Intro 24boost Regelen van reizen en accomodaties

• Directiesecretaresse
• MBO
• Studiejaar 2

Regelen van reizen en accomodaties

MA2 -  11 januari 2021

OMS - Boom Digitaal

Wat moet je weten als je een zakelijke reis regelt?

• Wat is het beleid?
• Doe je het zelf of besteed je het uit?
• Heb ik alle gegevens?
• Wat voor reisdocumenten heb ik nodig?
• Welke informatie is ter plekke nodig?
• Welke zakelijke documenten zijn nodig? 
• Moet ik een reisschema maken? Of een draaiboek?

Binnenlandse reis

• Welk vervoermiddel?
• Hotelkamer. Afspraken?
• Afstemmen met leidinggevende
• Reserveren online of rechtstreeks?
• Betaling. Factuur? Creditcard?
• Tijden. Bijzonderheden. Parkeren

Buitenlandse reis

• Goede voorbereiding. Zorg dat je alle info hebt (doel, vervoer, accomodatie, tijdstip, deelnemers, reisdocumenten)
• Houd rekening met bijzondere data in land van bestemming!
• Vervoer (auto, trein, vliegtuig, huurauto, taxi)
• Accomodatie (verschillende keuzefactoren)
• Welk type overnachting
• Bij beurs of congres tijdig reserveren!

Reizen per vliegtuig (1/2)

• Vluchtcriteria: welk vliegveld, prijs, comfort, verzorging, incheckmogelijkheden, bestemming, veiligheid
• Klasse: first class, businessclass, comfortclass en economyclass
• Welke gegevens heb je nodig om te boeken (denk om paspoortgegevens)
• Extra kosten?

Reizen per vliegtuig (2/2)

• Online reserveren. Vergelijkingssites.
• Apps, bijv. Schiphol-app
• Tickets vaak elektronisch
• Inchecken, vaak online
• Bagage, ruimbagage of alleen handbagage

Reisdocumenten

• Persoonsdocumenten (paspoort, id, visum, rijbewijs, medisch paspoort, vaccinatieboekje, creditcard)
• Check reisverzekering!
• Vervoersdocumenten (rijbewijs, verzekeringsbewijs, douanedocument)

Kostenbewustzijn

Lees de tips in de theorie van Boom Digitaal!

Reisplanning

• maak een reisschema, waarin wel 'lucht' zit.
• Denk aan tijdzones
• Hou rekening met evt. jetlag bij aankomst en vertrek
• Overstaptijd, plan niet te krap
• Simkaart mobiele telefoon, voltage en stekkers
• Kosten mobiele telefoon
• Check, check, dubbelcheck!

Veilig reizen

• Persoonlijke veiligheid
• Reisadviezen
• Digitale veiligheid. Zie tips in de theorie

Calamiteiten

• Koffer kwijt
• Vlucht geannuleerd
• Informeren en meedenken... Zorg dat je alle informatie op een rijtje hebt.
• Probeer van tevoren risico's uit te sluiten.
• En... misschien is uitbesteden toch zo gek nog niet... (professioneel zakenreisbureau)

Bijzondere reizen

Incentivereis (is eigenlijk 'beloningsreis'). In de praktijk wordt de term gebruikt voor iedere groepsreis met een zakelijk karakter.

Partnerprogramma: als partners van relaties ook meegaan en er voor hen een alternatief programma is met zinvolle, leuke en interessante onderdelen.

Ook hiervoor geldt: je kunt het zelf regelen, maar ook laten doen!

Checklist en draaiboek

Net als bij het organiseren van een bijeenkomst of evenement kan het ook bij het boeken van zakenreizen handig zijn om met een checklist en/of draaiboek te werken. 

Lees hiervoor het hoofdstuk in de theorie van Boom Digitaal.