Les 5 budget

• Evenementen
• MBO
• Studiejaar 1

Budget 

Eventplanner - Hoofdstuk IV

OPDRACHT Wat kost...?

In tweetallen: 

Zoek uit wat de volgende onderdelen kosten:

1. 3 bitterballen p.p via cateraar

2. Half uur durend optreden van Armin van Buuren

3. Een Mobiel LED-scherm

4. Lokale cover band voor een avond

5. Zaal voor 500 personen in Parktheater Eindhoven

6. Partytent van 4x8 met zijwanden

7. Een oud topsporter als spreker op je congres

Wat kost 3 bitterballen p.p via cateraar

Half uur durend optreden van Armin van Buuren

Een Mobiel LED-scherm

Lokale cover band voor een avond

Zaal voor 500 personen in Parktheater Eindhoven

Partytent van 4x8 met zijwanden

Een oud topsporter als spreker op je congres

Budget opstellen

Budget opstellen:

Globale inschatting

Offertes aanvragen

Budget bij schaven

Kosten te hoog?

Mogelijke oplossingen:

goedkopere alternatieven

uitgaven schrappen

sponsoring

partnership andere bedrijven

Functionele kostenindeling

Vaste en variabele kostenindeling

Doorrekening volgens programmaonderdelen

Combinatie van kostenindeling
 

Functionele kostenindeling

Verdeel kosten in hoofdgroepen:

Catering

Locatie

Licht en geluid

Voordeel: evenwicht tussen verschillende groepen inzichtelijk

Nadeel: geen overzicht in onderlinge verbanden --> hoge onvoorziene kosten

Vaste en variabele kosten

Splitsing tussen vaste en variabele kosten

Vaste kosten: kosten onafhankelijk van het aantal personen. Bijvoorbeeld: een band, podoium, locatie

Variabele kosten: bewegen mee met het aantal bezoekers. Bijvoorbeeld: catering

Voordeel: Maakt inzichtelijk bij hoeveel gasten je budget in evenwicht is (break even)

Nadeel: Minder zicht op de kosten per deelactiviteit

Doorrekening volgens programmaonderdelen

Overzicht van de kosten per programma onderdeel

Kosten voor dagprogramma en voor een avondprogramma

Overkoepelende kosten: verdelen

Voordeel: per onderdeel duidelijk overzicht beschikbare budget

Nadeel: verdeling overkoepelende kosten lastig

Combinatie van kostenindeling

Per programmaonderdeel functionele  kostenverdeling en voor bijvoorbeeld avondfeest apart.

N.B:

Elke vorm van kostenverdeling is goed. 

Kies die vorm die jij het makkelijkst vindt.

LET OP: Bouw altijd een buffer in van onvoorziene kosten  (10%)

Ticketprijs en strategie

Welke kosten heb je?

Wat is je bezoeker bereid te betalen?

Kijk naar concurrenten

Technieken voor ticketverkoop:

Early Bird

Slimme prijskeuzes

Korting voor specifieke doelgroepen

ROI / Cashflow

Return on Investment = ROI

Hoeveel deelnemers nodig voordat je kosten=opbrengsten

Cashflow: zorgen dat je inkomsten hebt om rekeningen van bijv leveranciers te betalen.

Events: veel kosten vooraf

Opbrengsten

Tickets

Verkoop eten en drinken

Merchandising

Sponsorgeld, crowdfunding, subsidie, donaties

Membership

Mix gratis events met betaalde events

VIP kaarten, meet&greet

Sponsoring

Wat zijn de voordelen voor de sponsor en de event manager?

Wat zijn de voordelen voor de sponsor?

Sponsor:

Direct contact met specifieke doelgroep

Mogelijkheden tot verkoop

Aanboren van nieuwe doelgroep/markt

relatiemarketing

Wat zijn de voordelen voor de event manager?

Event manager:

Meer middelen (geld, producten, promotie)

Expertise

Groter draagvlak/toegang tot breder publiek

Meeliften op imago van sponsor

Businesscase: een aantal belangrijke termen nader toegelicht

Content creatie (crowdsourcing): organisatievorm waarbij publiek meehelpt in de organisatie van het event.

Franchising: samenwerkingsvorm waarbij een organisator onder de naam, logo en met dezelfde formule het evenement organiseert.