Soms ben je druk bezig en zet je snel even een taak in de agenda. Jij weet dan wat je bedoelt, maar misschien iemand anders niet. Vooral als je voor iemand anders de agenda bijhoudt, is het belangrijk om de precieze gegevens van de afspraak in de agenda te zetten. Zo weet jij, maar ook jouw collega, wat de afspraak inhoudt.