Volledige PowerPoint Zakelijke Brief

• Nederlands
• Middelbare school
• vwo
• Leerjaar 1

Zakelijke Brieven: Van Inleiding tot Slot

Welkom 1HVe

Paklijst:

- Lesboek & lijntjesschrift

- Pen en/of etui

- (Nederlands) leesboek

- Opgeladen laptop (met oplader)

Volledige PowerPoint

In deze PowerPoint vind je alle stof terug die je moet weten en kunnen voor het maken van de zakelijke brief.

De toets is een SO die 1x meetelt. 

De toets wordt afgenomen op dinsdag 11 februari!

Leerdoelen

Aan het einde van de les(senserie) kun/ken je:

- de conventies van een zakelijke brief

- correcte onderdelen van een brief schrijven op basis van criteria

- spellingsregels toepassen bij het schrijven van een tekst

Zakelijke brief, wat is dat?

Een zakelijke brief is een formeel document dat gebruikt wordt voor communicatie. (Bedrijf <-> Bedrijf   OF   Bedrijf <-> Klant)

Een zakelijke brief kan je gebruiken bij het solliciteren, klacht indienen of het motiveren van je keuze voor een studie.

Een goede brief is opgebouwd uit een pakkende inleiding, een samenhangend middenstuk en een krachtig slot.

Aan het schrijven van een zakelijke brief zijn regels verbonden. Zo heeft de tekst een vaste indeling (Bekijk het voorbeeldopzet op de volgende slide)

Er bestaat een vaste indeling:

Afzender

Je vermeldt hier je eigen adres, telefoonnummer en e-mailadres.

Geadresseerde

Nu volgt de naam van degene aan wie je schrijft en zijn of haar adres.

Dagtekening

Hier schrijf je de plaats waar en de datum waarop je de brief schrijft.

Betreft

Na ‘betreft’ plaats je een dubbele punt en je vermeldt het onderwerp.

Aanspreking

Bij een zakelijke brief hoort passende aanhef, zoals ‘Geachte heer/mevrouw’.

Eerste alinea

Start met een hoofdletter en begin nooit met ‘ik’. Je geef aan waarom je de brief schrijft. -> rest van de brief

Afsluiting en ondertekening

Je sluit je brief op een gepaste manier af, bijvoorbeeld: ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’ gevolgd door een komma en je eigen naam.

Bijlage(n): Vermeld eventuele bijlagen. 

Uitleg van de opzet van een zakelijke brief

Voorbeeld zakelijke brief

Voorbeeld Zakelijke brief

NAW gegevens afzender

Belangrijk voor dit onderdeel is om eerst te snappen waar de afkorting NAW voor staat.

Wie weet het?

NAW gegevens afzender

Belangrijk voor dit onderdeel is om eerst te snappen waar de afkorting NAW voor staat.

Wie weet het?

NAW is afgekort voor N (Naam) A (Adres) W (Woonplaats)

We schrijven het ook altijd in deze volgorde op!

NAW gegevens afzender

Belangrijk voor dit onderdeel is om eerst te snappen waar de afkorting NAW voor staat.

Kleine toevoeging

NAW is afgekort voor N (Volledige naam)                                                A (Adres + huisnummer) W (Postcode + Woonplaats)

We schrijven het ook altijd in deze volgorde op!

Jannie de Jong

Dorpsstraat 27

1324AC 

[phone]

[e-mail]

NAW gegevens ontvanger

Noteer als volgt:

Bedrijfsnaam

(T.a.v. de heer/mevrouw (achternaam contactpersoon))

Straat en huisnummer ontvanger

Postcode en plaats ontvanger

Noteer dit alleen indien je een contactpersoon hebt

Argie B.V.

T.a.v. mevrouw De Schipper

Dorpsweg 84

4231ZS Boskoop

Plaats, datum

We noteren dit als volgt:

Maastricht, 18-06-2024

OF

Maastricht, 18 juni 2024

Laatste onderdeel gegevens

Het onderwerp (Betreft:)

Voordat we de brief beginnen, geven we eerst het onderwerp. Bij een mail zet je dit in de 'onderwerp'-regel, maar in een brief komt dit tussen de plaats/datum en de aanhef. We noteren:

Betreft: levering beschadigde kast

Let goed op de Hoofdletter én de dubbele punt

De aanhef

Een brief kent altijd een passende aanspreking, oftewel een aanhef.

"Beste" in een minder formele context en gaat samen met "meneer" of "mevrouw":

Beste meneer Jansen   OF   Beste mevrouw De Vries,

Beste meneer/mevrouw,   (bij onbekende naam)

"Geachte" in een formele context en gaat samen met "heer" of "mevrouw":

Geachte heer Jansen   OF   Geachte mevrouw De Vries,

Geachte heer/mevrouw,   (bij onbekende naam)

Kort samengevat:

"Beste" → meneer/mevrouw (informeel tot semi-formeel)

"Geachte" → heer/mevrouw (formeel)

De inleiding

Een goede zakelijke brief heeft een goede inleiding. Hiermee wordt het doel van de brief duidelijk. Het doel = Waarom schrijf je de brief?

Je maakt duidelijk: wie je bent, waarom je schrijft en wat je verder bespreekt

In het kort:

- Maak duidelijk waarom je schrijft

- Houd het kort en duidelijk

- Trek de aandacht van de lezer, zodat die verder wil lezen

Uitgewerkte voorbeelden (inleiding)

"Hallo heer/mevrouw, 

ik schrijf u naar aanleiding van uw recente bestelling bij ons bedrijf. We zijn blij met de bestelling en gaan mega snel aan de gang. We hopen dat alles naar wens is, maar laten vooral iets weten als het anders moet of als er wat misgaat ofzoiets. Wij proberen ons uiterste best te doen en hopen dat u tevreden blijft."

Uitgewerkte voorbeelden (inleiding)

"Hallo heer/mevrouw, 

ik schrijf u naar aanleiding van uw recente bestelling bij ons bedrijf. We zijn blij met de bestelling en gaan mega snel aan de gang. We hopen dat alles naar wens is, maar laten vooral iets weten als het anders moet of als er wat misgaat ofzoiets. Wij proberen ons uiterste best te doen en hopen dat u tevreden blijft."

Uitgewerkte voorbeelden (inleiding)

"Hallo heer/mevrouw, 

ik schrijf u naar aanleiding van uw recente bestelling bij ons bedrijf. We zijn blij met de bestelling en gaan mega snel aan de gang. We hopen dat alles naar wens is, maar laten vooral iets weten als het anders moet of als er wat misgaat ofzoiets. Wij proberen ons uiterste best te doen en hopen dat u tevreden blijft."

Uitgewerkte voorbeelden (inleiding)

"[bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer, mailadres]

[naam geadresseerde, adres geadresseerde, postcode, plaats]

[plaatsnaam, datum]

Betreft: Bevestiging van uw bestelling

Geachte heer/mevrouw, 

Hartelijk dank voor uw recente bestelling bij [naam bedrijf]. We waarderen uw vertrouwen in onze producten en diensten. Graag informeren wij u over de voortgang van uw bestelling en bevestigen wij dat deze momenteel wordt verwerkt volgens de afgesproken voorwaarden."

Uitgewerkte voorbeelden (inleiding)

"[bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer, mailadres]

[naam geadresseerde, adres geadresseerde, postcode, plaats]

[plaatsnaam, datum]

Betreft: Bevestiging van uw bestelling

Geachte heer/mevrouw, 

Hartelijk dank voor uw recente bestelling bij [naam bedrijf]. We waarderen uw vertrouwen in onze producten en diensten. Graag informeren wij u over de voortgang van uw bestelling en bevestigen wij dat deze momenteel wordt verwerkt volgens de afgesproken voorwaarden."

Uitgewerkte voorbeelden (inleiding)

"[bedrijfsnaam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer, mailadres]

[naam geadresseerde, adres geadresseerde, postcode, plaats]

[plaatsnaam, datum]

Betreft: Bevestiging van uw bestelling

Geachte heer/mevrouw, 

Hartelijk dank voor uw recente bestelling bij [naam bedrijf]. We waarderen uw vertrouwen in onze producten en diensten. Graag informeren wij u over de voortgang van uw bestelling en bevestigen wij dat deze momenteel wordt verwerkt volgens de afgesproken voorwaarden."

Oefening inleiding schrijven

Stel je voor dat je een vraag hebt over een product dat je onlangs hebt gezien. Dit kan gaan over een nieuwe telefoon, maar ook over een abonnement.

1. Kies (of verzin) een bedrijf en het product: Bedenk iets realistisch waar je een vraag over hebt. Denk aan een elektronicawinkel of sportzaak.
2. Bepaal je vraag: Wat wil je weten? Dit kan gaan over de levertijd, garantie, gebruiksaanwijzing, of een ander probleem dat je ervaart.
3. Schrijf een zakelijke inleiding: Gebruik een passende aanhef ('Geachte heel/mevrouw,'). Leg in de eerste zinnen uit waarom je schrijft en vermeld over welk product het gaat. Eindig de inleiding met een heldere verwijzing naar je vraag, bijvoorbeeld: "Graag ontvang ik hier meer informatie over."

Rubric: waar voldoet een goede inleiding aan?

Puntenverdeling:

Totaal aantal 

punten: 12 punten

Beoordeling: 

4-6 punten: 

Onvoldoende

7-9 punten:

Voldoende

10-12 punten: 

Goed

Het middenstuk

Het middenstuk van een zakelijke brief vormt de kern van je boodschap. Hierin maak je de reden duidelijk en werk je je vraag, klacht of verzoek verder uit.

Zorg voor: 

1. Duidelijkheid en structuur (alineagebruik en logische opbouw)
2. Zakelijkheid en beknoptheid (Vermijd onnodige details en werk kerngericht)
3. Concrete informatie (Onderbouw met feiten, data en eventueel referenties naar eerdere communicatie)
4. Professionele toon (Blijf beleefd en objectief, zonder te veel emotie)
5. Afsluitend verzoek of conclusie (Geef aan wat je verwacht van de geadresseerde en sluit af met een duidelijke vervolgstap)

                              Het middenstuk

Emma de Vries

Zonnestraat 12

1234 AB Utrecht

Klantenservice CoolTech B.V.

Afdeling Retouren

Postbus 5678

5678 CD Amsterdam

Utrecht, 20 januari 2025

Betreft: Defecte levering koptelefoon

Geachte heer/mevrouw,

Op 15 januari 2025 heb ik via uw webshop een draadloze koptelefoon van het merk SoundMax besteld. Bij ontvangst bleek het product helaas niet naar behoren te functioneren.

OPDRACHT: Schrijf het middenstuk van de bovenstaande brief. Waar moet je rekening mee houden? (Criteria) Wat vertel je wel en wat niet? (Houd het kort en duidelijk)

Rubric: waar voldoet een goed middenstuk aan?

Puntenverdeling:

Totaal aantal 

punten: 15 punten

Beoordeling: 

5-8 punten: 

Onvoldoende

9-12 punten:

Voldoende

13-15 punten: 

Goed

Onderdelen van het slot (Slotalinea)

In de vorige les (middenstuk) hadden we gezegd dat hier een afsluitend verzoek of conclusie bij hoort. Je kan dit ook als deel van het slot zien.

Herin geef je aan wat je verwacht van de geadresseerde en je sluit af met een duidelijke vervolgstap.

"Graag ontvang ik een schriftelijke bevestiging van mijn opzegging. Deze brief kunt u sturen naar bovenstaand adres."

Onderdelen van het slot (Slotalinea)

In de vorige les (middenstuk) hadden we gezegd dat hier een afsluitend verzoek of conclusie bij hoort. Je kan dit ook als deel van het slot zien.

Herin geef je aan wat je verwacht van de geadresseerde en je sluit af met een duidelijke vervolgstap.

"Graag ontvang ik een schriftelijke bevestiging van mijn opzegging. Deze brief kunt u sturen naar bovenstaand adres."

Onderdelen van het slot (Slotalinea)

In de vorige les (middenstuk) hadden we gezegd dat hier een afsluitend verzoek of conclusie bij hoort. Je kan dit ook als deel van het slot zien.

Herin geef je aan wat je verwacht van de geadresseerde en je sluit af met een duidelijke vervolgstap.

"Graag ontvang ik een schriftelijke bevestiging van mijn opzegging. Deze brief kunt u sturen naar bovenstaand adres."

Onderdelen van het slot (Afsluiting)

In de afsluiting, ook de groet genoemd, sluiten we onze brief netjes af met een formele groet. (Na de groet komt, net zoals na de aanhef, een komma)

Informeel:

Later,; Houdoe,; Joe,

Formeel:

Met vriendelijke groet, (Minder formele toon); Hoogachtend, (Formeel)

Onderdelen van het slot (Handtekening)

Een nette zakelijke brief wordt afgesloten met een handtekening van de afzender. Soms staat de handtekening onder de naam, maar wij zetten de handtekening tussen de groet en de naam afzender.

Met vriendelijke groet,

(Handtekening)

(Naam afzender)

Onderdelen van het slot (Naam en functie afzender)

Onder de handtekening staat dus de naam van de afzender, met functie.

Met vriendelijke groet,

(Handtekening)

Henk de Jong (Naam afzender)

Docent LO (functie afzender)

Onderdelen van het slot (Bijlage)

Als je extra document toevoegt (zoals kopieën of bewijsstukken), vermeld je dit onderaan de brief.

(Handtekening)

Henk de Jong (Naam afzender)

Docent LO (functie afzender)

Bijlage: kopie wedstrijdschema

Voorbeeldbrieven (Slot)

Geef aan: Wat gaat er fout en wat gaat er goed?

Ik hoop spoedig van u te horen en verwacht dat u hier snel op zult reageren.

Met vriendelijke groetjes,

Jan Jansen

Klant

Voorbeeldbrieven (Slot)

Geef aan: Wat gaat er fout en wat gaat er goed?

Ik hoop spoedig van u te horen en verwacht dat u hier snel op zult reageren.

Met vriendelijke groetjes,

Jan Jansen

Klant

Wat gaat er fout?

1. Afsluiting te informeel: "groetjes" moet "groet" zijn.

2. Handtekening staat op de verkeerde plek.

3. Functie is te algemeen: "Klant" kan je beter weglaten.

4. Onjuist formulering: "Ik hoop spoedig van u te horen" kan concreter., bv: "Graag ontvang ik binnen twee weken een reactie."

Voorbeeldbrieven (Slot)

Geef aan: Wat gaat er fout en wat gaat er goed?

Ik hoop spoedig van u te horen en verwacht dat u hier snel op zult reageren.

Met vriendelijke groetjes,

Jan Jansen

Klant

Wat gaat er goed?

1. Duidelijke verwachting: Schrijver geeft aan dat hij een reactie verwacht.

2. De naam is correct onderaan vermeld.

3. De afsluiting is vriendelijk (maar moet wel netter worden geformuleerd, zoals bleek uit de vorige dia.

Voorbeeldbrieven (Slot)

Geef aan: Wat gaat er fout en wat gaat er goed?

Wilt u mij zo snel mogelijk laten weten wat de vervolgstappen zijn? Alvast bedankt. 

Hoogachtend

Piet de Vrees

Bijlage: contract opzegging

Voorbeeldbrieven (Slot)

Geef aan: Wat gaat er fout en wat gaat er goed?

Wilt u mij zo snel mogelijk laten weten wat de vervolgstappen zijn? Alvast bedankt. 

Hoogachtend

Piet de Vrees

Bijlage: contract opzegging

Wat gaat er fout?

1. Beleefdheid en concreetheid: "Zo snel mogelijk" kan beter geformuleerd worden "Graag ontvang ik binnen *** een reactie"

2. Informele zin: "Alvast bedankt" hoort niet in zakelijke brief. Beter is: "ik zie uw reactie met belangstelling tegemoet"

3. Bijlage onjuist omschreven: beter is "Bijlage: Kopie contractopzegging"

4. Witregels zijn slecht ingedeeld. Hier kijken we morgen naar.

Voorbeeldbrieven (Slot)

Geef aan: Wat gaat er fout en wat gaat er goed?

Wilt u mij zo snel mogelijk laten weten wat de vervolgstappen zijn? Alvast bedankt. 

Hoogachtend

Piet de Vrees

Bijlage: contract opzegging

Wat gaat er goed?

1. Afsluiting met "Hoogachtend" is een goede formele keuze.

2. De bijlage wordt benoemd, alleen kan dit netter.

3. De naam afzender is volledig uitgeschreven.

4. De handtekening staat op de goede plek.

Opdracht: Het slot

Jan Jansen

Hoofdstraat 12

1234AB Rotterdam

ElectroWorld B.V.

T.a.v. de heer De Vries

Kerkstraat 45

4321BA Rotterdam

Rotterdam, 27 januari 2025

Betreft: Klacht over defecte wasmachine

Geachte heer De Vries,

Op 10 december 2024 is bij uw winkel in Rotterdam een Xtron XT-500 wasmachine gekocht. Sinds 5 januari 2025 geeft de machine steeds foutmelding E04, waarna het programma stopt en de was niet wordt afgemaakt.

De handleiding is geraadpleegd en een reset is geprobeerd, maar zonder succes. De klantenservice heeft geadviseerd deze klacht schriftelijk te melden. Volgens de garantievoorwaarden moet het apparaat gratis gerepareerd of vervangen worden. 

Schrijf het slot van deze brief. Zorg voor:

1. Slotzin. Wat verwacht je en binnen welke termijn?

2. Afsluiting. Kies een passende groet.

3. Handtekening. Laat ruimte voor een handtekening

4. Naam. Schrijf je volledige naam onderaan.

5. Bijlage. Vermeld dat je een kopie van de aankoopbon als bijlage hebt toegevoegd.

Rubric: waar voldoet een goed slot aan?

Puntenverdeling:

Totaal aantal 

punten: 15 punten

Beoordeling: 

5-8 punten: 

Onvoldoende

9-12 punten:

Voldoende

13-15 punten: 

Goed

Witregels: Hoe zit dat?

Een witregel is een regel in een tekst waar niet is geschreven.

|

Wat betekent dat? Het rode streepje hierboven geeft het aan. 

Het is een afscheiding tussen twee onderdelen in een tekst.

Hoe zit dat dan in een zakelijke tekst en hoeveel witregels plaatsen we tussen elk onderdeel? Dat doen we als volgt:

Witregels: Hoe zit dat?

NAW-gegevens afzender:

Geen witregel binnen de gegevens.

1 witregel na de NAW-gegevens.

NAW-gegevens ontvanger:

Geen witregel binnen de gegevens.

1 witregel na de NAW-gegevens.

Plaats en datum:

Direct gevolgd door de Betreft-regel, zonder witregel.

2 witregels na de Betreft-regel.

Aanhef:

1 witregel na de aanhef.

Inleiding en middenstuk:

Geen witregel binnen alinea’s.

1 witregel tussen de inleiding, het middenstuk, en de slotalinea.

Slotalinea:

1 witregel na de slotalinea.

Afsluiting ("Met vriendelijke groet"/"Hoogachtend"):

2 witregels na de afsluiting voor de handtekening.

Handtekening:

2 witregels tussen de handtekening en de naam.

Volledige naam + functie:

De functie staat (indien van toepassing) in de regel direct onder de volledig naam.

1 witregel na de naam/functie indien er een bijlage is.

Bijlage:

-

Witregels (Waar en Hoeveel?)

Aanleiding

Aanhef

Toelichting situatie

Slotgroet

Zakelijke brief

Tip: Moeite met goede formele zinnen bedenken/schrijven?

Dat kan altijd gebeuren! 

Kijk eens op de volgende site voor (voorbeeld)zinnen die jouw zakelijke brief zouden kunnen verbeteren:

https://www.voorbeeld-office.com/voorbeeld-zakelijke-brief.html

Een goede zakelijke brief...

vereist veel oefening

Goed cijfer halen? Veel brieven schrijven!