20231219 Les 4 Verliezen zien

• Lean
• MBO
• Studiejaar 2

Leerdoelen

Na deze les:

• weet je wat muda is
  
• kun je muda opsporen
  
• ken en herken je de acht vormen van verspilling
• Kun je de verspillingen vertalen naar oplossingen

 De 5 Leanprincipes

1. Waarde
   
2. Waardestroom
   
3. Flow
   
4. Pull
   
5. Perfectie

Het ‘Lean maken’ van een organisatie wordt gedaan aan de hand van 5 principes: Waarde, Waardestroom, Flow, Pull en Perfectie. Hoe dat er in de praktijk uitziet leggen we in dit artikel uit.

Waarde – Stel de klant centraal

Klantwaarde

Ieder bedrijf bestaat bij de gratie van haar klanten. De vraag die elk bedrijf zich daarom continu zou moeten stellen is: Op welke manier wordt er zo veel mogelijk waarde voor de klant gecreëerd? Waarde is een proces of dienst (of delen daarvan) waar de klant voor wil betalen of op wil wachten. Daarvoor moeten we eerst weten wie de klant is (dit kunnen ook interne afdelingen of collega’s zijn) en waar deze klant waarde aan afleidt. Dit klinkt logisch, maar hoe vaak worden er dingen gedaan ‘omdat ze altijd al zo gingen’, ‘omdat de baas het wil’ of ‘omdat we denken dat de klant dit wil’? En zolang je niet weet wat de klant precies wil, hoe kun je hier dan op sturen?

Let op! Klantwaarde is anders dan klantvraag. Succesvolle bedrijven begrijpen zó goed wat voor hun (potentiële) klanten van waarde is dat ze de klanten verrassen met een product waar ze nog niet om hadden gevraagd, maar wel van veel waarde blijkt te zijn. Een voorbeeld uit de praktijk van de uitvinder van de eerste auto geeft aan hoe belangrijk het goed kennen van je klanten is.:

Een mooi voorbeeld dichter bij huis is Coolblue. Zij zijn niet zo groot geworden door de goedkoopste te zijn maar door goed te snappen dat hun klanten best iets meer willen betalen voor vergaande service en een ruim assortiment. Investeer dus vooral in het ontdekken van wat voor je klant van waarde is!

Waardestroom – Bepaal waar waarde wordt gecreëerd

block_4

Nadat gespecificeerd is waar de klant waarde aan afleidt, is het belangrijk te onderscheiden welke activiteiten binnen het bedrijf waarde toevoegen voor de klant en welke niet. Deze laatste categorie worden binnen Lean verspillingen genoemd. Een handige tool om dit inzichtelijk te maken is de waardestroom (Value Stream Map), waarin alle processtappen van de trigger van de klant tot aan de levering van een dienst of product gedetailleerd in kaart gebracht worden. Vervolgens wordt voor elke activiteit bepaald of het wel (Customer Value Added) of geen waarde toevoegt voor de klant.

De activiteiten waar de klant zelf geen waarde aan hecht onderscheidt Lean in twee groepen:

Business Value Added: Activiteiten die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden. Deze moet je zoveel mogelijk minimaliseren.

Non Value Added: ‘Waardeloze’ activiteiten. Deze moet je elimineren.

Voorbeeld: Met een klant presentatie voeg je waarde toe voor de klant. Het volgen van een compliance training om te voldoen aan wet- en regelgeving is waarde voor het bedrijf. Echter het onnodig ge-cc’d worden in emails van collega’s hebben zowel klant als bedrijf niets aan!

Flow – Zorg voor een continue doorstroming

block_5

De vervolgstap valt te raden: verwijder alle geïdentificeerde verspillingen uit het proces zodat alleen de waarde toevoegende activiteiten overblijven. Denk hierbij bijvoorbeeld aan onnodige voorraad creëren of wachten. Stem daarna deze activiteiten op elkaar af zodat er geen opstoppingen ontstaan en daarmee een natuurlijke flow wordt gecreëerd. De ultieme Lean oplossing is het toepassen van ‘one-piece flow’, waarbij (in tegenstelling tot batchproductie) kostbare voorraden tot een minimum worden beperkt en fouten niet worden doorgegeven aan de volgende processtap. In de praktijk is een mengvorm echter in veel gevallen een betere oplossing.

Het doel van ‘flow’ is om de dienst of het product volgens de kwaliteitseisen van de klant zonder tijdverlies naar de klant te laten ‘stromen’. Dit kan alleen als binnen het bedrijf vanuit de keten wordt gedacht in plaats van afzonderlijke hokjes. Door het zo kort mogelijk maken van de doorlooptijd van de keten is het meer regel dan uitzondering om online bestellingen de volgende dag al in huis te hebben. Waar ‘dezelfde dag bezorgd’ nu nog iets unieks is, is dit over een paar jaar misschien wel de standaard!

Pull – Doe wat nodig is, wanneer het nodig is

pull

Nu de verspillingen binnen het bedrijfsproces geminimaliseerd zijn en alles gericht is op het toevoegen van waarde voor de klant, heeft het alleen nut ook daadwerkelijk te produceren als de klant hier om vraagt. Dit principe heet ‘Pull’: alleen doen wat nodig is, wanneer het nodig is. Dit beperkt onnodige tussen- en eindvoorraden. De uitstroom van producten is de trigger voor de organisatie om voor nieuwe instroom te zorgen (Kanban).

Uiteraard betekent ‘Pull’ niet dat voorraad helemaal uit den boze is. Supermarktbezoeken zouden een stuk tijdrovender zijn als broden nog ter plekke gemaakt zouden moeten worden. Wat het wel betekent is dat de supermarkt precies weet hoeveel voorraad ze minimaal aan moeten houden, en op basis van de verkopen zorgen dat dit ‘Just in Time’ weer wordt aangevuld.

Perfectie – Continu leren en verbeteren

block_7

Het vijfde principe binnen Lean is het streven naar perfectie. Tegenwoordig worden er tijdschriften vol geschreven over hoe het streven naar perfectie je ongelukkig maakt, want perfectie is iets wat je nooit zult bereiken. Dit is dan ook niet de gedachte achter dit principe. Het doel is om een lerende organisatie te zijn die het iedere dag een stapje beter doet in plaats van zo nu en dan een groot project op te tuigen. Een handig hulpmiddel is het organiseren van een overlegstructuur zoals een weekstart, waardoor continu verbeteren onderdeel wordt van het dagelijkse werk. Daarnaast helpt het verbeteringen te borgen zodat verspillingen niet terugkeren.

Het mooie is dat de tijdwinst die deze 5 principes opleveren weer gebruikt kan worden om het gesprek aan te gaan met klanten om nieuwe behoeften boven water te krijgen en nog beter op deze behoeften in te spelen. En dat maakt de cirkel weer rond…

Lean verspilling:

 Muda, Mura en Muri

Van de 3Ms is ‘Muda’ het meest bekende begrip. Muda is Japans voor verspilling. Het begrip is geïntroduceerd door Taiichi Ohno bij Toyota. Hij onderscheidde 8 vormen van verspilling, namelijk: transport, voorraad, beweging, wachttijd, overproductie, overbewerking, defecten en vaardigheden. Womack & Jones voegden er in hun beroemde boek “The Machine That Changed The World” een extra vorm van verspilling aan toe in de vorm van verloren talent van medewerkers. Het doel van Lean is om deze vormen van verspilling zoveel mogelijk te elimineren omdat ze geen waarde toevoegen voor de klant. Een klant heeft bijvoorbeeld geen zin om te lang te wachten op een knipbeurt of hypotheekverstrekking. Meer weten over de verschillende vormen van verspilling?

Muri

Muri is Japans voor overbelasting. Hiermee wordt overbelasting op mensen en machines bedoeld. In een situatie waar sprake is van Muri zie je dat mensen of machines de hoeveelheid werk niet aan kunnen. Er ontstaat een opeenstapeling van werk bij de betreffende medewerker of machine. Een medewerker heeft bijvoorbeeld een flinke stapel hypotheekaanvragen op zijn bureau liggen. In Lean-begrippen wordt de processtap waar opeenstapeling van werk ontstaat ook wel de ‘bottleneck’ genoemd. Deze bottleneck bepaalt het werktempo van het hele proces.

Mura

Mura is Japans voor scheve verdeling. Hiermee wordt een onevenredige verdeling van werkdruk bij mensen of machines bedoeld. In een situatie waar sprake is van Mura is een medewerker ontzettend druk, terwijl een collega die hetzelfde werk doet ruim in de tijd zit. Vergelijk het met een verpleegafdeling waarbij een medewerker ontzettend druk is met een kamer, terwijl een collega in een kamer verderop een rustige dag beleeft. Een scheve verdeling betekent ook dat je 4 dagen in de week heel druk bent en 1 dag nauwelijks iets te doen hebt.

MUDA, MURA, MURI

Zoek de acht dodelijke verliezen op!

Wachten - Voorraad - Overprocessing - Overproductie - Verlies van kennis - Fouten - Beweging - Transport

Opdracht

Maak een presentatie op welke wijze dan ook over de 8 dodelijke verliezen bij jou op de werkvloer!

Hoe herken je "transport" als je op de werkvloer rondloopt?

Hoe weet je of voorraad een grote verspilling is?

1. Dat zie je als het magazijn vol staat
2. Daar kom je achter door na te vragen
3. Dat ligt eraan hoe snel de doorlooptijd is
4. Dat weet je niet

Wat is een (ander) nadeel van de verspilling "beweging"?

Wat is interessant om te weten te komen over wachttijd?

Kun je de verspilling "defects" zien, waar/hoe?

Wat is MUDA?

1. Overbelasting
2. Variatie
3. Verspilling
4. Balans

Op een bestelling van wraps wordt 10% te veel gemaakt en opgeslagen in het eindproducten magazijn

Inpakmedewerkers wachten op aanvoer product

De verpakkingsmaterialen staan in een magazijn aan de andere kant van het gebouw en moeten door de operators lopend opgehaald worden

Het eindproducten magazijn zit een straat verder dan de productielocatie

Een HBO-er wordt ingezet voor een niveau 2 functie

Op een partij van 1500 producten worden er 250 afgekeurd

Aan de productielijn staat een medewerker fijn af te vullen terwijl er op e-teken afgevuld wordt

Op een order van 15000 stuks worden 17500 stuks geproduceerd

OP KANTOOR, IN DE WINKEL, IN DE PRAKTIJK......

Twee voor twaalf

• Maak in tweetallen zes vragen  met de goede antwoorden
  
  
• Per tweetal beantwoorden jullie drie vragen van klasgenoten (goed 3 punten, fout is 1 punt voor vraagstellers)
  
  
• Succes!

Vliegtuigcrash in Chili

Opdracht om tot compromissen te komen

Jullie doel is om als team te overleven totdat jullie gered worden.

Kies van onderstaande lijst maximaal 10 voorwerpen die je uit het vliegtuig wilt halen. Daarna zal alles en iedereen die nog in het vliegtuig is verbranden.

 Eerst heb je 10 minuten de tijd om voor jezelf, dat wil zeggen: zonder overleg met anderen, jouw eigen lijst te maken wat het team mee zou moeten nemen uit het vliegtuig. Vertel na deze 10 minuten kort aan de groep wat er op de lijst staat. Daarna heb je 15 minuten de tijd om als groep tot overeenstemming te komen over de lijst met voorwerpen. 

Wijs een woordvoerder aan en licht de teamlijst toe.

 

Het doel van deze lesactiviteit is elkaar overtuigen en tot een compromis komen.

De leerlingen crashen met hun vliegtuig in Chili en moeten samen de juiste keuzes maken om te overleven…

Wat is er gebeurd?

Jullie team gaat in de meivakantie op excursie in de binnenlanden van Chili in Zuid-Amerika. Helaas crasht jullie kleine vliegtuig. Jullie komen terecht in het bergachtige regenwoud van Chili, ergens tussen de 100 en 500 km verwijderd van de bewoonde wereld.

Radiocontact is verloren gegaan 1 uur vóór de crash, dus de reddingsdiensten weten niet precies waar ze jullie moeten zoeken. Het is nog winter op het zuidelijk halfrond (sneeuw, temperaturen rond het vriespunt), maar jullie dragen alleen vrijetijdskleding.

Gelukkig is, behalve wat snijwonden, schaaf- en blauwe plekken en wat gebroken armen en benen, niemand zwaar gewond geraakt.

Het vliegtuigje staat in brand en jullie hebben slechts kort de tijd om wat spullen uit het vliegtuig te halen. Behalve de kleding die je nu draagt, heb je niets anders bij je, dus ook geen jas. Het is mogelijk dat je bereik hebt met je mobiele telefoon, echter zeer onwaarschijnlijk.

De lijst

Kies 10 voorwerpen van onderstaande lijst.

Delen of gedeeltes van onderdelen meenemen is niet toegestaan.

– 6 doosjes met lucifers

– rol plastic zeil: 3m x 2m

– 1 krat cola light (12 liter totaal)

– 1 fles bacardi

– 1 krat met bronwater (12 liter totaal)

– kleine gereedschapskist met hamer, schroevendraaier-set, zaag en spijkers

– kist met noodsignaal lichtkogels

– kleine EHBO-koffer met pleisters, bandage, ontsmettingsmiddel, schaartje en pijnstillers.

– Tri-band mobiele telefoon met infrarood zender en een half opgeladen batterij

– transistor radio

– tank met vers water (50 liter)

– doos met 36 x 50 g chocoladerepen

– schep

– een kleine handbijl

– handwapen met een magazijn met 20 kogels

– 20 m nylon touw

– doos met 24 x 20 g zakjes pinda’s

– tas met 10 kranten en 25 tijdschriften

– doos met zakdoekjes

– zak met 20 appelen

– elektronische rekenmachine

– laptop met modem en onbekende software, en accu (onbekend hoe vol)

– opblaasbaar 4-persoons reddingboot

– tas met 5 volleyballen

– kompas

– grote spuitbus met insectenkiller

– notitieboek en pen

– doos met 5 roze, warme truien van het merk Barbie

– kerstpakket met fles champagne, doos met luxe biscuits, doos met gehakt taartjes, een blikje kaviaar zonder ringopening, en een kerstmispudding

– spelletjesdoos met schaak, backgammon en een kaartspel

– naaidoos

– fluitje

– zaklamp

– doos met 50 nachtkaarsen (brandduur 6 uur)

– zak met 6 grote dekens

Belangrijk: er is niet één goede lijst, er zijn geen foute of goede keuzes. Neem mee wat jij belangrijk vindt.

Succes!