Les 3 opdracht 1-2.1

• CO
• MBO
• Studiejaar 1

Communicator en organisator

Semester 2

Les 3

Terugblik vorige les

• Coderen en interpreteren
• Referentiekader
• Waarnemen 
• Luisteren

Groepsgesprekken

Meerdere personen of een groep die met elkaar overleg voeren. 

Het doel van het overleg kan zijn:

• het uitwisselen van informatie, meningen of argumenten;
  
• het nemen van beslissingen;
  
• het oplossen van problemen;
  
• het geven van adviezen.

Groepsgesprekken verschillen niet alleen qua doel, maar ook qua vorm van elkaar. En qua samenstelling.

Tweegesprek

Als beroepskracht zijn tweegesprek een belangrijk middel waarmee je cliënten kunt helpen. 

Een tweegesprek is een gespreksvorm waarbij twee mensen met elkaar in gesprek zijn.

Als je met een cliënt dingen bespreekt, zal dat vaak gaan in de vorm van een tweegesprek. 

Bij zulke gesprekken heb kans op wisselende gespreksonderwerpen en gespreksdoelen. 

Het ene gesprek zal anders verlopen dan het andere gesprek. 

• Moet je een cliënt slecht nieuws meedelen?
• Ga je met een cliënt praten over een probleem? 
• Is het doel dat je informatie geeft? 
• Of is het zomaar een gezellig babbeltje? 

Voorwaarden voor effectief tweegesprek

Een van de belangrijkste voorwaarden voor een effectief tweegesprek is dat je 

de verantwoordelijkheid bij de cliënt laat. 

Veel voorkomende fout bij beroepsmatig gesprekken, de verantwoordelijkheid overnemen. 

Nadenken, mogelijkheden  bedenken en oplossingen zoeken, terwijl de cliënt achterover leunt.

Belangrijk is je te realiseren dat een cliënt alleen iets kan leren, als hij zelf bereid is tot leren. 

Een cliënt zal alleen veranderen, als hij bereid is te veranderen. 

Een cliënt zal alleen een gewoonte opgeven, als hij daar zelf voor kiest.

Voorwaarden voor effectief tweegesprek

Een andere belangrijke voorwaarde voor een effectief tweegesprek is dat er een basis aanwezig is van vertrouwen tussen de cliënt en jou als medewerker. 

Zonder vertrouwen zal een cliënt zich niet veilig voelen. 

Hij zal niet openstaan voor wat jij te zeggen hebt en het gesprek zal op niets uitlopen. 

Het is daarom belangrijk de tijd te nemen de cliënt te leren kennen.

Uiteraard is het ook belangrijk dat jij openstaat voor de cliënt. 

Is dat niet het geval, dan gaan negatieve persoonlijke gevoelens een rol spelen in het gesprek. 

Houding als gesprekspartner/gespreksleider

In gesprekken met cliënten heb je soms de rol van gespreksleider, maar in andere situaties ben je meer gesprekspartner. 

Het hangt ervan af wie het initiatief tot het gesprek neemt. 

Ben jij als medewerker de persoon die het initiatief neemt, bijvoorbeeld omdat je slecht nieuws moet mededelen, dan moet je het gesprek ook leiden. 

Neemt de ander het initiatief tot het gesprek, dan geef je aan hoeveel tijd je beschikbaar hebt en wacht je af wat de ander te zeggen heeft. 

Laat je daarbij niet overrompelen: probeer er van tevoren achter te komen wat de cliënt ongeveer wil bespreken.

Houding als gesprekspartner/gespreksleider

In gesprekken met cliënten speelt je beroepshouding door. 

Beschik jij over de juiste beroepshouding, dan heb je al veel gewonnen. 

Je benadert de cliënt respectvol, beschikt over voldoende inlevingsvermogen en handelt integer.

In gesprekken is het ook belangrijk dat alles wat je zegt of doet in overeenstemming is met wat je ervaart en voelt. 

Wees eerlijk en open. Laat jezelf zien, zoals je bent.

Vaardigheden bij het voeren van gesprekken

De vaardigheden van de gespreksleider zijn onder te verdelen in directieve en non-directieve vaardigheden.

Directieve gespreksvaardigheden zijn de activiteiten van de beroepskracht waarmee hij een gesprek actief stuurt en initiatieven neemt.

Non-directieve gespreksvaardigheden zijn de activiteiten van de beroepskracht waarmee hij in een gesprek de cliënt zelf activeert en aanzet tot nadenken en handelen.

Directieve en non-directe vaardigheden kun je in een gesprek afwisselen, maar je kunt ook kiezen voor de een of de ander. 

• Als directieve gesprekspartner adviseer je en neem je beslissingen. 
• Als non-directieve gesprekspartner vooral veel luistert en gevoelsreflecties geeft. 

Met een non-directieve houding stimuleer je de cliënt om zelf op zoek te gaan naar beweegredenen, motieven, gevoelens.

Aandachtspunten voor de voorbereiding

Zowel de gespreksleider als zijn gesprekspartner(s) moeten zorgen voor een goede gespreksvoorbereiding. 

Sommige gesprekken voer je aan de hand van een formulier.

In andere gevallen kun je het gesprek voorbereiden aan de hand van vragen die je jezelf stelt, 

zoals:

• Wanneer en waar vindt het gesprek plaats?
  
• Hoe lang duurt het gesprek?
  
• Wie zijn bij het gesprek aanwezig?
  
• Wat is het doel van het gesprek?
  
• Welke verwachtingen heb ik van het gesprek?
  
• Welke bespreekpunten liggen er?
  
• Welke prioriteit ga ik aanbrengen wat betreft de bespreekpunten?
  
• Welke rol heb ik in het gesprek? Welk gedrag hoort daarbij?
  
• Welke reacties en argumenten kan ik van cliënt(en) verwachten en hoe wil ik daarop reageren?
  
• Wat moet ik doornemen voor het gesprek?

Aandachtspunten voor de uitvoering

Voor een tweegesprek waarbij jij gespreksleider bent, kies je een kleine ruimte. 

Dit bevordert namelijk het gevoel van veiligheid. 

Daarnaast is het risico groter dat geen van beiden wordt afgeleid door de dingen om hen heen. 

Zorg dus voor een rustige, kleine, gezellige ruimte. 

Als de omgeving gezellig is ingericht, heeft dat een positieve uitwerking op het gesprek.

Mensen voelen zich sneller op hun gemak in een gezellige, sfeervolle omgeving. 

Aandachtspunten voor de uitvoering

Voordat jullie met het gesprek beginnen, is het nodig om wat over koetjes en kalfjes te praten. 

Jullie kunnen bijvoorbeeld praten over: 

• Het weer 
• Of iemand de locatie makkelijk heeft kunnen vinden.

Doel hiervan:

• De cliënt op zijn gemak te stellen. 
• Het creëren van een ontspannen sfeer 

Zorg er wel voor dat dit voorgesprek niet te veel tijd in beslag neemt.

Aandachtspunten voor de uitvoering

De sfeer die je als gespreksleider creëert, moet passen bij de inhoud van het gesprek. 

Sollicitatiegesprek of een intakegesprek, vragen om een meer formele opstelling. 

Als de sfeer hierbij te ontspannen of te informeel zou zijn, bestaat de kans dat je geen objectieve informatie krijgt over de ander.

Het aanbieden van koffie of thee kan bijdragen tot het creëren van een ontspannen sfeer. 

Zorg ervoor dat deze klaarstaat in de ruimte of dat het gebracht wordt, zodat je de ander niet alleen hoeft te laten. 

Iemand die in zijn eentje zit te wachten in een vreemde ruimte, kan zenuwachtig of gespannen worden.

Denk er ook aan om je papieren mee te nemen waarop je tijdens de voorbereiding aantekeningen hebt gemaakt. 

En vergeet niet om je telefoon op stil te zetten en de ander te vragen dat ook te doen.

Aandachtspunten voor de afsluiting

Het komt nogal eens voor dat gesprekken naar eindigen, omdat er te weinig aandacht wordt besteed aan een goede afsluiting. 

Het gesprek is plotseling afgelopen, geen van beiden heeft meer iets te zeggen, het is tijd is of omdat iemand kwaad wegloopt.

De volgende punten zijn handig om te bedenken voor een goed afsluiting van een gesprek:

• Wanneer en hoe kondig ik het afsluiten van het gesprek aan?
  
• Geef ik een samenvatting?
  
• Herhaal ik de afspraken die er gemaakt zijn?
  
• Moet ik een afspraak maken voor een vervolggesprek?
  
• Evalueer ik het gesprek aan het einde?
  
• Hoe ga ik om met eventuele gevoelens van teleurstelling, verdriet en boosheid bij cliënt(en) aan het eind van het gesprek?
  
• Wat zeg ik bij het afscheid nemen?

Aandachtspunten voor de afsluiting

Na afloop van het gesprek zijn er vaak nog zaken die door jou moeten worden afgehandeld. 

• Misschien moet er een verslag van het gesprek gemaakt worden.
• Moeten er berichten doorgeven aan anderen. 
• Soms moet er direct ter plekke iets geregeld of afgesproken worden. 

Het is belangrijk daar rekening mee te houden en er tijd voor te reserveren in je agenda.

De manier waarop het einde van het gesprek verloopt, bepaald in sterke mate hoe de cliënt achteraf het gesprek waardeert. 

Uit onderzoek blijkt dat wat mensen ervaren en wat mensen zich herinneren twee verschillende dingen zijn. 

Vooral de laatste minuten van een gesprek bepalen wat mensen zich ervan herinneren. 

Hoe prettig en goed een gesprek ook verloopt, als het einde een naar gevoel geeft, dan bepaalt vooral dat hoe ze het gesprek beoordelen.

Huiswerk

Groene boek: 

Communicatie MZ

Thema 3: Gesprekstechnieken: 3.7 Tweegesprekken

Opdrachten: 1a, 1b, 2a, 2b, 7a & 7b