Stel dat in het magazijn 18 hamers liggen. In de winkel liggen er 6. De werkelijke voorraad is dus 24 hamers. In de computer staat ook dat er 24 hamers liggen. De werkelijke voorraad klopt met de administratieve voorraad.
Dan komt de vrachtwagen nieuwe hamers brengen. Op de pakbon staat dat 10 hamers worden geleverd. Maar in werkelijkheid (echt) krijg je maar 9 hamers binnen. De zending is niet goed gecontroleerd. De pakbon met 10 hamers gaat naar de administratie. In de computer worden 10 hamers bij de administratieve voorraad opgeteld.
Nu is er een verschil.
De werkelijke voorraad is: 24 hamers + 9 geleverde hamers = 33 hamers
De administratieve voorraad is: 24 hamers + 10 hamers op de pakbon = 34 hamers
Het verschil tussen werkelijke voorraad en administratieve voorraad = 1 hamer