Hoofdstuk 7 en 8 repro en archief

• Facilitaire dienstverlening
• MBO
• Studiejaar 1,2

Repro faciliteiten

Wat zijn Repro faciliteiten?

Repro faciliteiten:

Repro =Reproduceren

oftewel kopiëren

Dit doe je met documenten en bestanden

Hieronder valt ook Printen, scannen en inbinden van rapporten

Hoe noemen we de afdeling die zorgt voor het kopiëren en verdelen van originelen?

1. distro
2. facility
3. distributie
4. repro

Repro afdeling

De afdeling die documenten kopieert, documenten digitaliseert (inscannen), uitprint en rapporten inbindt.

Waar moet je aan denken als je een repro opdracht krijgt

Waar moet je aan denken als je een repro opdracht krijgt?

• Wat is de opdracht
• Voor wie is de opdracht
• Wat zijn de wensen van de klant
• Hoeveel tijd kost het
• Wanneer moet het klaar zijn.

Werkplanning

Als je al deze gegevens hebt, kun je een werkplanning maken.

A4 papier is:

1. 2x zo groot als A5
2. 2x zo groot als A3
3. 4x zo zo groot als A6
4. 4x zo groot als A2

A4 = gewoon kopieer papier

A3 = 2x zo groot

A2 = 4x zo groot

A0 = 16x zo groot

A5 is 2x zo klein

A6=4x zo klein

A8 = 16 x zo klein

Voorgedrukt papier

Goed op letten dat het document goed is geplaatst.

maak 1 proefafdruk.

Dat voorkomt dat het document op de achterkant afgedrukt wordt

Wat kan de (moderne) kopieerapparaat allemaal?

• Kopiëren
• Printen
• Inscannen
• Nietjes in document zetten
• sorteren
• mailen/faxen

Documenten binden

• Ringruggen
• Metalen ringruggen
• Thermisch binden
• bloklijmen
• lamineren

Je hebt opdracht gekregen om het jaarverslag van jouw bedrijf 100x te kopiëren. Mag jij erin kijken?

1. Ja
2. Nee
3. Soms

Je hebt opdracht gekregen om een brief te printen en te versturen. Je ziet (niet expres) dat deze brief gericht is aan jouw buurvrouw. Mag je snel even verder lezen om te zien wat erin staat?

1. Ja
2. Nee
3. Soms

Soorten papier

formaat

dikte

glans

zuurvrij

Het kopieerapparaat kan:

scannen

kopieren

sorteren

nieten

Het kopieerapparaat

• invoerlade papier
• uitvoer papier
• toner (= inkt), kleuren
• nietjes aanvullen
• glasplaat

andere afwerkmogelijkheden

(niet in het kopieerapparaat)

• ringrug (plastic of metaal)
• thermisch binden
• bloklijmen
• lamineren/plastificeren

Archief

Wat is een archief? 

Archief

Wat is een archief? 

Archief

• Brieven
• facturen
• jaarverslagen
• contracten
• procedures

Archief

In de wet wordt bepaald hoe lang je sommige zaken moet bewaren. Sommige zaken heb je nooit meer nodig, andere regelmatig. 

Een archivaris kent deze wetten, weet ook wat de beste manier is om zaken te bewaren. 

Archief

Waar bewaar jij je diploma's, aankoopbonnen van dure apparaten, je jaaropgaven? 

Opdracht

• Wat zijn de taken van een archivaris?
• Welke eigenschappen moet een archivaris hebben?
• Welke opleidingen zijn er om archivaris te worden? 

Archief

Waarom bewaar je spullen? 

• informatie
• bewijswaarde
• cultuurhistorische waarde
• emotionele waarde

Archief

Dynamisch archief

statisch archief

semi-statisch archief

(semi betekent half)

Archief

Sorteren op:

• alfabet
• datum
• nummer
• code
• onderwerp

Archief

moet soms worden opgeschoond

• omdat de bewaartermijn is verlopen
• omdat de waarde is verlopen

Archiefvernietiging

Bewaartermijnen

Hoe lang moet je documenten bewaren? 

Voor particulieren geldt geen wettelijke bewaarplicht. Maar het is wel slim om je administratie 5 jaar te bewaren. 

Voor bedrijven en zelfstandigen geldt wel een wettelijke bewaarplicht van 7 tot 10 jaar.  

Beroepsgeheim

• Wettelijke beroepsgeheim- schending is strafbaar. straf max 1 jaar gevangenisstraf of €20.250.- Voor advocaten, artsen, archivarissen, etc.
• Beroepsgeheim vastgelegd in de beroepscode- (gedragsregels in een beroepsgroep)

Tot ziens!