Event voorstel + Tijdlijn EP01 (P2: 8-01-2024)

• Evenementenorganisatie
• MBO
• Studiejaar 1

Event voorstel + Tijdlijn

Lesdoelen:

- Ik weet wat er in een Event voorstel komt te staan

- Ik weet wat een tijdlijn is

- Ik kan een tijdlijn voor Absurd Evenement 1.0 maken

Wat is het doel van een event document?

Welke Event documenten waren er ook alweer?

Verschillende event documenten:

* Event canvas

* Event voorstel

* Event plan

* Startnotitie

* Projectplan

* Draaiboek

* Communicatieplan

* Plan van aanpak

Koppeling + welk soort event

Startpunt project met opdrachtgever: (projectmatig werken, Patries Quant)

Productie: Briefing --> Event canvas --> Startnotitie --> Projectplan (incl. communicatieplan) --> Draaiboek

Marketing: DESTEP --> USP --> SWOT --> Confrontatiematrix + AIDA

Startpunt eigen idee project: (Zo organiseer je een... event, Roel Grit & Marco Gerritsma)

Productie: Brainstorm --> Event canvas --> Event voorstel --> Event plan --> Draaiboek + communicatieplan

Marketing: DESTEP --> USP --> SWOT --> Confrontatiematrix + AIDA

Verder met Event voorstel + Event plan

Zo organiseer je een... Event

Volgens de P6-Methode (projectaanpak in 6 stappen)

1) Start het event --> Stel event voorstel op --> Opzoek naar opdrachtgever/subsidie --> go or no go

2) Organiseer je team --> wanneer van toepassing

3) Stel Event plan op --> eind stap 3 opnieuw beslismoment

4) Bereid het event voor --> aan de hand van event plan

5) Voer het event uit --> met behulp van draaiboek

6) Handel het event af --> evaluatie

Eventvoorstel:

1) Achtergronden

2) Programma van eisen

3) Beschrijving event

4) Financieel

5) Globale planning

6) Haalbaarheid en risico's

Eventplan:

Hoofdstuk 1: Achtergronden

Hoofdstuk 2: Evenementbeschrijving

Hoofdstuk 3: Taken en tussenresultaten

Hoofdstuk 4: Kwaliteit

Hoofdstuk 5: Eventorganisatie

Hoofdstuk 6: Planning

Hoofdstuk 7: Begroting

Hoofdstuk 8: Risico's

Event voorstel

Achtergronden: Inleiding met achtergrond informatie (geschiedenis, eventomgeving, aanleiding, maar ook probleem of kans)

Programma van eisen: Beschrijving van de eisen waaraan het evenement moet voldoen (randvoorwaarden, voorlopig beeld wordt geschetst van de eigenschappen die het evenement moet krijgen en hoe het eruit komt te zien)

Beschrijving event: Naam van event, eventdoel, doelgroep en voorlopig programma

Financieel: Schatting van kosten en opbrengsten (kostencalculatie voor absurd)

Globale planning: Tijdlijn

Haalbaarheid en risico's: Globale haalbaarheid en risico's. Worden in Event plan beter uitgewerkt. (Haalbaarheid via GOKIT (geld-organisatie-kwaliteit-informatie-tijd))

LEES: Pagina 50 - 65 (Stap 1)

TIJDBALK

Wat is een tijdbalk?

Noem een voorbeeld van een onderwerp wat je op een tijdbalk zet.

Een TIJDBALK is een globale indeling van een planning van het begin tot het einde van de organisatie van een evenement.

Het begint vanaf de eerste bijeenkomst van de projectgroep of het moment dat je met de daadwerkelijke voorbereiding begint en het einde is de uiteindelijk afronding (eindevaluatie).

De tijdbalk laat zien of je genoeg tijd hebt om het evenement te organiseren. Daarom zet je eerst de belangrijkste punten in het schema. Die punten haal je uit alle informatie die je in het plan van aanpak hebt verzameld. 

Kan organisatorisch en kan ook op gebied van marketing en communicatie.

OPDRACHT:

Maak een tijdlijn voor het nieuwe project Kindertheater dat gaat plaats vinden op dinsdag 5 maart 2024. Er zullen op de dag zelf verschillende voorstellingen zijn (09.30-10.30 + 11.00-12.00 + 13.00-14.00 en voor ouders/geïnteresseerden 19.00-20.00u)

Er moeten basisscholen in de omgeving benaderd worden en er zal voor de kinderen wat gezonds geregeld moeten worden.

Welke informatie heb je nog nodig, wanneer heb je die nodig en welke stappen ga je ondernemen?

POST-IT

1) Wat heb jij onthouden van deze les?

2) Wat vond je van deze les?

3) Wat neem je mee naar de volgende les?

Tot volgende week!