is

1. informele brief
2. formele brief

Noem 2 verschillen tussen een zakelijke en een persoonlijke
brief of e-mail:

Zet in de goede volgorde

Eigen naam

adres

postcode woonplaats

Plaats, datum

Naam ontvanger

adres

postcode woonplaats

Betreft: (Onderwerp)

Aanhef

Hey dude

1. informeel
2. formeel

Wat is de afsluiting van een zakelijk e-mail?

1. MVG
2. Met vriendelijke groet,
3. mvgr.,
4. Doei

Tussen iedere alinea staat een witregel

1. ja
2. nee

Eerst de naam van de geadresseerde, dan mijn eigen naam

1. ja
2. nee

Een zakelijke brief mag maar drie alinea's bevatten

1. ja
2. nee

Vaste voorzetsels

Verwijswoorden

Opdracht: kies uit die, dat, wat

Opdracht: kies het juiste verwijswoord

Opdracht: naar wie verwijzen de onderstreepte woorden?

Opdracht

Werkboek blz. 35 (opdracht 2)

Zet de volgende woorden bij het juiste deel van de brief:

aanhef, afsluiting, afzender, geadresseerde, inleiding, kern, onderwerp, plaats/datum, slot

Schrijfopdracht 1

Uitdelen en bespreken van de schrijfopdracht: Schrijf een zakelijke e-mail aan "Lasergaming Brabant"

Uiterlijk inleveren: dinsdag 23 november

Aan het (huis)werk

Verder werken aan de schrijfopdracht