Writing an email

Writing an email
Take notes (use page 64 if you don't have your notebook)
Bram Eekman
1 / 12
next
Slide 1: Slide
EngelsMiddelbare schoolmavoLeerjaar 4

This lesson contains 12 slides, with text slides.

time-iconLesson duration is: 45 min

Items in this lesson

Writing an email
Take notes (use page 64 if you don't have your notebook)
Bram Eekman

Slide 1 - Slide

There are two types of letters:

Informal
  • aan personen die je kent: familie, vrienden
  • mensen die je in met voornaam en je en jij aanspreekt




Formal
  • aan personen die  je niet kent: onbekenden
  • mensen die je met hun achternaam en met u aanspreekt

Slide 2 - Slide

Look at this letter: formal or informal?

Slide 3 - Slide

Lay-out of a letter
  • A letter and email always consist of the same 3 elements
  • These content elements always have the same order
1)  Salutation or greeting: de aanhef
2)  Body: at least three paragraphs
3)  Closing: de afsluiting

Slide 4 - Slide

DE AANHEF 
Informal
  • je kent de voornaam, gebruik die
  • vrouw/man:
     Hi Sarah,  / Hello Ben, / Dear granny, / Dear uncle Bob

Formal
  • je kent de achternaam:
  • vrouw:
     Dear Ms Jones,
  • man:
     Dear Mr Williams,
  • onbekend of genderneutraal:
     Dear Mx Smith,
  • je kent de achternaam niet:
     
    Dear Sir/Madam,

Slide 5 - Slide

Body
Zorg ervoor dat je tekst minimaal 3 alinea's heeft:
  1. introductie  
  2. Kern
  3. Slot

Slide 6 - Slide

Introduction paragraph
Een brief kun je kort beginnen met het bedanken voor een eerdere e-mail als daar sprake van is, of het voorstellen van jezelf of je bedrijf. Dit kan in een enkele zin. Daarna kun je het onderwerp van de brief introduceren door gebruik van één van de volgende standaardzinnen:

I am writing to enquire about… (als je informatie wil vragen)
I am writing in response to…  (als je ergens op wil reageren)
I am writing because ... (andere reden)

Slide 7 - Slide

Kern van je brief
  • Gebruik 1 alinea per deel onderwerp
  • sla een regel over tussen alinea's
  •  Geef je brief structuur door voegwoorden te gebruiken. Bijvoorbeeld: Firstly, secondly, then, finally, 
  • Probeer heldere zinnen te formuleren
  • Be to the point

Slide 8 - Slide

Final paragraph
Het slot kun je gebruiken voor verschillende dingen:
Als je de ontvanger wilt vertellen waar hij of zij terecht kan voor verdere informatie, gebruik je bijvoorbeeld:

If you have any questions, please contact me.
If you need any further information, feel free to contact me.







Slide 9 - Slide

Final paragraph
Als je de lezer wil bedanken, gebruik je:
Thanks in advance,
Many thanks for your time.

Als je de lezer vriendelijk wilt verzoeken om te antwoorden:
I look forward to hearing from you soon.
Please reply as soon as possible.


Slide 10 - Slide

Tips:
  • Read the assignment before you start
  • Make a draft (klad) if you have time
  • Pay attention to capital letters and punctuation
  • Study a few standard sentences that you can use
  • Do not use short forms --> don't = do not, I'm = I am etc.
  • Be polite: use I would like to instead of I want and could instead of can

Slide 11 - Slide

Questions?

Slide 12 - Slide