Schrijven: Zakelijke e-mail

• Nederlands
• MBO
• Studiejaar 1

Zakelijke e-mail schrijven

Deze les

Wat: Uitleg over schrijven formele e-mail en schrijven formele e-mail.

Hoe: Uitleg klassikaal, voorbereiding met buur, schrijven individueel

Hulp: Eerst documenten in IL, dan klasgenoot, dan docent

Uitkomst: Aantekeningen van voorbereiding & geschreven formele e-mail.

Klaar: 

In wat voor situaties heb je weleens een formele e-mail gestuurd of ontvangen?

Formele/ zakelijke e-mail

Een formele mail is een mail die je schrijft aan iemand die je niet goed kent. Je schrijft over zakelijke dingen. 

Een formele mail is bijvoorbeeld:

- een sollicitatiemail;

- een mail naar een bedrijf om informatie te vragen;

- een mail naar de gemeente, omdat je het niet eens bent met die nieuwe parkeerplaats;

- een mail naar een klant.

De opbouw van een formele e-mail is hetzelfde als van een formele brief. Een e-mail heeft echter wel een aantal specifieke kenmerken. 

Formele/ zakelijke e-mail

Inleiding - één alinea:

Korte weergave waarom je de mail schrijft.

Kern - twee à drie alinea's:

Uitwerking van het onderwerp van je mail.

Elk deelonderwerp krijgt een aparte alinea.

Slot - één alinea:

Omschrijving van wat je van de lezer verwacht.

Omschrijving van wat er nu gaat gebeuren.

Formele/ zakelijke e-mail

Kenmerken van de tekst:

Gebruik duidelijke zinnen en zorg voor duidelijke verbanden tussen zinnen en alinea's.

Wees duidelijk, beleefd en zakelijk.

Kies voor 'ik' of 'wij' en blijf de hele mail bij deze keuze.

Het is niet (meer) onbeleefd om je mail met 'ik' te beginnen.

Formele/ zakelijke e-mail

Een formele mail schrijf je in drie fasen:

1. voorbereiding;

2. uitvoering;

3. reflectie.

Voorbereiding

Voordat je begint met schrijven, denk je na over de inhoud van je mail. Je kunt hiervoor gebruikmaken van de vijf W-vragen en één H-vraag: wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe . Hierna worden deze vragen verder uitgewerkt.

Schrijf de antwoorden op deze vragen in steekwoorden op. Als je de mail gaat schrijven, werk je de antwoorden uit tot een goedlopende tekst.

Wat zijn kenmerken van de tekst in een phishingmail?

www.consumentenbond.nl

Phishing mails

Nu we weten aan welke kenmerken een echte zakelijke e-mail voldoet, weten we ook de kenmerken van een neppe formele of zakelijke e-mail ofwel phising e-mail . 

Wie?

Aan wie schrijf je de mail?

Wat is de functie van de lezer?

Namens wie schrijf je de mail?

Wat is jouw relatie tot de lezer?

Spreek je de lezer formeel of informeel aan?

Wat vindt je lezer van het onderwerp?

Wat?

Wat is het onderwerp van de mail?

Wat wil je hierover zeggen of vragen?

Wat weet de lezer hier al over?

Wat moet de lezer hierover weten?

Welke reactie verwacht je van de lezer?

Waar?

Waar heb je over het onderwerp gehoord?

Waar vindt de gebeurtenis plaats?

Waar kan de lezer terecht voor vragen of een reactie?

Wanneer?

Wanneer heb je over het onderwerp gehoord?

Wanneer vindt de gebeurtenis plaats?

Wanneer verwacht je een reactie?

Waarom?

Waarom schrijf je de mail?

Wat wil je bereiken met de mail? Oftewel: wat is je doel?

Wat zou het doel van de lezer zijn?

Waarom is het interessant voor de lezer?

Hoe?

Hoe kan de lezer reageren?

Hoe is de toon van de mail?

Uitvoering

Werk nu de voorgaande punten uit tot een goedlopende en duidelijke mail. 

Theorie 

Tijdens klassengesprek voornamelijk ingaan op: 

Aan, CC en BCC, 

Onderwerpregel, Tekstvak, 

Bijlagen, Handtekening, 

Ontvangstbevestiging. 

Beantwoorden/Allen beantwoorden, Doorsturen.

Theorie

Aan Het e-mailadres van degene aan wie je de e-mail stuurt, typ je in het vak aan of to . Schrijf je de e-mail aan meerdere mensen tegelijk, dan kun je alle e-mailadressen op die plek typen. Meestal moet je er een komma of spatie tussen zetten. De adressen zijn voor alle ontvangers zichtbaar.

Cc Wil je dat iemand een kopie van de e-mail krijgt, dan typ je zijn adres in het vak cc . Dit adres is voor alle ontvangers zichtbaar. Het is niet de bedoeling dat deze persoon op de e-mail reageert, hij krijgt hem alleen ter informatie.

Bcc Wil je dat iemand een kopie van de e-mail krijgt, maar dat anderen dat niet kunnen zien, dan typ je zijn adres in het vak bcc . Je kunt dit ook doen als je de e-mail naar meer mensen tegelijk verstuurt. Je beschermt hiermee de privacy van de ontvangers.

Theorie

Onderwerp

In het vak onderwerp of subject zet je het onderwerp van je e-mail. Beschrijf dit kort en duidelijk, zodat de ontvanger direct ziet waarover je hem e-mailt. Veel bedrijven archiveren berichten op onderwerp, een duidelijk onderwerp is dan belangrijk.

Tekstvak

In het tekstvak schrijf je je tekst. Aan een vriend of vriendin schrijf je op een andere manier dan in een zakelijke e-mail. Een formele e-mail bouw je op dezelfde manier op als een formele brief. Kijk daarom bij de les 'Formele brief' voor de regels voor de opbouw van een formele e-mail.

Theorie

Elektronische handtekening

De ontvanger ziet in zijn inbox al wie de afzender van de e-mail is. Daar staat je naam of bedrijfsnaam. Toch schrijf je ook onder aan je e-mail nog een afsluiting met je naam. Je kunt ook gebruikmaken van een elektronische handtekening. Elke e-mail wordt dan automatisch met je naam afgesloten. Je kunt ook gebruikmaken van een beveiligde digitale handtekening. Daar maken overheidsbedrijven bijvoorbeeld gebruik van.

Bijlage toevoegen

Soms wil je iets meesturen met je e-mail. Bijvoorbeeld een document of een foto. Dat doe je met de knop bijlage of attachment of bestanden bijvoegen . Je kunt dan het best in de e-mail vermelden dat je er een bijlage bijvoegt, zodat je zeker weet dat de ontvanger deze niet over het hoofd ziet.

Theorie

Beantwoorden

Als je een e-mail hebt gekregen waarop je wilt reageren, klik je op de knop beantwoorden of reply . Je hoeft dan niet meer het e-mailadres van de ontvanger in te voeren. Je kunt ook op allen beantwoorden of reply all klikken. Dan krijgt iedereen je antwoord, ook de mensen die in de cc staan.

Doorsturen

Met de knop doorsturen of forward kun je een ontvangen e-mail naar iemand anders sturen. Je kiest ook hier weer of je het e-mailadres in aan , cc of bcc zet. Bijlagen worden automatisch meegestuurd.

Theorie

Ontvangstbevestiging

Sommige e-mailprogramma's hebben een functie waarbij je kunt zien of de ontvanger je e-mail geopend heeft. Dit kun je gebruiken als je een heel belangrijke e-mail stuurt. Je krijgt dan een melding als de e-mail geopend is. Je kunt natuurlijk ook altijd vragen of iemand even wil laten weten of hij je e-mail gelezen heeft.

nederlands.methode.prd.malmberg.nl

Aan de slag

• Ga naar IL -->  Bronnen --> Generiek --> Inleveropdrachten    --> Inleveropdrachten  vanaf week 10 --> Zakelijke e-mail 
• Extra theorie & een checklist --> document: Voorbereiding-en-checklist_Zakelijke_e-mail-schrijven
• Deadline = zondag 15 mei 23:59

E-mail met een uitnodiging

De heer Schermer van dierenwinkel Storm heeft op 10 mei met jullie gesproken over zijn nieuwe website met webshop. Jij hebt een plan van aanpak gemaakt met daarin de stappen die je gaat uitvoeren, een globale planning en een grove calculatie van de kosten. Je hebt daarvoor informatie verzameld over de doelgroep van de dierenwinkel, de producten die via de webshop verkocht gaan worden en de boodschap die de heer Schermer met de dierenwinkel wil uitstralen. Op basis daarvan heb je een concept ontwikkeld van de website met webshop. Je nodigt de heer Schermer per e-mail uit op 12 mei om 11.00 uur voor de presentatie van jouw voorstel van de website bij jullie op kantoor. In de mail beschrijf je alvast kort 4 van jouw ideeën voor de website en webshop, zodat de heer Schermer hier vooraf over na kan denken.  

E-mail met een uitnodiging

Benodigde gegevens

Adres van jullie kantoor: Curio Terheidenseweg 350, Breda

E-mailadres dierenwinkel Storm: [e-mail]

In je e-mail met een uitnodiging staat in elk geval

- een korte beschrijving waar de lezer voor wordt uitgenodigd;

- een toelichting van de uitnodiging;

- de plaats, tijd en datum;

- een korte omschrijving van 4 ideeën voor de website waar de heer Schermer vooraf over na kan denken.

- motivering om te komen.

E-mail met een klacht

Jij bent samen met je vrienden op reis geweest naar Salou. Jullie hadden het één en ander geregeld via internet bij GOGO jongerenreizen en dachten dat alles goed zou komen. Je zou van huis worden opgehaald met de taxi. Deze taxi zou jullie naar Schiphol brengen en op Schiphol zouden jullie inchecken. Alles leek goed geregeld; dus jullie gingen vrolijk op reis.

Achteraf bleek de reis toch niet zo goed geregeld te zijn en hebben jullie verschillende klachten over jullie reis. Je besluit een klachtenmail te schrijven naar GOGO jongerenreizen om de schade vergoed te krijgen of mogelijk een andere oplossing. In de mail noem je vier verschillende problemen waar jullie tijdens de vakantie tegenaan zijn gelopen, bijvoorbeeld het eten, de accommodatie, het vervoer of de voorzieningen. 

E-mail met een klacht

Benodigde gegevens:

De mail moet gestuurd worden naar: De heer Dekkers, GOGO Jongerenreizen, 

E-mailadres: [e-mail].

In je e-mail met een klacht staat in elk geval

- een aanleiding voor het schrijven van de klachtenmail;

- een beschrijving van de precieze klacht;

- een beschrijving waardoor de klacht is veroorzaakt;

- een beschrijving van wat de gevolgen waren;

- een beschrijving van wat je wilt dat er met de klacht gedaan wordt;

- een beschrijving van hoe je verwacht dat de klacht wordt afgehandeld;

- een beschrijving van de termijn waarbinnen je wilt dat de klacht wordt afgehandeld.

Reflectie

Heb je je mail geschreven, lees hem dan nog een keer door. Je kunt dan dingen aanpassen en verbeteren.

Verbeter spelfouten, fouten in leestekens en fouten in zinsopbouw. Na het herschrijven van je mail lees je de mail nog een keer door en kijk je of hij zo goed is.

Je kunt je mail ook nog eens door iemand anders laten lezen.

Huiswerk

Schrijf de zakelijke e-mail af.

Lever je e-mail in via It's Learning.

Meer oefenen? --> Vraag aan docent: Taalblokken, Beroepsgerichte modules, Generiek, correspondentie 3F, Samenwerkingsopdracht 4 (docentenhandleiding).