1. Kies een rustig moment uit om je feedback te geven, als dat mogelijk is. Maar wacht niet te lang. Er is een algemene regel voor het moment waarop je feedback geeft: hoe eerder, hoe beter. De ander kan zich het moment dan nog goed herinneren.
2. Geef de feedback op een vriendelijke toon, maar wees wel duidelijk. Een vage boodschap roept vaak irritatie en misverstanden op. Probeer daarom te voorkomen dat je vage taal gebruikt. Geef precies aan over welk gedrag je het hebt.
3. Probeer de feedback zo te formuleren dat de ontvanger er iets mee kan. Je feedback kan namelijk duidelijk zijn, maar toch onbruikbaar. Denk bijvoorbeeld aan een zorgvrager die zeer uitbundig doet. Dan is de feedback ‘zeg, doe eens wat rustiger’ erg duidelijk. Maar in de meeste gevallen kan de ontvanger er niet veel mee. Je kunt niet verwachten dat de ander zijn gedrag hierna verandert.
4. Zorg ervoor dat de ontvanger je vertrouwt. Hoe groter het vertrouwen is, hoe groter de kans is dat de ander naar je feedback luistert en zijn gedrag aanpast.
Ondanks een goed vertrouwen kan iemand toch schrikken van negatieve feedback. Hiermee kun je omgaan door de ander te vertellen dat hij kan reageren op jouw kritiek. Zo laat je de ander merken dat hij evenveel recht heeft om zijn mening te uiten als jij. Zeg bijvoorbeeld: ‘Ik zie dat u schrikt van wat ik tegen u heb gezegd. Wat vindt u van deze situatie?’