Voor een professioneel, zakelijk telefoongesprek hanteer je in elk geval de volgende regels:
Start met een correcte begroeting, bijvoorbeeld ‘goedemorgen’ of ‘goedemiddag’.
Noem daarna de naam van de instelling, gevolgd door je eigen naam.
Noteer de naam van de beller.
Vraag wat je voor de ander kunt betekenen.
Herhaal de boodschap of geef een samenvatting.
Vraag of de beller nog andere vragen heeft
Eindig met een correcte groet, bijvoorbeeld ‘Bedankt voor het bellen, fijne dag’.